Giải đáp thắc mắc về mẫu S2d-HKD - Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cho hộ kinh doanh

Từ năm 2026, hệ thống sổ sách kế toán dành cho hộ kinh doanh đã được chuẩn hóa theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, đánh dấu một bước thay đổi quan trọng trong công tác quản lý tài chính. Trong đó, mẫu S2d-HKD giữ vai trò then chốt trong việc theo dõi hàng tồn kho, tuy nhiên vẫn còn nhiều hộ kinh doanh chưa nắm rõ cách lập và sử dụng đúng quy định. Vì vậy, hiểu đúng và áp dụng chính xác mẫu S2d-HKD là yếu tố cần thiết giúp hộ kinh doanh kiểm soát tốt hàng hóa, vật tư và hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh.

1. Mẫu S2d-HKD là gì?

Theo Điều 6 Thông tư 152/2025/TT-BTC, mẫu S2d-HKD là sổ kế toán chi tiết được sử dụng để theo dõi tình hình biến động của các loại tài sản trong quá trình kinh doanh, bao gồm:

• Vật liệu

• Dụng cụ

• Sản phẩm

• Hàng hóa

Đây là mẫu số mới nhất, có hiệu lực và chính thức được sử dụng từ ngày 1/1/2026 cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và thuế TNCN trên thu nhập tính thuế (Hộ kinh doanh thuộc Nhóm 2, Nhóm 3 và nhóm 4)

>> Để biết hộ kinh doanh của mình thuộc nhóm nào, bạn đọc tham khảo thêm tại đây: Sổ sách kế toán gồm những gì? Chia nhóm hộ kinh doanh theo quy mô doanh thu và cách tính thuế

Vai trò của mẫu S2d-HKD:

• Kiểm soát biến động nhập - xuất - tồn kho: Giúp hộ kinh doanh theo dõi chi tiết từng danh mục hàng hóa, vật tư về cả số lượng và giá trị tại mọi thời điểm.

• Minh bạch hóa giá vốn và chi phí đầu vào: Bằng cách ghi chép chi tiết đơn giá nhập kho, mẫu sổ này là cơ sở dữ liệu quan trọng để tính toán giá vốn hàng bán . Đây là yếu tố then chốt để xác định lợi nhuận thực tế.

• Ngăn ngừa thất thoát và sai lệch tài sản: Việc đối chiếu thường xuyên giữa số liệu trên sổ S2d-HKD và thực tế kho giúp phát hiện ngay các sai lệch do nhầm lẫn trong khâu kiểm đếm hoặc thất thoát ngoài ý muốn.

• Hỗ trợ giải trình số liệu khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra: Sổ S2d-HKD đóng vai trò là bằng chứng pháp lý chứng minh tính hợp lệ của hàng hóa luân chuyển, giúp hạn chế rủi ro bị xử phạt hành chính về kế toán.

2. Mẫu S2d-HKD áp dụng cho đối tượng nào?

Không phải cứ là hộ kinh doanh thuộc nhóm 2, nhóm 3 hay nhóm 4 đều phải sử dụng mẫu S2d-HKD. Trên thực tế, mẫu sổ này chỉ thực sự cần thiết với những trường hợp có phát sinh hoạt động liên quan đến hàng tồn kho và vật tư.

Cụ thể, S2d-HKD được áp dụng cho hộ kinh doanh cá thể và cá nhân kinh doanh đang hoạt động trong các lĩnh vực:

• Mua bán hàng hóa (bán lẻ, bán buôn, thương mại…)

• Sản xuất, gia công có sử dụng nguyên vật liệu

Nếu hoạt động kinh doanh của bạn có nhập hàng, xuất hàng hoặc cần theo dõi nguyên vật liệu đầu vào, thì việc sử dụng mẫu S2d-HKD là bắt buộc để đảm bảo quản lý chặt chẽ và minh bạch số liệu. Ngược lại, với những hộ kinh doanh dịch vụ đơn giản, không phát sinh tồn kho (ví dụ: tư vấn, dịch vụ cá nhân…), thì không nhất thiết phải lập sổ này.

Lưu ý: Quy định không bắt buộc áp dụng đại trà, mà phụ thuộc vào thực tế hoạt động. Vì vậy, việc hiểu rõ mình có thuộc đối tượng cần sử dụng S2d-HKD hay không sẽ giúp bạn tránh làm thừa sổ sách nhưng vẫn tuân thủ đúng quy định.

3. Nội dung chính của sổ S2d-HKD gồm những gì?

Khi bắt đầu sử dụng mẫu S2d-HKD, nhiều hộ kinh doanh thường bối rối không biết cần ghi những gì và ghi đến mức độ nào là “đúng chuẩn”. Thực tế, cấu trúc của sổ không quá phức tạp, nhưng lại đòi hỏi sự đầy đủ và chính xác trong từng chi tiết. Một sổ S2d-HKD cơ bản sẽ bao gồm các nội dung chính sau:

• Thông tin hộ kinh doanh: Tên hộ, mã số thuế, địa chỉ… giúp xác định rõ chủ thể của sổ

• Tên vật liệu, hàng hóa, sản phẩm: Ghi rõ từng loại để dễ theo dõi và phân biệt

• Ngày tháng ghi sổ: Thời điểm phát sinh nghiệp vụ

• Số hiệu chứng từ: Liên kết với hóa đơn, phiếu nhập - xuất tương ứng

• Diễn giải nghiệp vụ: Nội dung nhập hoặc xuất hàng hóa, vật tư

• Số lượng nhập – xuất – tồn: Theo dõi biến động về mặt số lượng

• Giá trị tương ứng: Ghi nhận giá trị tiền của từng nghiệp vụ

Điểm quan trọng cần lưu ý là việc ghi sổ không chỉ là “có ghi” mà phải ghi đúng và ghi đủ. Cụ thể:

• Mỗi loại hàng hóa, vật liệu, dụng cụ, sản phẩm cần được theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn riêng biệt, tránh ghi chung gây nhầm lẫn. Tức là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần mở sổ S2d-HKD cho từng loại vật liệu, dụng cụ,...

• Các nghiệp vụ phải được ghi nhận đúng thời điểm phát sinh, không dồn hoặc ghi chậm

• Số dư tồn kho cần được cập nhật liên tục, đảm bảo luôn phản ánh đúng thực tế

Để đảm bảo nghiệp vụ được ghi nhận chính xác, hiệu quả, Viettel Tendoo khuyên các hộ kinh doanh nên số hoá các sổ ghi chép kế toán từ năm 2026 (sử dụng phần mềm Excel, Google Sheet, hoặc các phần mềm bán hàng có tích hợp) để tránh sai sót.

4. Hướng dẫn cách ghi sổ S2d - HKD

Bộ phận kế toán của hộ kinh doanh khi ghi sổ S2d-HKD cần điền đầy đủ các trường thông tin sau:

• Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ.

• Cột C: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ phát sinh.

• Cột D: Đơn vị tính của vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

• Cột 1: Ghi đơn giá nhập, xuất, tồn của từng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. Trong đó, đơn giá nhập kho của từng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa căn cứ vào chứng từ mua vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

• Cột 2: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập kho.

• Cột 3: Ghi giá trị (thành tiền) vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập kho (Cột 3 = Cột 1 x Cột 2).

• Cột 4: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho.

• Cột 5: Ghi giá trị (thành tiền) vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho (Cột 5 = Cột 1 x Cột 4).

• Cột 6: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa tồn kho.

• Cột 7: Ghi giá trị (thành tiền) vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa tồn kho (Cột 7 = Cột 1 x Cột 6).

5. Rủi ro khi không lập hoặc ghi sai mẫu S2d-HKD

Trong quá trình kinh doanh, việc không lập hoặc ghi chép không chính xác sổ S2d-HKD có thể dẫn đến nhiều hệ lụy nghiêm trọng. Đây không chỉ là vấn đề về tuân thủ quy định, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tính minh bạch và hiệu quả quản lý của hộ kinh doanh.

5.1. Rủi ro về thuế

Việc thiếu hoặc sai lệch dữ liệu từ sổ S2d-HKD sẽ tác động trực tiếp đến công tác kê khai thuế:

• Không xác định chính xác giá vốn hàng bán

• Dẫn đến sai lệch lợi nhuận, từ đó xác định không đúng nghĩa vụ thuế

• Có thể bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình, thanh tra hoặc kiểm tra

Những sai sót này có thể làm phát sinh rủi ro pháp lý và chi phí không đáng có cho hộ kinh doanh.

5.2. Rủi ro trong công tác quản lý

Sổ S2d-HKD đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát hàng tồn kho. Khi không được lập hoặc ghi chép đầy đủ sẽ dẫn đến những hệ lụy ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng vận hành và tối ưu nguồn lực trong kinh doanh.

• Không theo dõi được tình hình tồn kho thực tế

• Gia tăng nguy cơ thất thoát hàng hóa, vật tư

• Thiếu cơ sở để xác định cơ cấu hàng tồn (hàng tồn nhiều, hàng thiếu hụt)

5.3. Rủi ro về tài chính

Dữ liệu không đầy đủ hoặc thiếu chính xác sẽ hạn chế khả năng phân tích và ra quyết định, cụ thể:

• Khó đánh giá đúng hiệu quả hoạt động kinh doanh

• Thiếu căn cứ để phân tích chi phí và lợi nhuận

• Gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch kinh doanh và kiểm soát tài chính

Tổng thể, việc không lập hoặc ghi sai sổ S2d-HKD không chỉ làm giảm tính minh bạch trong quản lý mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro về thuế, vận hành và tài chính đối với hộ kinh doanh.

6. Khó khăn phổ biến khi thực hiện S2d-HKD

Mặc dù mẫu S2d-HKD có cấu trúc tương đối rõ ràng, nhưng trong quá trình triển khai thực tế, nhiều hộ kinh doanh vẫn gặp không ít khó khăn. Những vướng mắc này chủ yếu xuất phát từ phương pháp ghi chép, cách tổ chức dữ liệu và hạn chế về công cụ hỗ trợ. Dưới đây là một số khó khăn điển hình:

• Ghi chép thủ công dễ nhầm lẫn số lượng và giá trị: Việc ghi sổ bằng tay hoặc trên file đơn giản khiến các số liệu dễ bị sai sót, đặc biệt khi tần suất nhập – xuất hàng hóa diễn ra thường xuyên.

• Không biết cách theo dõi tồn kho theo từng mặt hàng: Nhiều hộ kinh doanh chưa phân tách rõ ràng từng loại hàng hóa, dẫn đến việc theo dõi tồn kho mang tính tổng hợp, thiếu chi tiết và khó kiểm soát.

• Khó đối chiếu giữa sổ sách và thực tế: Khi số liệu ghi nhận không đồng nhất hoặc không được cập nhật kịp thời, việc đối chiếu với hàng tồn thực tế trở nên phức tạp, dễ phát sinh chênh lệch.

• Mất nhiều thời gian tổng hợp cuối kỳ: Do dữ liệu không được tổ chức khoa học ngay từ đầu, việc tổng hợp số liệu phục vụ báo cáo hoặc kê khai thuế thường tốn nhiều thời gian và công sức.

• Thiếu kiến thức về quản lý hàng tồn kho: Một số hộ kinh doanh chưa được trang bị đầy đủ kiến thức về nguyên tắc quản lý tồn kho, dẫn đến việc ghi chép chưa đúng bản chất hoặc chưa khai thác hết giá trị của sổ sách.

Thực tế cho thấy, phần lớn sai sót không chỉ đến từ yếu tố con người, mà còn bắt nguồn từ việc thiếu các công cụ hỗ trợ phù hợp. Khi không có hệ thống quản lý hiệu quả, việc ghi chép và kiểm soát theo phương pháp thủ công sẽ khó tránh khỏi sai lệch và thiếu nhất quán.

7. Giải pháp hỗ trợ lập mẫu S2d-HKD cùng Tendoo

Trước những khó khăn trong việc ghi chép và quản lý sổ S2d-HKD, việc ứng dụng công nghệ vào vận hành đang trở thành xu hướng tất yếu. Thay vì thực hiện thủ công, nhiều hộ kinh doanh đã lựa chọn các giải pháp phần mềm để nâng cao độ chính xác và tiết kiệm thời gian.

Trong đó, Tendoo là một công cụ hỗ trợ hiệu quả, giúp đơn giản hóa quá trình lập và quản lý sổ S2d-HKD theo đúng quy định. Cụ thể, Tendoo mang lại những lợi ích nổi bật sau:

• Tự động cập nhật dữ liệu nhập – xuất hàng hóa: Mọi nghiệp vụ phát sinh được ghi nhận tức thời, hạn chế tối đa sai sót do nhập liệu thủ công.

• Theo dõi tồn kho theo thời gian thực: Hộ kinh doanh có thể nắm bắt chính xác số lượng tồn kho của từng mặt hàng tại mọi thời điểm.

• Cung cấp mẫu sổ S2d-HKD chuẩn theo quy định: Hệ thống tích hợp sẵn biểu mẫu đúng theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, giúp đảm bảo tuân thủ quy định hiện hành.

• Tự động tổng hợp số liệu phục vụ tính giá vốn và thuế: Dữ liệu được xử lý và tổng hợp nhanh chóng, hỗ trợ hiệu quả cho việc xác định kết quả kinh doanh và kê khai thuế.

• Giảm sai sót, tiết kiệm thời gian quản lý: Nhờ tự động hóa quy trình, hộ kinh doanh có thể giảm thiểu rủi ro sai lệch và tập trung nhiều hơn vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Việc áp dụng các giải pháp như Tendoo không chỉ giúp chuẩn hóa công tác kế toán theo quy định mới, mà còn nâng cao năng lực quản lý, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh trong bối cảnh số hóa hiện nay.

Có thể thấy, việc hiểu và áp dụng đúng mẫu S2d HKD không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát hàng tồn kho và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Từ việc ghi chép chính xác, theo dõi kịp thời đến ứng dụng các công cụ hỗ trợ phù hợp, tất cả đều góp phần giảm thiểu rủi ro và tối ưu hoạt động kinh doanh.