Tendoo – nền tảng thế hệ mới giúp bạn vận hành doanh nghiệp thông minh hơn. Quản lý hóa đơn, kiểm soát chi phí và hiểu rõ tình hình tài chính – tất cả chỉ trong một nơi duy nhất.
Hướng dẫn chi tiết: Xuất hóa đơn hộ kinh doanh cá thể cập nhật quy định mới nhất
Thứ Hai, 8/12/2025
Từ 1/6/2025, nhiều quy định mới của Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn – chứng từ đã bắt đầu có hiệu lực, đặt ra yêu cầu rõ ràng hơn đối với các hộ kinh doanh cá thể trong việc xuất hóa đơn. Trong bài viết này, Tendoo sẽ cập nhật những điểm thay đổi chính và hướng dẫn chi tiết từng bước cách thực hiện đúng quy trình xuất hóa đơn dành cho hộ kinh doanh, giúp hộ kinh doanh nắm vững và vận dụng hiệu quả.
Hộ kinh doanh sử dụng hoá đơn gì?
Hộ kinh doanh (HKD) là hình thức kinh doanh phổ biến tại Việt Nam, hiện nay bắt buộc phải tuân thủ các quy định về hóa đơn, chứng từ mới.
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ 01/06/2025, hộ kinh doanh cá thể được sử dụng 2 loại hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn bán hàng để xuất cho khách hàng.
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. (Điều 89 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019)
1. Cập nhật quy định mới nhất về xuất hoá đơn điện tử hộ kinh doanh từ 01/06/2025
Nghị định này đánh dấu bước chuyển mình quan trọng trong việc số hóa hoá đơn, giúp minh bạch hóa giao dịch thương mại và nâng cao hiệu quả quản lý thuế. Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp hộ kinh doanh hiện đại hóa quy trình bán hàng mà còn tạo uy tín với khách hàng và đối tác.
2. Đối tượng bắt buộc sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền
Từ ngày 01/06/2025, hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn điện tử cho người mua ngay tại thời điểm giao dịch, không phân biệt số tiền lớn hay nhỏ, nếu thuộc các trường hợp sau:
Hộ kinh doanh cá thể nộp thuế theo hình thức kê khai: Đây là những hộ kinh doanh có quy mô tương đối ổn định, thực hiện việc kê khai thuế định kỳ với cơ quan thuế. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp quá trình kê khai trở nên chính xác và minh bạch hơn.
Hộ kinh doanh có sử dụng máy tính tiền: Bất kỳ hộ kinh doanh nào đang sử dụng máy tính tiền trong hoạt động bán hàng đều bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử. Máy tính tiền cần được kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử để tự động tạo và gửi hóa đơn đến cơ quan thuế.
Hộ kinh doanh thuế khoán có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên: Ngưỡng doanh thu này được quy định để đảm bảo các hộ kinh doanh có quy mô nhất định thực hiện đúng nghĩa vụ về hóa đơn, chứng từ. Điều này giúp cơ quan thuế quản lý tốt hơn nguồn thu và đảm bảo công bằng trong thu thuế.
Hộ kinh doanh cần sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc phần mềm bán hàng để xuất cho khách hàng
3. Hộ kinh doanh có được sử dụng hóa đơn VAT (Hóa đơn đỏ) không?
Đây là câu hỏi thường gặp của nhiều hộ kinh doanh, đặc biệt khi có nhu cầu giao dịch với các doanh nghiệp lớn. Câu trả lời là không.
Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) (hóa đơn VAT, hóa đơn đỏ) chỉ dành cho tổ chức, doanh nghiệp thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trong đó, hộ kinh doanh cá thể không thuộc đối tượng áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT theo Khoản 2 Điều 11 Luật Thuế GTGT 2024.
Do đó, hộ kinh doanh chỉ được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế. Tuy không phải hóa đơn VAT, nhưng hóa đơn bán hàng điện tử vẫn có đầy đủ giá trị pháp lý và được chấp nhận trong các giao dịch thương mại.
2. Các loại hoá đơn hộ kinh doanh được phép sử dụng
Hộ kinh doanh có thể sử dụng 2 loại hóa đơn điện tử cơ bản, tùy thuộc vào quy mô kinh doanh và phương thức nộp thuế.
2.1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (HĐĐT có mã)
Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất, được cấp mã xác thực bởi cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử có mã đảm bảo tính xác thực và minh bạch cao nhất trong các giao dịch thương mại.
Đặc điểm chính:
Bao gồm HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, giúp tự động hóa quy trình xuất hóa đơn ngay tại thời điểm bán hàng
Áp dụng cho tất cả HKD có nhu cầu, kể cả khoán hay kê khai, đảm bảo tính linh hoạt cho mọi đối tượng
Mỗi hóa đơn được cấp mã số riêng biệt từ cơ quan thuế, giúp dễ dàng tra cứu và xác thực
Có giá trị pháp lý đầy đủ, được chấp nhận bởi tất cả các cơ quan, tổ chức
Ví dụ về hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Việc sử dụng HĐĐT có mã giúp hộ kinh doanh nâng cao uy tín, tạo niềm tin với khách hàng và đối tác. Đặc biệt, khi giao dịch với các doanh nghiệp, hóa đơn có mã của cơ quan thuế là yêu cầu bắt buộc để đối tác có thể hạch toán chi phí hợp lệ.
2.2. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh (HĐĐT lẻ)
Đây là hình thức hóa đơn dành cho các hộ kinh doanh có quy mô nhỏ hoặc chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên.
Đặc điểm và đối tượng áp dụng:
Áp dụng cho HKD doanh thu dưới 1 tỷ/năm, nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc phương pháp từng lần phát sinh khi cần xuất hóa đơn
Hộ kinh doanh chỉ cần xin cấp hóa đơn khi có nhu cầu thực tế, không cần đăng ký sử dụng thường xuyên
Thủ tục xin cấp tương đối đơn giản, có thể thực hiện trực tiếp tại Chi cục Thuế hoặc qua Cổng Dịch vụ Thuế điện tử
Thời gian cấp hóa đơn nhanh chóng, thường trong ngày hoặc 1-2 ngày làm việc
Lưu ý quan trọng:Từ 01/01/2026, phương pháp khoán sẽ chính thức bị bãi bỏ. Dù doanh thu dưới 1 tỷ đồng, hộ kinh doanh sẽ phải chủ động thích ứng với việc sử dụng hóa đơn điện tử, chuyển từ thuế khoán sang kê khai thuế. Đây là bước chuyển đổi quan trọng mà các hộ kinh doanh cần chuẩn bị sớm để tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Thời điểm xuất hóa đơn điện tử:
Đối với HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền (Từ 01/06/2025): Phải xuất hóa đơn điện tử cho người mua ngay tại thời điểm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Đối với hộ kinh doanh nộp thuế kê khai: Xuất hóa đơn ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Việc chậm trễ trong xuất hóa đơn có thể dẫn đến vi phạm và bị xử phạt.
Đối với hộ kinh doanh nộp thuế khoán/từng lần: Xuất hóa đơn khi hộ kinh doanh có yêu cầu theo từng lần phát sinh. Hộ kinh doanh cần chủ động liên hệ với cơ quan thuế để xin cấp hóa đơn khi khách hàng có nhu cầu.
3. Hướng dẫn cách xuất hoá đơn điện tử cho hộ kinh doanh
3.1. Cách xuất hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Đây là cách xuất hóa đơn tự động áp dụng cho các hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc (doanh thu ≥ 1 tỷ hoặc sử dụng máy tính tiền). Phương thức này giúp tối ưu hóa thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình xuất hóa đơn.
Điều kiện cần có:
Phần mềm bán hàng phải được liên kết với phần mềm HĐĐT để đảm bảo dữ liệu được đồng bộ tự động
Có thiết bị kết nối internet ổn định để đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế, và được cơ quan thuế chấp nhận
HKD đã đăng ký MST, hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và tích hợp thành công phần mềm HĐĐT với phần mềm bán hàng
Máy tính tiền đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật do cơ quan thuế quy định
Quy trình (Tự động):
Đây là phương thức được khuyến khích nhất vì tính hiệu quả và độ chính xác cao. Phần mềm quản lý bán hàng sẽ tự động tạo hóa đơn, ký số và gửi dữ liệu hóa đơn tới cơ quan thuế theo thời gian thực mà không cần thao tác thủ công. Người bán chỉ cần thực hiện giao dịch bán hàng như bình thường, hệ thống sẽ tự động xử lý toàn bộ quy trình xuất hóa đơn.
Hộ kinh doanh nên sử dụng các phần mềm bán hàng để xuất hoá đơn điện tử tự động, đảm bảo chính xác, nhanh chóng
Quy trình (Tự thao tác):
Khi hộ kinh doanh cần kiểm soát từng hoá đơn, hộ có thể xuất hoá đơn bằng cách thao tác thủ công với 3 bước sau:
Bước 1: Phần mềm bán hàng tạo hóa đơn bán lẻ - hộ kinh doanh đăng nhập phần mềm hóa đơn trên thiết bị điện tử. Đảm bảo thông tin khách hàng, sản phẩm/dịch vụ được nhập chính xác và đầy đủ.
Bước 2: Vào mục "Hóa đơn" hoặc tương tự trên phần mềm bán hàng, chọn hóa đơn cần phát hành và gửi cho cơ quan thuế để xin cấp mã. Hệ thống sẽ tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn trước khi gửi.
Bước 3: Sau khi nhận được mã từ cơ quan thuế (thường chỉ trong vài giây), hộ kinh doanh gửi thông tin hóa đơn (link, mã QR) qua tin nhắn hoặc email cho khách hàng. Khách hàng có thể dễ dàng tra cứu và lưu trữ hóa đơn điện tử.
3.2. Trường hợp hộ kinh doanh chưa đăng ký mã số thuế - Xuất lẻ theo từng lần phát sinh
Đây là hình thức xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh thuế khoán hoặc xin cấp hóa đơn lẻ theo từng lần phát sinh. Phương thức này phù hợp với các hộ kinh doanh có nhu cầu xuất hóa đơn không thường xuyên hoặc đang trong giai đoạn chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai.
Trường hợp hộ kinh doanh nộp thuế khoán hoặc chưa đăng ký sử dụng HĐĐT, khi cần xuất hóa đơn cho khách hàng (thường là doanh nghiệp) có thể xin cấp hóa đơn điện tử lẻ.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT (có thể tải từ website của cơ quan thuế)
Hợp đồng mua bán hoặc chứng từ chứng minh giao dịch (hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản nghiệm thu...)
Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
CCCD của người đại diện hộ kinh doanh (bản photo có công chứng hoặc bản gốc để đối chiếu)
Ví dụ về đơn đề nghị cấp HĐĐT có mã của cơ quan Thuế
Nơi nộp hồ sơ:
Chi cục Thuế nơi HKD đăng ký mã số thuế - có thể nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa
Hoặc nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ Thuế điện tử (etaxvn.gdt.gov.vn) - tiện lợi, tiết kiệm thời gian
Thời gian xử lý: Thường trong ngày hoặc 1-2 ngày làm việc, tùy thuộc vào khối lượng công việc của cơ quan thuế.
Lưu ý quan trọng: Từ 01/01/2026, quy định mới sẽ bỏ hình thức thuế khoán. Do đó, các hộ kinh doanh hiện đang nộp thuế khoán cần chủ động đăng ký chuyển sang phương thức kê khai và sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên sớm để tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh. Việc chuẩn bị sớm giúp hộ kinh doanh có thời gian làm quen với quy trình mới và khắc phục các khó khăn có thể phát sinh.
4. Lưu ý khi xuất hoá đơn điện tử hộ kinh doanh
4.1. Xử lý sai sót trên hóa đơn
Trong quá trình xuất hóa đơn, việc sai sót có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau. Trường hợp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bị sai sót (ví dụ: sai thông tin người mua, MST, số tiền, mặt hàng), hộ kinh doanh được quyền lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh tương tự như doanh nghiệp.
Quy trình xử lý hóa đơn sai:
Nếu hóa đơn chưa gửi cho khách hàng: Hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới
Nếu hóa đơn đã gửi cho khách hàng: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định
Lưu trữ đầy đủ chứng từ chứng minh lỗi sai và quá trình điều chỉnh
Lưu ý: Hộ kinh doanh cần thực hiện điều chỉnh ngay khi phát hiện sai sót để tránh ảnh hưởng đến quyền lợi của cả hai bên và đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế.
Hộ kinh doanh cần lưu ý vận hành quy trình kiểm kê hoá đơn để tránh các sai sót không cần thiết
4.2. Hóa đơn đầu vào
Hộ kinh doanh không bắt buộc sử dụng hóa đơn đầu vào như doanh nghiệp, tuy nhiên việc lưu giữ hóa đơn đầu vào hợp lệ mang lại nhiều lợi ích:
Giúp xác định chi phí hợp pháp khi tính thuế, giảm thiểu thuế thu nhập cá nhân phải nộp
Chứng minh nguồn gốc hàng hóa rõ ràng, đảm bảo chất lượng sản phẩm
Tạo cơ sở pháp lý vững chắc khi có tranh chấp hoặc kiểm tra của cơ quan chức năng
Giúp quản lý tài chính, chi phí kinh doanh một cách chuyên nghiệp và minh bạch
4.3. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn
Hóa đơn chỉ có giá trị pháp lý khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:
Được cấp mã của cơ quan thuế và có thể tra cứu được trên hệ thống
Thể hiện đầy đủ các thông tin bắt buộc: tên hộ kinh doanh, MST, tên và địa chỉ người mua (nếu có), tên hàng hóa – dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất (nếu có)
Có chữ ký số hợp lệ của người bán
Định dạng đúng chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính
Cách kiểm tra hóa đơn điện tử: Hộ kinh doanh và khách hàng có thể tra cứu tính hợp lệ của hóa đơn điện tử thông qua:
Website của Tổng cục Thuế: tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Quét mã QR trên hóa đơn bằng ứng dụng hỗ trợ
Sử dụng ứng dụng Hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
4.4. Lưu trữ và bảo quản hóa đơn
Theo quy định, hộ kinh doanh phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian tối thiểu 10 năm kể từ năm kết thúc sử dụng hóa đơn. Việc lưu trữ đúng cách giúp:
Đáp ứng yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế khi cần thiết
Tra cứu thông tin giao dịch cũ phục vụ công việc kinh doanh
Giải quyết tranh chấp với khách hàng, đối tác
Đảm bảo tuân thủ pháp luật về kế toán, thuế
Với Tendoo, việc xuất hóa đơn điện tử không còn là thách thức mà trở thành lợi thế cạnh tranh, giúp hộ kinh doanh vận hành hiệu quả và phát triển bền vững trong thời đại số. Tendoo cung cấp giải pháp toàn diện giúp hộ kinh doanh quản lý và xuất hóa đơn điện tử một cách dễ dàng, chuyên nghiệp:
Tối ưu quy trình bán hàng: Từ nhập kho, kiểm soát hàng hóa, xuất kho đến bán hàng và quản lý doanh thu - tất cả được tích hợp trong một hệ thống thống nhất, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
Tích hợp hóa đơn điện tử: Xuất hóa đơn cho khách hàng, đối tác một cách nhanh chóng; tự động đẩy dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế theo thời gian thực, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh bị xử phạt.
Hỗ trợ tự động lên tờ khai và sổ sách: Giao diện thân thiện trên máy tính và ứng dụng di động, giúp hộ kinh doanh dễ dàng theo dõi và quản lý nghĩa vụ thuế mọi lúc, mọi nơi.
Tài chính số: Mở tài khoản online, liên kết tài khoản ngân hàng, thanh toán điện tử, nhận thông báo thanh toán tức thời - tất cả trong một ứng dụng, giúp quản lý tài chính hiệu quả và chuyên nghiệp.
Giao diện đơn giản: Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với mọi loại thiết bị từ điện thoại Android, Apple hay máy tính bảng và laptop, hộ kinh doanh đều có thể tích hợp Tendoo vào thiết bị của mình để vận hành quy trình bán hàng trơn tru, hiệu quả.
Tendoo AI: AI hỗ trợ của Tendoo sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của hộ kinh doanh 24/7 về các vấn đề như kê khai thuế, hỏi đáp thuế. Hộ kinh doanh có thể ra lệnh bằng giọng nói hoặc sử dụng tính năng bán hàng thông minh của Tendoo AI để nâng cao hiệu suất kinh doanh.
Hộ kinh doanh có thể trải nghiệm 3 tháng miễn phí với Tendoo
Xuất hóa đơn hộ kinh doanh không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là bước đệm quan trọng giúp hộ kinh doanh cá thể chuyên nghiệp hóa hoạt động, nâng cao uy tín và mở rộng cơ hội kinh doanh. Việc nắm vững quy trình xuất hóa đơn sẽ giúp chủ hộ kinh doanh tránh được các rủi ro pháp lý, tối ưu hóa quy trình bán hàng và sẵn sàng cho sự chuyển đổi số toàn diện. Đặc biệt, khi phương thức thuế khoán chính thức bị bãi bỏ từ 01/01/2026, việc chủ động chuyển đổi sớm sang kê khai và sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp hộ kinh doanh vận hành trơn tru, không bị gián đoạn.
Bài viết khác
Tendoo – nền tảng thế hệ mới giúp bạn vận hành doanh nghiệp thông minh hơn. Quản lý hóa đơn, kiểm soát chi phí và hiểu rõ tình hình tài chính – tất cả chỉ trong một nơi duy nhất.
