Trong quản lý bán hàng, kho hàng là khu vực dễ phát sinh sai lệch và thất thoát nếu không được kiểm soát chặt chẽ. Với Tendoo, tính năng sổ kho được xây dựng như một công cụ trung tâm, giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ lịch sử biến động kho một cách minh bạch, chi tiết và có thể đối soát bất kỳ lúc nào. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ tính năng sổ kho trên Tendoo và cách ứng dụng hiệu quả trong vận hành thực tế.
1. Tính năng sổ kho trên Tendoo là gì?
Trong quản lý bán hàng, việc kiểm soát kho không chỉ dừng lại ở việc biết còn bao nhiêu hàng, mà quan trọng hơn là phải hiểu rõ hàng hóa đã biến động như thế nào theo từng nghiệp vụ. Đây chính là vai trò cốt lõi của tính năng sổ kho trong phần mềm quản lý bán hàng.
Trên Tendoo, sổ kho là báo cáo tổng hợp và chi tiết toàn bộ các giao dịch liên quan đến kho hàng, được ghi nhận và hiển thị theo dòng thời gian. Mọi biến động tăng - giảm tồn kho đều được phản ánh đầy đủ, minh bạch và có căn cứ.
Cụ thể, sổ kho trên Tendoo ghi nhận các lệnh nghiệp vụ kho sau:
Nhập hàng: Ghi nhận hàng hóa được đưa vào kho từ nhà cung cấp hoặc nguồn khác.
Xuất hàng: Phản ánh hàng hóa xuất kho do bán hàng hoặc các nghiệp vụ xuất khác.
Kiểm kho: Ghi nhận kết quả kiểm kê thực tế và xử lý chênh lệch giữa thực tế và hệ thống.
Bên cạnh việc ghi nhận từng giao dịch, sổ kho trên Tendoo còn tổng hợp số liệu tồn kho theo từng kỳ, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và đối soát. Các chỉ số quan trọng bao gồm:
Tồn đầu kỳ: số lượng hàng hóa có sẵn tại thời điểm bắt đầu kỳ báo cáo.
Nhập trong kỳ: Tổng số lượng hàng hóa được nhập kho trong khoảng thời gian cụ thể.
Xuất trong kỳ: Tổng số lượng hàng hóa đã xuất kho trong cùng kỳ.
Tồn cuối kỳ: Số lượng hàng hóa còn lại tại thời điểm kết thúc kỳ báo cáo.
Nhờ cách trình bày theo dòng thời gian và theo kỳ, sổ kho trên Tendoo cho phép người dùng:
Theo dõi chính xác lịch sử nhập - xuất - kiểm kho của từng sản phẩm
Hiểu rõ nguyên nhân biến động tồn kho theo từng nghiệp vụ
Đối chiếu nhanh số liệu kho giữa các kỳ khác nhau
Phát hiện sớm sai lệch kho để kịp thời xử lý
Với vai trò này, sổ kho không chỉ là báo cáo theo dõi hàng hóa, mà còn là công cụ kiểm soát kho chuyên sâu, giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho chặt chẽ, minh bạch và hiệu quả hơn trong toàn bộ quá trình vận hành.
2. Các giao dịch được ghi nhận trong sổ kho trên Tendoo
Một trong những điểm mạnh của tính năng sổ kho trên Tendoo là khả năng ghi nhận đầy đủ và xuyên suốt toàn bộ các giao dịch phát sinh liên quan đến kho hàng. Mỗi nghiệp vụ được thực hiện trên hệ thống đều để lại dấu vết rõ ràng trong sổ kho, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và đối soát.
2.1. Ghi nhận đầy đủ nghiệp vụ nhập kho
Khi doanh nghiệp tạo phiếu nhập hàng từ nhà cung cấp, Tendoo sẽ tự động ghi nhận giao dịch nhập kho tương ứng vào sổ kho. Đây là cơ sở để hệ thống cập nhật tồn kho và giá trị hàng hóa.
Cụ thể, sổ kho ghi nhận đầy đủ các thông tin quan trọng của mỗi lần nhập kho, bao gồm:
Số lượng nhập: Phản ánh chính xác số lượng hàng hóa được đưa vào kho.
Thời gian nhập: Ghi nhận thời điểm phát sinh nghiệp vụ nhập kho.
Giá trị hàng hóa: Làm căn cứ theo dõi giá vốn và phục vụ tính toán lợi nhuận.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy vết lịch sử nhập hàng theo từng sản phẩm hoặc từng giai đoạn.
2.2. Ghi nhận xuất kho và bán hàng
Khi phát sinh hóa đơn bán hàng hoặc các nghiệp vụ xuất kho khác, Tendoo sẽ đồng bộ và cập nhật ngay dữ liệu xuất kho vào sổ kho. Điều này giúp người dùng theo dõi chính xác lượng hàng đã rời kho trong quá trình kinh doanh.
Thông tin xuất kho được ghi nhận trong sổ kho giúp doanh nghiệp:
Nắm rõ số lượng hàng đã bán hoặc đã xuất.
Đối chiếu tồn kho thực tế với số liệu trên hệ thống.
Theo dõi biến động kho gắn liền với doanh thu bán hàng.
Việc tự động ghi nhận xuất kho giúp hạn chế sai sót do thao tác thủ công và đảm bảo dữ liệu kho luôn cập nhật theo thời gian thực.
2.3. Ghi nhận các nghiệp vụ điều chỉnh và kiểm kho
Bên cạnh các giao dịch nhập và xuất, sổ kho trên Tendoo còn ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ điều chỉnh tồn kho, phản ánh sát với thực tế vận hành.
Cụ thể, sổ kho ghi nhận các trường hợp sau:
Kiểm kho: Ghi nhận kết quả kiểm kê kho định kỳ hoặc đột xuất.
Điều chỉnh tồn kho: Cập nhật chênh lệch giữa tồn kho thực tế và tồn kho trên hệ thống.
Trả hàng hoặc hủy đơn: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng hoặc giảm lại số lượng tồn kho.
Nhờ việc ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ này, sổ kho trên Tendoo phản ánh toàn diện mọi biến động kho hàng, giúp doanh nghiệp kiểm soát kho chặt chẽ, minh bạch và dễ dàng phát hiện nguyên nhân chênh lệch trong suốt quá trình vận hành.
3. Thông tin hiển thị trong sổ kho trên Tendoo
Không chỉ ghi nhận giao dịch, sổ kho trên Tendoo còn cung cấp hệ thống thông tin trực quan và có cấu trúc, giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình kho hàng theo từng giai đoạn và truy vết chi tiết từng biến động phát sinh. Đây là cơ sở quan trọng để quản lý kho chính xác và minh bạch.
3.1. Tồn kho theo từng giai đoạn
Để giúp người quản lý nhanh chóng đánh giá tổng quan tình hình kho, sổ kho trên Tendoo hiển thị đầy đủ các chỉ số tồn kho theo kỳ. Các chỉ số này phản ánh rõ ràng trạng thái hàng hóa trong từng khoảng thời gian cụ thể.
Cụ thể, sổ kho thể hiện các thông tin sau:
Tồn đầu kỳ: Số lượng hàng hóa có sẵn tại thời điểm bắt đầu kỳ báo cáo, làm mốc so sánh cho các biến động phát sinh sau đó.
Nhập trong kỳ: Tổng số lượng hàng hóa được nhập kho trong khoảng thời gian được chọn, bao gồm các nghiệp vụ nhập hàng từ nhà cung cấp hoặc nguồn khác.
Xuất trong kỳ: Tổng số lượng hàng hóa đã xuất kho trong cùng kỳ, phát sinh từ bán hàng hoặc các nghiệp vụ xuất kho liên quan.
Tồn cuối kỳ: Số lượng hàng hóa còn lại tại thời điểm kết thúc kỳ báo cáo, phản ánh trạng thái tồn kho thực tế trên hệ thống.
Nhờ các chỉ số này, người quản lý có thể nhanh chóng nắm bắt:
Mức độ luân chuyển hàng hóa
Tình trạng tồn kho tăng hay giảm theo từng giai đoạn
Cơ sở để lập kế hoạch nhập hàng hoặc điều chỉnh tồn kho phù hợp
3.2. Chi tiết giao dịch theo thời gian
Bên cạnh các chỉ số tổng hợp, sổ kho trên Tendoo còn hiển thị chi tiết từng giao dịch kho theo dòng thời gian, giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát từng biến động cụ thể.
Mỗi dòng dữ liệu trong sổ kho phản ánh một giao dịch riêng biệt, bao gồm các thông tin như:
Thời điểm phát sinh: Ngày và giờ giao dịch được ghi nhận trên hệ thống.
Loại giao dịch: Nhập hàng, xuất hàng, kiểm kho, điều chỉnh tồn, trả hàng hoặc hủy đơn.
Tác động lên tồn kho: Số lượng tăng hoặc giảm tương ứng với từng giao dịch.
Cách hiển thị chi tiết này giúp doanh nghiệp:
Dễ dàng truy vết nguyên nhân chênh lệch tồn kho
Đối soát số liệu khi kiểm kê hoặc làm việc với kế toán
Phát hiện sớm các giao dịch bất thường ảnh hưởng đến kho hàng
Nhờ việc kết hợp thông tin tổng hợp theo kỳ và chi tiết theo từng giao dịch, sổ kho trên Tendoo trở thành công cụ theo dõi kho hàng toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tồn kho chính xác và hiệu quả trong suốt quá trình vận hành.
4. Bộ lọc và tìm kiếm trong tính năng sổ kho trên Tendoo
Để hỗ trợ người dùng khai thác dữ liệu kho hiệu quả, tính năng sổ kho trên Tendoo được trang bị hệ thống bộ lọc và tìm kiếm linh hoạt. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng khoanh vùng dữ liệu cần xem, phục vụ cho việc kiểm kê, đối soát và phân tích tồn kho chuyên sâu.
4.1. Lọc sổ kho theo thời gian
Trong quá trình quản lý kho, việc xem dữ liệu theo từng giai đoạn cụ thể giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác biến động hàng hóa. Tendoo cho phép người dùng lọc sổ kho theo nhiều mốc thời gian khác nhau.
Cụ thể, người dùng có thể:
Lọc sổ kho theo ngày để kiểm tra biến động kho trong từng ngày bán hàng.
Lọc theo tháng hoặc năm để phục vụ tổng hợp báo cáo định kỳ.
Lựa chọn khoảng thời gian tùy chỉnh nhằm đối soát dữ liệu theo từng đợt kiểm kê hoặc giai đoạn kinh doanh cụ thể.
Bộ lọc theo thời gian giúp người quản lý dễ dàng so sánh tồn kho giữa các kỳ và phát hiện sớm các bất thường phát sinh.
4.2. Lọc theo phân loại giao dịch và loại hàng
Bên cạnh yếu tố thời gian, sổ kho trên Tendoo còn cho phép lọc dữ liệu theo loại giao dịch kho và loại hàng hóa, giúp việc phân tích trở nên chi tiết và chính xác hơn.
Cụ thể, người dùng có thể lọc sổ kho theo các loại giao dịch như:
Nhập hàng: Các giao dịch đưa hàng hóa vào kho.
Xuất hàng: Các giao dịch xuất kho do bán hàng hoặc nghiệp vụ khác.
Kiểm kho: Các giao dịch ghi nhận kiểm kê kho.
Hoàn trả: Các giao dịch trả hàng làm tăng hoặc giảm tồn kho.
Hủy đơn: Các nghiệp vụ hủy đơn hàng ảnh hưởng đến tồn kho.
Hủy nhập hàng: Các trường hợp hủy phiếu nhập đã tạo trước đó.
Hủy xuất hàng: Các nghiệp vụ hủy giao dịch xuất kho.
Ngoài ra, Tendoo còn hỗ trợ lọc theo loại hàng hóa, bao gồm:
Sản phẩm: Hàng hóa bán ra trực tiếp cho khách hàng.
Nguyên vật liệu: Hàng hóa phục vụ sản xuất hoặc chế biến (nếu có).
Nhờ khả năng lọc đa tiêu chí, người dùng có thể nhanh chóng truy xuất đúng nhóm dữ liệu cần phân tích, từ đó đưa ra các quyết định quản lý kho chính xác và kịp thời hơn.
5. Xuất báo cáo sổ kho và đối soát dữ liệu
Bên cạnh việc theo dõi trực tiếp trên hệ thống, khả năng xuất báo cáo sổ kho và đối soát dữ liệu là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát kho hàng một cách chặt chẽ, đặc biệt trong các kỳ kiểm kê hoặc khi làm việc với kế toán và bộ phận tài chính.
5.1. Tải báo cáo sổ kho phục vụ kiểm kê
Tính năng sổ kho trên Tendoo cho phép người dùng xuất dữ liệu sổ kho ra file, giúp việc quản lý và lưu trữ trở nên thuận tiện hơn so với việc theo dõi trực tiếp trên màn hình.
Việc tải báo cáo sổ kho mang lại nhiều lợi ích trong thực tế vận hành, bao gồm:
Lưu trữ dữ liệu kho: Phục vụ việc lưu hồ sơ nội bộ theo từng kỳ.
In ấn báo cáo: Hỗ trợ kiểm kê kho tại cửa hàng hoặc kho hàng.
Chia sẻ dữ liệu: Gửi báo cáo cho bộ phận kế toán hoặc quản lý để đối chiếu số liệu.
Tổng hợp báo cáo định kỳ: Phục vụ báo cáo tháng, quý hoặc năm.
Nhờ khả năng xuất file linh hoạt, doanh nghiệp không còn phụ thuộc hoàn toàn vào việc kiểm tra trực tiếp trên hệ thống khi cần rà soát kho.
Chủ shop có thể dễ dàng tải báo cáo sổ kho trên ứng dụng Tendoo và website Tendoo. Tuy nhiên, vì báo cáo sổ kho được trình bày dưới dạng file Excel thống kê, Tendoo khuyến khích chủ hộ nên thao tác tải và xem báo cáo sổ kho trên website Tendoo.
5.2. Đối soát kho nhanh chóng và minh bạch
Một trong những giá trị lớn nhất của sổ kho trên Tendoo là khả năng đối soát dữ liệu kho một cách nhanh chóng và minh bạch. Dữ liệu sổ kho được ghi nhận đầy đủ theo từng giao dịch giúp doanh nghiệp dễ dàng so sánh giữa số liệu hệ thống và thực tế.
Cụ thể, doanh nghiệp có thể sử dụng sổ kho để:
So sánh tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ với kết quả kiểm kê thực tế.
Truy vết nhanh các giao dịch gây chênh lệch tồn kho.
Phát hiện sớm các sai lệch do nhập liệu, bán hàng hoặc thất thoát.
Làm căn cứ điều chỉnh tồn kho đúng nghiệp vụ và minh bạch.
Nhờ việc đối soát dựa trên dữ liệu sổ kho đầy đủ và có lịch sử rõ ràng, doanh nghiệp có thể hạn chế rủi ro thất thoát, đồng thời nâng cao tính minh bạch trong quản lý kho và tài chính.
6. Lợi ích khi sử dụng tính năng sổ kho trên Tendoo
Không chỉ dừng lại ở việc theo dõi số lượng hàng hóa, tính năng sổ kho trên Tendoo mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh trong việc kiểm soát vận hành, tối ưu nguồn lực và nâng cao hiệu quả quản lý kho.
6.1. Kiểm soát tồn kho chặt chẽ
Sổ kho giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh nắm bắt đầy đủ mọi biến động kho hàng theo thời gian thực, từ đó hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh trong quá trình nhập - xuất - bán hàng.
Cụ thể, việc sử dụng sổ kho trên Tendoo giúp:
Theo dõi chính xác lịch sử nhập hàng, xuất hàng và kiểm kho.
Phát hiện sớm chênh lệch tồn kho giữa hệ thống và thực tế.
Hạn chế thất thoát hàng hóa do sai sót hoặc quản lý thủ công.
Nhờ kiểm soát kho chặt chẽ, doanh nghiệp có thể vận hành ổn định và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động bán hàng hàng ngày.
6.2. Hỗ trợ ra quyết định kinh doanh
Dữ liệu từ sổ kho không chỉ phục vụ quản lý nội bộ mà còn là nguồn thông tin quan trọng để ra quyết định kinh doanh. Việc nắm rõ tình trạng tồn kho giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch vận hành.
Thông qua sổ kho trên Tendoo, doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể:
Đánh giá vòng quay hàng tồn kho theo từng giai đoạn.
Xác định sản phẩm bán nhanh, sản phẩm tồn lâu.
Tối ưu kế hoạch nhập hàng, tránh tồn kho dư thừa.
Quản lý dòng tiền hiệu quả thông qua kiểm soát giá trị tồn kho.
Những quyết định dựa trên dữ liệu sổ kho giúp hoạt động kinh doanh trở nên khoa học và bền vững hơn.
6.3. Chuẩn hóa quản lý kho cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh
Việc áp dụng sổ kho trên Tendoo giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh chuẩn hóa quy trình quản lý kho, đặc biệt quan trọng khi quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng.
Cụ thể, sổ kho hỗ trợ:
Xây dựng quy trình quản lý kho minh bạch và nhất quán.
Đồng bộ dữ liệu kho với bán hàng, hóa đơn và báo cáo.
Dễ dàng đào tạo nhân sự mới theo quy trình chuẩn.
Thuận lợi mở rộng quy mô cửa hàng hoặc chuỗi kinh doanh trong tương lai.
Nhờ đó, sổ kho trên Tendoo không chỉ phù hợp với cửa hàng nhỏ mà còn là nền tảng quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp đang trong giai đoạn tăng trưởng.
Tính năng sổ kho trên Tendoo là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết mọi biến động tồn kho, từ nhập hàng, xuất hàng đến điều chỉnh và kiểm kê. Với dữ liệu đầy đủ, bộ lọc linh hoạt và khả năng xuất báo cáo, sổ kho trên Tendoo hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát kho hàng chặt chẽ, giảm rủi ro thất thoát và nâng cao hiệu quả vận hành trong dài hạn.
Việc khai thác đúng và đầy đủ tính năng sổ kho sẽ giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tận dụng tối đa giá trị mà phần mềm quản lý bán hàng Tendoo mang lại.
Bài viết khác
