So sánh kê khai với thuế khoán: Điểm mới và ứng dụng cho hộ kinh doanh

Từ ngày 1/1/2026, theo quy định mới, tất cả hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sẽ không còn được áp dụng phương pháp thuế khoán mà bắt buộc phải chuyển sang phương pháp kê khai thuế. Đây là bước quan trọng nhằm tăng cường minh bạch, công bằng trong quản lý thuế và hỗ trợ chuyển đổi số. Bài viết này nhằm giúp chủ hộ và cá nhân kinh doanh hiểu rõ điểm chung, điểm khác biệt giữa kê khai và thuế khoán, từ đó xác định nhóm mình đang hoặc sẽ thuộc để áp dụng phương pháp thuế đúng, tránh sai sót và rủi ro pháp lý.

1. Điểm chung giữa phương pháp kê khai và thuế khoán

Cả phương pháp kê khai và thuế khoán đều là các hình thức xác định nghĩa vụ thuế đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh theo luật thuế hiện hành. Cả hai phương pháp đều liên quan đến thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) (hoặc các loại thuế tương ứng với hoạt động kinh doanh) và yêu cầu hộ kinh doanh phải đăng ký mã số thuế, thực hiện khai thuế, nộp thuế đúng kỳ.

Ngoài ra, cả hai phương pháp đều đòi hỏi hộ kinh doanh lưu giữ chứng từ, sổ sách (theo mức tối thiểu đối với thuế khoán) để đáp ứng yêu cầu quản lý thuế. Mục tiêu chung của cả kê khai và thuế khoán là giám sát hoạt động kinh doanh cá thể, đảm bảo minh bạch doanh thu, tránh thất thu thuế và hỗ trợ phát triển kinh tế tư nhân.

2. Điểm khác biệt giữa phương pháp kê khai và thuế khoán

Hộ kinh doanh có thể tham khảo bảng sau để có cái nhìn tổng quan về sự khác biệt giữa phương pháp kê khai và thuế khoán:

2.1. Căn cứ tính thuế

Với thuế khoán, số thuế phải nộp thường được cơ quan thuế ấn định trước hoặc tính theo tỷ lệ cố định trên doanh thu khoán, bất kể chi phí thực tế phát sinh trong kỳ. Hộ kinh doanh chỉ cần nộp số thuế đã được cơ quan thuế xác định, quy trình đơn giản nhưng hạn chế khả năng tối ưu thuế dựa trên chi phí thực tế.

Trong khi đó, với phương pháp kê khai, số thuế phải nộp được tính dựa trên doanh thu thực tế phát sinh. Với một số trường hợp, hộ kê khai còn được phép khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc trừ chi phí hợp lý để xác định thu nhập chịu thuế, giúp tính toán nghĩa vụ thuế chính xác hơn và tối ưu hơn với những hộ kinh doanh có chi phí hợp pháp đáng kể.

2.2. Kỳ khai thuế và thời hạn nộp

Với thuế khoán, kỳ kê khai thường đơn giản, thường áp dụng theo năm hoặc theo mức ấn định của cơ quan thuế. Hộ kinh doanh nộp thuế theo một lần hoặc định kỳ hàng năm, giúp giảm bớt thủ tục nhưng không phản ánh chính xác doanh thu từng kỳ.

Hộ kinh doanh khi áp dụng phương pháp kê khai sẽ phải kê khai thuế theo tháng hoặc quý, tùy vào quy mô và doanh thu, hoặc kê khai theo lần phát sinh đối với các giao dịch không thường xuyên. Thời hạn nộp tờ khai và thuế được quy định chặt chẽ, giúp cơ quan thuế giám sát nghĩa vụ thuế kịp thời và chính xác, đồng thời buộc hộ kinh doanh phải quản lý dòng tiền và kế toán chặt chẽ hơn.

2.3. Chế độ sổ sách, hóa đơn và quản lý chứng từ

Với thuế khoán, hộ kinh doanh thường không bắt buộc lập sổ kế toán chi tiết hoặc sử dụng hóa đơn điện tử. Việc ghi chép đơn giản, chủ yếu nhằm đáp ứng mức tối thiểu theo quy định, nên dễ dẫn đến thiếu minh bạch về doanh thu và chi phí.

Với phương pháp kê khai, hộ kinh doanh bắt buộc lập sổ sách kế toán chi tiết theo hướng dẫn, ví dụ theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, sử dụng hóa đơn điện tử và ghi nhận doanh thu – chi phí rõ ràng. Việc này không chỉ giúp kê khai thuế chính xác mà còn nâng cao tính minh bạch, kiểm soát nội bộ và đáp ứng yêu cầu quản lý của cơ quan thuế.

2.4. Khấu trừ thuế GTGT đầu vào / trừ chi phí

Với thuế khoán, hộ kinh doanh gần như không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Chi phí thực tế phát sinh trong quá trình kinh doanh cũng không được trừ khi tính thuế, do đó số thuế phải nộp cố định theo doanh thu ấn định hoặc tỷ lệ khoán. Điều này làm cho phương pháp thuế khoán đơn giản nhưng kém linh hoạt, đặc biệt với những hộ kinh doanh có chi phí hợp pháp lớn.

Khi áp dụng phương pháp kê khai, đặc biệt là đối với các hộ kinh doanh có doanh thu lớn hoặc phát sinh nhiều chi phí, hộ kê khai có thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc trừ chi phí hợp lý để xác định thu nhập chịu thuế, tùy theo quy định hiện hành. Điều này giúp hộ kinh doanh tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, phản ánh đúng thực tế kinh doanh và minh bạch hơn đối với cơ quan thuế.

2.5. Đối tượng áp dụng

Trước đây, phương pháp thuế khoán thường áp dụng cho hộ kinh doanh nhỏ, doanh thu thấp, ít hoặc không có người lao động, địa điểm kinh doanh đơn giản. Phương pháp này phù hợp với những hộ kinh doanh có quy mô nhỏ, thủ tục đơn giản, không yêu cầu sổ sách kế toán chi tiết và hóa đơn điện tử phức tạp.

Theo quy định mới từ năm 2026, tất cả hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, đặc biệt là hộ có doanh thu lớn hơn hoặc quy mô kinh doanh mở rộng, sẽ bắt buộc phải chuyển sang phương pháp kê khai. Hộ kê khai phải ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ, sử dụng hóa đơn điện tử và kê khai thuế định kỳ. Điểm mới là phương pháp kê khai áp dụng linh hoạt theo quy mô và doanh thu, giúp cơ quan thuế quản lý tốt hơn và hỗ trợ hộ kinh doanh minh bạch doanh thu – chi phí.

2.6. Mức độ quản lý, minh bạch và rủi ro

Phương pháp thuế khoán yêu cầu quản lý sổ sách và hóa đơn tối thiểu, chủ yếu dựa trên mức ấn định hoặc tỷ lệ khoán. Điều này giúp thủ tục đơn giản nhưng dễ dẫn đến thiếu minh bạch doanh thu và chi phí, đồng thời hộ kinh doanh có thể đối mặt với rủi ro bị cơ quan thuế kiểm tra nếu phát sinh sai sót hoặc nợ thuế quá hạn.

Phương pháp kê khai yêu cầu quản lý sổ sách, chứng từ và hóa đơn điện tử chi tiết hơn, kê khai thuế định kỳ theo tháng hoặc quý, giúp minh bạch doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế. Điểm mới là hộ kinh doanh phải chịu trách nhiệm cao hơn về kê khai chính xác, nhưng đồng thời có lợi thế khấu trừ thuế GTGT đầu vào, trừ chi phí hợp lý và phản ánh đúng tình hình kinh doanh thực tế. Việc tuân thủ phương pháp kê khai giúp giảm rủi ro bị truy thu, phạt chậm nộp hoặc cưỡng chế thuế.

3. Đối tượng, thời điểm áp dụng phương pháp thuế khoán và kê khai thuế

Từ ngày 1/1/2026, theo quy định mới, phương pháp thuế khoán sẽ bị bãi bỏ hoàn toàn, tất cả hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đều bắt buộc chuyển sang phương pháp kê khai thuế. Điều này đồng nghĩa với việc 100% hộ kinh doanh sẽ áp dụng kê khai thuế thay vì nộp thuế khoán như trước.

Hộ kinh doanh được phân loại thành 3 nhóm đối tượng dựa trên doanh thu hằng năm:

• Doanh thu ≤ 200 triệu đồng/năm: Hộ kê khai vẫn phải thực hiện kê khai thuế, nhưng được miễn thuế TNCN và GTGT theo quy định.
• Doanh thu từ 200 triệu đến < 3 tỷ đồng/năm: Hộ kinh doanh kê khai theo tỷ lệ % trên doanh thu theo ngành nghề, thay cho cơ chế thuế khoán trước đây.
• Doanh thu ≥ 3 tỷ đồng/năm: Bắt buộc kê khai thuế GTGT và TNCN trên doanh thu thực tế, không còn áp dụng thuế khoán.

Việc áp dụng phương pháp kê khai giúp tăng cường minh bạch, theo dõi doanh thu thực tế và tối ưu nghĩa vụ thuế, đồng thời tạo cơ sở pháp lý rõ ràng cho cơ quan thuế quản lý.

Từ 1/1/2026, phương pháp thuế khoán bị bãi bỏ, tất cả hộ kinh doanh phải áp dụng phương pháp kê khai thuế. Bài viết đã so sánh chi tiết điểm chung, khác biệt, đối tượng áp dụng, kỳ khai thuế, quản lý sổ sách và khấu trừ chi phí, giúp hộ kinh doanh nắm rõ nghĩa vụ, chuẩn bị sổ sách, hóa đơn và tối ưu thuế hợp pháp. Việc hiểu và áp dụng đúng phương pháp kê khai sẽ giúp hộ kinh doanh minh bạch doanh thu, tránh rủi ro pháp lý và quản lý tài chính hiệu quả.