Trong quá trình kinh doanh, việc kiểm soát hàng hóa ra vào kho luôn là bài toán quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Nếu quản lý không chặt chẽ, chỉ một sai sót nhỏ trong khâu ghi nhận xuất – nhập cũng có thể dẫn đến thất thoát, sai lệch số liệu và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Chính vì vậy, quản lý giao dịch xuất nhập hàng trên Tendoo trở thành giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, minh bạch dữ liệu kho và tối ưu thời gian quản lý.
Vì sao cần quản lý giao dịch xuất nhập hàng chính xác? Quản lý giao dịch xuất nhập hàng chính xác không chỉ là yêu cầu bắt buộc trong vận hành kho, mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hiệu quả kinh doanh, cụ thể:
Hiểu được nhu cầu đó, Tendoo giới thiệu tính năng Sổ kho. Đây là nơi lưu trữ lại thông tin các phiếu xuất kho và nhập kho của hàng hoá để làm căn cứ đối chiếu, so sánh khi kiểm kê kho, từ đó tìm ra được nguyên nhân hao hụt kho hàng hoá và giúp quản lý kho hàng được hiệu quả hơn và tránh thất thoát tiền bạc. |
1. Bước 1: Truy cập vào tính năng Sổ kho
Tại màn hình tổng quan, bạn chọn mục Hàng hóa > Kho hàng > Sổ kho
2. Bước 2: Tùy chọn các tính năng
Tendoo cung cấp nhiều tính năng giúp người dùng thuận tiện trong việc tra cứu giao dịch xuất nhập hàng:
Tìm kiếm nhanh: Chọn vào biểu tượng kính lúp để tìm sản phẩm hoặc nguyên vật liệu cần xem.
Tải báo cáo: Chọn vào biểu tượng mũi tên tải xuống để tải file báo cáo sổ kho về máy để xem dưới dạng file excel.
Thời gian: Chọn vào Tháng này để lọc thời gian bạn muốn xem như: Hôm nay, Hôm qua, Tháng này, Tháng trước, 30 ngày, Năm nay, Tất cả hoặc tùy chỉnh thời gian bạn muốn.
Phân loại: Chọn vào Phân loại để lọc theo phân loại bạn muốn xem như: Bán hàng, Hoàn trả, Hủy đơn, Kiểm kho, Nhập hàng, Hủy nhập hàng, Xuất hàng, Hủy xuất hàng, Khởi tạo kho, Sửa tồn kho, Sửa giá vốn, Xóa sản phẩm, Xóa nguyên vật liệu, Khác.
Loại hàng: Bạn có thể lọc theo loại hàng hóa là Sản phẩm hay nguyên vật liệu để xem.
Tồn đầu kỳ: Là giá trị của hàng tồn kho được thực hiện ở cuối kỳ trước đó.
Nhập trong kỳ: Là giá trị hàng nhập vào kho trong kỳ.
Xuất trong kỳ: Là giá trị hàng xuất kho trong kỳ.
Tồn cuối kỳ: Là giá trị hàng hóa có sẵn để bán còn lại trong kho.
Lưu ý khi quản lý giao dịch xuất nhập hàng trên Tendoo
Để việc quản lý kho đạt hiệu quả tối ưu, người dùng cần tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng trong quá trình ghi nhận và theo dõi giao dịch xuất nhập hàng trên Tendoo.
Ghi nhận đầy đủ mọi giao dịch nhập – xuất: Việc bỏ sót hoặc ghi nhận không đúng thời điểm có thể khiến số liệu tồn kho bị sai lệch, ảnh hưởng trực tiếp đến việc kiểm soát hàng hóa và doanh thu.
Kiểm tra kỹ thông tin trước khi xác nhận giao dịch: Số lượng, đơn giá, thời gian và loại hàng hóa cần được rà soát cẩn thận nhằm tránh những sai sót không đáng có, đặc biệt trong các giao dịch có giá trị lớn.
Phân quyền nhân viên rõ ràng: Việc giới hạn quyền thao tác xuất, nhập hay điều chỉnh kho giúp tăng tính minh bạch, đồng thời giảm thiểu rủi ro phát sinh từ thao tác nhầm lẫn hoặc sử dụng sai mục đích.
Thực hiện đối soát và kiểm kê định kỳ: Đây là cách hiệu quả để so sánh số liệu trên hệ thống với tồn kho thực tế, từ đó kịp thời phát hiện chênh lệch và tìm ra nguyên nhân xử lý.
Sử dụng chức năng điều chỉnh kho đúng mục đích: Chủ yếu để xử lý các trường hợp sai lệch sau kiểm kê. Tránh lạm dụng chức năng này thay cho việc ghi nhận xuất nhập hàng thông thường.
Không chỉnh sửa hoặc xóa giao dịch cũ tùy tiện: Những dữ liệu này là cơ sở quan trọng để đối chiếu, báo cáo và truy vết khi cần thiết. Nếu phát sinh sai sót, nên thực hiện các bước điều chỉnh theo đúng quy trình của hệ thống.
Kết hợp quản lý xuất nhập hàng với bán hàng & báo cáo: Việc liên kết dữ liệu giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh, từ đó đưa ra quyết định chính xác và kịp thời hơn.
Có thể thấy, khi áp dụng đúng quy trình và tận dụng hiệu quả các tính năng sẵn có, quản lý giao dịch xuất nhập hàng trên Tendoo không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho chính xác mà còn giảm thiểu rủi ro thất thoát và nâng cao hiệu quả vận hành. Đây chính là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp quản lý kho chuyên nghiệp hơn, đồng thời hỗ trợ đưa ra các quyết định kinh doanh nhanh chóng và chính xác trong dài hạn.
Bài viết khác
