Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tendoo quản lý kho giúp kiểm soát hàng tồn kho chính xác

Phần mềm Tendoo quản lý kho giúp các chủ shop kiểm soát hàng hóa chặt chẽ, hạn chế thất thoát trong quá trình kinh doanh. Đây là giải pháp đơn giản, hiệu quả giúp tối ưu tồn kho và dòng vốn. Việc quản lý kho tốt giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn, gian lận, hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa. Đồng thời, chủ shop có thể cân đối tồn kho hợp lý, tránh đọng vốn khi nhập quá nhiều hoặc hết hàng đột xuất khi tồn kho quá ít.

1. Các tính năng nổi bật của quản lý kho trên Tendoo

Tendoo sở hữu nhiều tính năng quản lý kho nổi bật giúp chủ shop kiểm soát hàng hóa chặt chẽ, giảm sai sót và tối ưu hiệu quả vận hành trong suốt quá trình kinh doanh.

• Kho hàng: Tên sản phẩm, SKU, giá vốn, tồn kho.

• Sổ kho: Tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ theo một chu kỳ cụ thể do người dùng lựa chọn.

• Tồn kho đầu kỳ: Thiết lập trạng thái tồn kho và sổ sách kế toán chính xác tại thời điểm bắt đầu sử dụng hệ thống.

• Sổ nhập hàng: Theo dõi khối lượng sản phẩm/nguyên vật liệu đầu vào, tình trạng thanh toán, nhà cung cấp.

• Sổ xuất hàng: Theo dõi trạng thái xuất hàng của sản phẩm/nguyên vật liệu.

• Kiểm kho: Tạo phiếu kiểm kho và xuất file excel giúp theo dõi dễ dàng, tránh sai sót.

2. Hướng dẫn sử dụng Tendoo quản lý nhập kho

Nếu bạn đã sử dụng phần mềm và cần nhập thêm tồn kho cho các sản phẩm hiện có, hoặc nhập mới sản phẩm vào kho để kinh doanh, hãy truy cập mục Sổ nhập hàng và tạo phiếu nhập hàng theo hóa đơn mua.

2.1. Bước 1. Truy cập vào mục nhập hàng

Tại cột HÀNG HÓA → Chọn mục Kho hàng, chọn nút Sổ nhập hàng

Tại giao diện này, bạn có thể theo dõi toàn bộ lịch sử nhập hàng, tìm kiếm phiếu nhập và thực hiện các bộ lọc theo ngày, tình trạng thanh toán, loại hàng hoặc nhà cung cấp. Ngoài ra, hệ thống cho phép xuất báo cáo nhập hàng dưới dạng file Excel để thuận tiện cho việc tổng hợp và lưu trữ.

2.2. Bước 2. Tạo nhập hàng

Cách 1: Tạo nhập hàng theo phiếu

Nhấn nút "Tạo nhập hàng" để tạo phiếu nhập hàng.

• Bước 1: Thêm sản phẩm vào phiếu nhập

  • Nhấn vào thanh tìm kiếm sản phẩm/nguyên vật liệu để tìm sản phẩm cần nhập hoặc tạo mới sản phẩm.

  • Ấn (+) để thêm sản phẩm vào đơn hoặc chọn "bật tồn kho" nếu sản phẩm chưa bật theo dõi tồn kho để hiện nút (+).

• Bước 2: Sửa thông tin phiếu nhập

  • Điều chỉnh số lượng nhập, đơn giá, chọn thuế cho sản phẩm nhập, thêm giảm giá - chi phí phát sinh (nếu có).

• Thông tin hóa đơn: Chỉnh sửa ngày nhập, chọn loại hóa đơn

• Thêm nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp sẵn có hoặc tạo mới nhà cung cấp. Bạn cũng có thể bỏ trống thông tin nhà cung cấp.

• Thông tin khác: ghi chú đơn nhập, thêm hình ảnh cho đơn nhập.

• Bước 3: Hoàn thành phiếu nhập và xác nhận thanh toán

Sau khi điền đầy đủ thông tin anh chị nhấn "Xác nhận" > Điền số tiền thanh toán, chọn nguồn tiền thanh toán hoặc ghi nợ ( khi ghi nợ bắt buộc phải thêm nhà cung cấp).

2.3. Bước 3: Hủy phiếu nhập hàng sai và 1 số tính năng khác.

Chọn phiếu nhập cần hủy ở mục sổ nhập hàng > chọn nút xóa > xác nhận.

Lưu ý: Với các phiếu nhập hàng Sai nhưng đã xuất bán hàng hóa > anh chị tạo lại phiếu mới > sau đó mới thực hiện hủy phiếu cũ.

Một số tính năng Khác:

• Sao chép: phiếu để nhập hàng nhanh nếu các hàng hóa giống phiếu cũ.

• Tải phiếu: để tải được phiếu nhập hàng chi tiết để thực hiện lưu trữ cục bộ.

• In phiếu: in phiếu nhập ra giấy.

3. Hướng dẫn sử dụng Tendoo quản lý xuất kho

Sau đây là những hướng dẫn giúp chủ shop thực hiện các thao tác xuất hàng nhanh chóng, chính xác, đồng thời dễ dàng kiểm soát và xử lý các phát sinh trong quá trình bán hàng.

3.1. Bước 1: Truy cập tính năng xuất hàng

Ngoài tính năng bán hàng, bạn có thể xuất kho theo giá vốn và không lên doanh thu với tính năng "Xuất Kho". Để sử dụng tính năng, bạn chọn mục kho hàng > chọn sổ xuất hàng.

3.2. Bước 2: Tạo phiếu xuất.

Tại giao diện này, bạn có thể xem các phiếu xuất hàng của các đơn hàng đã bán hoặc phiếu xuất hàng bằng tính năng tạo Phiếu Xuất Hàng. Ngoài ra, bạn có thể tìm kiếm phiếu xuất theo Mã, lọc theo thời gian, loại hàng hay trạng thái phiếu xuất.

• Bước 1: Nhấn chọn tạo xuất kho > Tại thanh tìm kiếm tìm tên sản phẩm cần tạo xuất kho

• Bước 2: Ấn (+) để thêm sản phẩm vào phiếu và điền số lượng > chọn người nhận > thêm ghi chú, hình ảnh nếu có > Nhấn xác nhận để hoàn thành phiếu xuất kho.

3.3. Bước 3. Xem chi tiết và Hủy xuất hàng.

Tính năng này cho phép người dùng kiểm tra lại thông tin phiếu xuất, đảm bảo dữ liệu chính xác và kịp thời hủy giao dịch khi phát hiện sai sót.

• Bước 1: Tại mục Sổ xuất hàng, chọn phiếu xuất cần xem

• Bước 2: Sau khi màn hình sẽ hiển thị các tùy chọn như Sao chép phiếu xuất, Tải phiếu hoặc In phiếu nếu cần.

• Bước 3: Nếu cần hủy phiếu, chọn nút hủy ở góc phải > sau đó ấn xác nhận

4. Hướng dẫn nhập tồn kho đầu kỳ

Tại thanh công cụ bên trái, chọn mục Kho hàng(1) > Chọn Tồn Kho đầu kỳ(2) > Chọn nhập file(3) > Tải file mẫu và Điền số lượng tồn kho - giá trị tồn cho sản phẩm (4) >Kéo thả file hoặc nhấn "chọn File" để tải file lên > Cập nhật (6)

5. Những lưu ý để quản lý kho hiệu quả với Tendoo

Sau đây là những lưu ý giúp chủ shop khai thác tối đa tính năng phần mềm, đảm bảo dữ liệu kho luôn chính xác, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý trong quá trình kinh doanh.

• Kết nối thiết bị ngoại vi: Nên kết nối Tendoo với máy quét mã vạch để tránh sai sót khi nhập liệu thủ công.

• Quản lý quyền nhân viên: Phân quyền cụ thể ai có quyền sửa/xóa kho để bảo mật dữ liệu.

• Tận dụng báo cáo: Thường xuyên xem báo cáo hàng bán chạy/bán chậm để có kế hoạch xả kho hoặc nhập hàng phù hợp.

Phần mềm Tendoo quản lý kho là giải pháp giúp chủ shop kiểm soát hàng hóa hiệu quả, hạn chế thất thoát và tối ưu dòng vốn. Nhờ hệ thống tính năng đơn giản, dễ sử dụng nhưng vẫn đảm bảo tính linh hoạt, Tendoo giúp doanh nghiệp quản lý kho khoa học hơn, nâng cao hiệu quả kinh doanh và phát triển bền vững trong dài hạn.