Cách sử dụng phần mềm Tendoo quản lý ca làm việc hiệu quả cho hộ kinh doanh

Phần mềm Tendoo quản lý ca giúp cửa hàng kiểm soát ca làm việc của nhân viên một cách chính xác và minh bạch. Trong hoạt động kinh doanh bán lẻ, nếu quản lý ca thủ công bằng sổ sách, chủ cửa hàng rất dễ gặp sai sót và khó đối soát số liệu. Vì vậy, Tendoo ra đời như một giải pháp hỗ trợ theo dõi ca bán hàng hiệu quả, thuận tiện và chuyên nghiệp hơn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng tính năng quản lý ca trên Tendoo đúng cách.

1. Cách phân quyền nhân viên vào mục quản lý ca

Để quản lý hoạt động bán hàng theo ca một cách chính xác và minh bạch, chủ cửa hàng cần phân quyền phù hợp cho từng nhân viên. Việc phân quyền nhân viên vào mục quản lý ca trên Tendoo giúp kiểm soát ca làm việc, doanh thu và trách nhiệm của mỗi người rõ ràng hơn.

• Bước 1: Tại màn hình Quản lý chọn Thêm (1)

• Bước 2: Chọn Quản lý ca (2) 

• Bước 3: Chọn Sửa quyền (3).

• Bước 4: Chọn bật cho nhân viên bạn đã thêm vai trò (4)

2. Hướng dẫn vào ca, kết ca và in báo cáo kết ca

Sau khi được phân quyền, nhân viên cần thực hiện đúng quy trình vào ca và kết ca để hệ thống ghi nhận chính xác doanh thu và báo cáo bán hàng theo từng ca làm việc.

2.1. Hướng dẫn vào ca

Sau khi đã được phân quyền vào ca, các tài khoản được phân quyền có thể vào ca để ghi nhận lại tiền mặt thu-chi trong mỗi ca làm việc của mình.

Tại màn hình Quản lý ca bạn chọn Vào ca của bạn (1) > nhập tiền mặt đầu ca (2) > xác nhận (3)

Chi tiết ca bao gồm:

• Bán hàng: Tổng tiền thu từ tạo đơn bán hàng ghi nhận nguồn tiền mặt.

• Nhập hàng: Tổng tiền chi từ nhập hàng chi tiền mặt.

• Hủy đơn/Hoàn trả: Tổng tiền chi từ các đơn có hủy đơn và hoàn trả hàng phát sinh trong ca.

• Thu-chi khác: Các phiếu thu-chi phát sinh trong ca được ghi nhận và Sổ Thu Chi.

2.2. Hướng dẫn kết ca

Sau khi kết thúc thời gian làm việc, nhân viên cần thực hiện thao tác kết ca để chốt doanh thu, đối soát tiền mặt và hoàn tất báo cáo ca bán hàng trên hệ thống.

• Bước 1: Tại màn hình Quản lý ca chọn vào mục Kết ca (1)

• Bước 2: Nhập tiền mặt kết ca (2) 

• Bước 3: Bấm Xác nhận (3)

Khi đó, hệ thống sẽ hiện thông báo kết ca làm việc thành công và thể hiện chi tiết phiếu kết ca.

Chi tiết phiếu kết ca sẽ bao gồm:

• Tiền mặt đầu ca: Tiền có sẵn khi bắt đầu vào ca.

• Tiền mặt dự kiến: Sẽ được tính bằng [Tiền mặt đầu ca] + [Doanh thu tiền mặt] – [Chi tiền mặt trong ca]

• Tiền mặt kết ca: Số tiền mặt thực tế có trong két tiền.

• Chênh lệch: Sẽ được tính bằng [Tiền mặt kết ca] – [Tiền mặt dự kiến].

  • Tại đây nếu số là âm là bị thiếu tiền (chủ cửa hàng cần kiểm tra lại tiền trong các nguồn tiền khác hoặc các phiếu thu chi).

  • Nếu là số dương thì tiền đang dư tiền mặt trong ca.

2.3. In báo cáo kết ca

Sau khi hoàn tất kết ca, người dùng có thể in báo cáo kết ca để kiểm tra, lưu trữ và đối chiếu doanh thu, giúp việc quản lý ca làm việc trở nên minh bạch và chính xác hơn.

• Bước 1: Tại màn hình Quản lý ca chọn In báo cáo ca.

• Bước 2: Để in báo cáo ca, trong bước cài đặt và thiết lập máy in bạn chọn mục Báo cáo ca và tích chọn vào nhân viên được sử dụng tính năng.

3. Xem báo cáo quản lý ca

Tại trang Quản lý ca bạn có thể lọc theo thời điểm muốn xem các ca được ghi lại trong thời điểm đó

• Bước 1: Chọn biểu tượng phễu (1) 

• Bước 2: Chọn thời gian cần xem hoặc điều chỉnh theo thời gian (2)

• Bước 3: Chọn nhân viên muốn xem lịch sử vào ca (3)

4. Những lưu ý để quản lý ca hiệu quả với Tendoo

Để việc quản lý ca bán hàng trên Tendoo diễn ra chính xác, minh bạch và hạn chế sai sót, chủ cửa hàng và nhân viên cần tuân thủ một số lưu ý quan trọng trong quá trình vào ca, bán hàng và kết ca. Các lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn kiểm soát doanh thu theo ca hiệu quả hơn.

• Yêu cầu nhân viên chốt ca đúng giờ: Để dữ liệu báo cáo theo ngày không bị sai lệch.

• Kết nối máy in hóa đơn: Nên trang bị máy in (Bluetooth/Wifi/USB) để in phiếu bàn giao ca làm bằng chứng vật lý.

• Phân quyền nhân viên: Chỉ cho phép nhân viên thao tác trong ca của mình, chủ cửa hàng quản lý tổng quát.

Với những tính năng hỗ trợ vào ca, kết ca và in báo cáo chi tiết, phần mềm Tendoo quản lý ca giúp chủ cửa hàng dễ dàng kiểm soát doanh thu theo từng ca làm việc, phân rõ trách nhiệm nhân viên và hạn chế thất thoát. Việc áp dụng Tendoo vào quản lý ca không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp trong vận hành cửa hàng. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý ca đơn giản nhưng hiệu quả, Tendoo là lựa chọn đáng cân nhắc.