Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn bán hàng là căn cứ quan trọng để ghi nhận doanh thu, quản lý tồn kho và theo dõi công nợ khách hàng. Việc nhập hóa đơn bán hàng đúng cách trên phần mềm Tendoo giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình bán hàng, hạn chế sai sót và đảm bảo dữ liệu vận hành chính xác. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách nhập hóa đơn bán hàng trên phần mềm Tendoo theo đúng nghiệp vụ chuẩn.
1. Hóa đơn bán hàng trên phần mềm Tendoo là gì?
Trên phần mềm Tendoo, hóa đơn bán hàng được hiểu là chứng từ điện tử ghi nhận việc bán sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, được tạo lập và lưu trữ trực tiếp trên hệ thống.
Mỗi hóa đơn bán hàng trên Tendoo thể hiện đầy đủ các thông tin quan trọng như danh sách sản phẩm hoặc dịch vụ đã bán, giá bán, số lượng, hình thức thanh toán, thời điểm giao dịch và trạng thái thanh toán. Nhờ đó, mọi giao dịch bán hàng đều được ghi nhận minh bạch, nhất quán và dễ dàng tra cứu khi cần.
2. Cách nhập hóa đơn bán hàng trên phần mềm Tendoo theo nghiệp vụ chuẩn
Để đảm bảo dữ liệu bán hàng, tồn kho và doanh thu được ghi nhận chính xác, Tendoo xây dựng quy trình nhập hóa đơn bán hàng theo luồng nghiệp vụ rõ ràng và logic.
2.1. Bước 1: Truy cập chức năng tạo hóa đơn bán hàng
Từ giao diện chính của ứng dụng Tendoo, người dùng bắt đầu thao tác tạo hóa đơn bán hàng trực tiếp.
Tại màn hình chính, chọn dấu cộng (+) ở góc dưới bên phải.
Chọn Tạo đơn hàng để khởi tạo giao dịch bán hàng mới.
2.2. Bước 2: Chọn sản phẩm và số lượng lên hóa đơn
Sau khi vào giao diện tạo đơn hàng, người dùng tiến hành chọn các sản phẩm cần bán.
Chọn dấu cộng (+) ngay tại sản phẩm cần thêm vào hóa đơn (1)
Nhập số lượng sản phẩm phù hợp với nhu cầu mua của khách hàng (2)
Nhấn Cập nhật giỏ để xác nhận sản phẩm và số lượng (3)
Lặp lại với các sản phẩm khác, nếu có. Sau khi chọn đủ sản phẩm, nhấn Tiếp tục để sang bước tiếp theo (4)
Việc lựa chọn sản phẩm theo danh mục có sẵn giúp hạn chế sai sót và đảm bảo dữ liệu bán hàng chính xác.
2.3. Bước 3: Chọn khách hàng và hoàn tất hóa đơn
Tại bước xác nhận đơn hàng, người dùng thực hiện lựa chọn thông tin khách hàng và hoàn tất hóa đơn.
Nhấn Chọn khách hàng để gắn đơn hàng với đúng đối tượng mua.
Có thể tạo khách hàng mới hoặc chọn khách hàng đã có sẵn trong danh bạ bằng cách nhấn vào tên hiển thị.
Sau khi hoàn tất thông tin, người dùng lựa chọn một trong các thao tác:
Lưu đơn
In tạm tính
Thanh toán
Bước này giúp Tendoo ghi nhận đầy đủ thông tin khách hàng, trạng thái đơn hàng và phục vụ tốt cho quản lý doanh thu, công nợ cũng như báo cáo bán hàng.
3. Khi nào cần nhập hóa đơn bán hàng trên phần mềm Tendoo?
Trong thực tế vận hành, không phải mọi giao dịch đều diễn ra theo một kịch bản giống nhau. Tùy theo kênh bán, hình thức thanh toán và thỏa thuận với khách hàng, thời điểm nhập hóa đơn bán hàng trên Tendoo có thể linh hoạt.
3.1. Nhập hóa đơn khi bán hàng trực tiếp tại cửa hàng
Đối với hoạt động bán hàng trực tiếp tại quầy, mỗi giao dịch phát sinh đều cần được lập hóa đơn bán hàng trên Tendoo ngay tại thời điểm bán. Việc nhập hóa đơn tức thời giúp hệ thống ghi nhận doanh thu theo thời gian thực và tự động cập nhật tồn kho của các sản phẩm đã bán.
Cách làm này đặc biệt quan trọng với các cửa hàng có tần suất giao dịch cao, bởi nếu chậm trễ hoặc bỏ sót hóa đơn, dữ liệu tồn kho và doanh thu sẽ dễ bị sai lệch, ảnh hưởng đến việc kiểm soát hàng hóa và hiệu quả bán hàng trong ngày.
3.2. Nhập hóa đơn cho đơn hàng online và bán hàng đa kênh
Trong mô hình kinh doanh online và đa kênh, đơn hàng có thể phát sinh từ nhiều nguồn khác nhau như website bán hàng, mạng xã hội hoặc các sàn thương mại điện tử. Việc nhập hoặc đồng bộ hóa đơn bán hàng vào Tendoo trong các trường hợp này giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ dữ liệu bán hàng tập trung trên một hệ thống duy nhất.
Khi hóa đơn online được ghi nhận đầy đủ trên Tendoo, doanh nghiệp có thể theo dõi chính xác doanh thu theo từng kênh, kiểm soát tồn kho dùng chung cho cả bán offline và online, đồng thời tránh tình trạng bán trùng hoặc vượt tồn kho thực tế.
3.3. Nhập hóa đơn trong các trường hợp bán hàng đặc biệt
Ngoài các giao dịch bán hàng thông thường, doanh nghiệp cũng cần nhập hóa đơn bán hàng trên Tendoo trong một số tình huống đặc thù để đảm bảo dữ liệu kinh doanh đầy đủ và minh bạch. Các trường hợp này bao gồm bán hàng ghi nợ, bán hàng sỉ theo hợp đồng hoặc xuất hóa đơn sau thời điểm giao hàng.
Trong những tình huống này, hóa đơn bán hàng không chỉ phản ánh doanh thu mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi công nợ khách hàng và đối soát nghĩa vụ thanh toán. Việc ghi nhận đúng và kịp thời giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro công nợ tốt hơn và đảm bảo số liệu báo cáo luôn nhất quán.
4. Xử lý hóa đơn bán hàng sau khi nhập trên Tendoo
Sau khi hóa đơn bán hàng được tạo và lưu trên hệ thống, doanh nghiệp cần xử lý hóa đơn đúng cách để đảm bảo dữ liệu bán hàng chính xác, phục vụ tốt cho các nghiệp vụ hậu bán và báo cáo.
In hoặc gửi hóa đơn cho khách hàng: Hóa đơn có thể được in trực tiếp tại quầy hoặc gửi bản điện tử cho khách hàng để đối soát thông tin mua hàng.
Điều chỉnh hoặc xử lý hóa đơn khi có sai sót: Trong trường hợp nhập sai thông tin, Tendoo cho phép xử lý hóa đơn theo quy trình phù hợp trong những điều kiện nhất định.
Tự động liên kết với tồn kho và báo cáo: Khi hóa đơn được hoàn tất, hệ thống sẽ tự động trừ tồn kho và cập nhật dữ liệu vào các báo cáo bán hàng. Nhờ đó, dữ liệu luôn được đồng bộ mà không cần thao tác thủ công.
5. Các lưu ý quan trọng khi nhập hóa đơn bán hàng trên phần mềm Tendoo
Để đảm bảo dữ liệu bán hàng trên Tendoo luôn chính xác và nhất quán, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng trong quá trình lập hóa đơn.
Kiểm tra tồn kho trước khi lập hóa đơn: Việc kiểm tra tồn kho giúp tránh tình trạng bán vượt số lượng thực tế, hạn chế lệch kho và sai lệch báo cáo. Đây là bước cần thiết để dữ liệu kho phản ánh đúng tình hình kinh doanh.
Nhập đầy đủ và chính xác thông tin khách hàng: Thông tin khách hàng chính xác giúp quản lý lịch sử mua hàng, theo dõi công nợ và hỗ trợ triển khai các chương trình chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.
Phân quyền rõ ràng cho người lập hóa đơn: Doanh nghiệp nên thiết lập quyền hạn phù hợp cho từng vai trò để hạn chế sai sót và kiểm soát tốt các giao dịch phát sinh. Phân quyền hợp lý giúp tăng tính minh bạch và an toàn dữ liệu.
Nhập hóa đơn bán hàng trên phần mềm Tendoo là nghiệp vụ cốt lõi giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác doanh thu, tự động cập nhật tồn kho và quản lý công nợ khách hàng một cách minh bạch. Khi quy trình nhập hóa đơn được thực hiện đúng và nhất quán, toàn bộ dữ liệu bán hàng sẽ được đồng bộ xuyên suốt giữa các phân hệ, tạo nền tảng vững chắc cho báo cáo, phân tích và ra quyết định kinh doanh.
Vì vậy, đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh đang sử dụng Tendoo, việc chuẩn hóa quy trình nhập hóa đơn bán hàng ngay từ đầu không chỉ giúp tối ưu hiệu quả vận hành hàng ngày mà còn góp phần hạn chế rủi ro dữ liệu, nâng cao năng lực quản lý và hỗ trợ phát triển kinh doanh bền vững trong dài hạn.
Bài viết khác
