Hóa đơn điện tử ngày càng đóng vai trò trọng yếu trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt khi các quy định thuế liên tục thay đổi. Nghị định 70/2025/NĐ-CP được ban hành nhằm hoàn thiện cơ chế quản lý, đơn giản hóa thủ tục và tăng cường phòng chống gian lận. Trong bối cảnh chuyển đổi số, doanh nghiệp buộc phải cập nhật kịp thời để vận hành đúng luật, tránh rủi ro và tối ưu quy trình. Bài viết này sẽ phân tích 5 thay đổi quan trọng nhất của Nghị định 70 mà mọi doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo tuân thủ và triển khai hiệu quả.
1. Thay đổi cốt lõi 1: Phạm vi và đối tượng áp dụng
Theo quy định cũ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử chủ yếu bao gồm doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Quy định này cũng phân nhóm các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế nhưng phạm vi còn khá rộng và chưa tách bạch rõ ràng theo từng loại hình kinh doanh.
Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã điều chỉnh và làm rõ phạm vi áp dụng theo hướng cụ thể, chi tiết hơn. Trong đó:
- Mở rộng đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm một số nhóm hộ kinh doanh có doanh thu ổn định, hoạt động tại các lĩnh vực thương mại – dịch vụ có rủi ro cao về thuế.
Bổ sung quy định về doanh nghiệp siêu nhỏ được khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử không mã để giảm chi phí vận hành. - Làm rõ tiêu chí áp dụng hóa đơn điện tử có mã dành cho các đơn vị có tần suất giao dịch lớn, hoạt động trong lĩnh vực nhạy cảm hoặc có lịch sử rủi ro về thuế.
- Quy định cụ thể hơn về hóa đơn điện tử không mã, áp dụng cho doanh nghiệp có hệ thống quản trị tốt, tuân thủ thuế cao và thuộc các nhóm ngành có rủi ro thấp.
2. Thay đổi cốt lõi 2: Quy định về dữ liệu hóa đơn
Một trong những điều chỉnh quan trọng của Nghị định 70/2025/NĐ-CP nằm ở việc tiêu chuẩn hóa dữ liệu hóa đơn nhằm giúp cơ quan thuế quản lý chính xác, đồng thời tạo nền tảng cho việc liên thông dữ liệu trong hệ thống số quốc gia.
Về yêu cầu trường thông tin
Nghị định mới bổ sung một số trường dữ liệu bắt buộc liên quan đến mô tả hàng hóa – dịch vụ, đơn vị tính và nhóm ngành kinh doanh để hạn chế việc lập hóa đơn không rõ nội dung. Một số trường không còn cần thiết theo Nghị định 123 trước đây đã được cắt giảm, giúp hóa đơn gọn hơn và giảm lỗi khai báo. Các thông tin của người mua, đặc biệt đối với doanh nghiệp hoặc đơn vị hành chính sự nghiệp, được yêu cầu ghi rõ mã số thuế và địa chỉ đầy đủ để đảm bảo đối chiếu chính xác trên hệ thống.
Về định dạng dữ liệu
Nghị định 70 quy định rõ bộ tiêu chuẩn kỹ thuật mới áp dụng thống nhất trên toàn quốc, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp và đồng bộ hệ thống. Ngoài ra, hóa đơn điện tử theo chuẩn mới bắt buộc phải tích hợp mã định danh (ID) duy nhất cho từng hóa đơn và mã QR code theo định dạng mới, giúp việc tra cứu – xác thực trở nên nhanh chóng hơn, hỗ trợ hiệu quả cho cơ quan thuế trong công tác kiểm tra.
Đối với hóa đơn sai sót
Quy trình xử lý được điều chỉnh theo hướng rõ ràng và linh hoạt hơn. Một số trường hợp sai sót đơn giản (như sai mô tả hàng hóa, sai ký hiệu hóa đơn…) được phép điều chỉnh trực tiếp mà không cần hủy hóa đơn. Các lỗi liên quan đến thông tin định danh người mua/bán hoặc giá trị thanh toán vẫn phải lập hóa đơn thay thế để tránh gian lận. Quy trình xử lý được số hóa tối đa, giúp doanh nghiệp thao tác nhanh hơn và giảm thiểu tình trạng trả lại hóa đơn nhiều lần như trước.
3. Thay đổi cốt lõi 3: Thời điểm lập và gửi hóa đơn
Nghị định 70/2025/NĐ-CP tiếp tục siết chặt nhưng đồng thời chuẩn hóa thời điểm lập và gửi hóa đơn nhằm hạn chế tình trạng lập chậm, lập sai hoặc phát sinh chênh lệch giữa dữ liệu bán hàng và hóa đơn. So với quy định trước đây, nghị định mới làm rõ hơn quy tắc theo từng loại hình kinh doanh:
- Đối với bán hàng hóa, hóa đơn phải được lập ngay tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, tương tự quy định cũ nhưng bổ sung yêu cầu đồng bộ dữ liệu ngay sau khi hoàn tất giao dịch.
- Đối với cung ứng dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là khi dịch vụ được hoàn thành, hoặc khi bên cung ứng thu tiền trước — tùy điều kiện nào đến trước, đồng thời phải ghi rõ kỳ thực hiện dịch vụ.
- Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là lúc nghiệm thu khối lượng hoàn thành theo từng giai đoạn hoặc theo hợp đồng. Nghị định 70 quy định chi tiết hơn về các trường hợp nghiệm thu từng phần để đảm bảo phù hợp với tiến độ dự án.
- Đối với ngành điện, nước, viễn thông, thời điểm lập hóa đơn gắn với chu kỳ chốt số và cung cấp dịch vụ, quy định rõ hơn về hóa đơn dự kiến, hóa đơn điều chỉnh khi có sai khác dữ liệu đo đếm.
Về thời hạn gửi dữ liệu đến cơ quan thuế, nghị định mới cũng phân biệt rõ giữa hai loại hóa đơn:
- Hóa đơn điện tử có mã: Phải gửi lên cơ quan thuế để cấp mã ngay tại thời điểm lập. Dữ liệu được truyền tức thời, không được chậm sang ngày tiếp theo, trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định.
- Hóa đơn điện tử không có mã: Doanh nghiệp phải truyền dữ liệu định kỳ theo ngày hoặc theo thời gian thực, tùy vào mức độ rủi ro thuế đã được phân loại. Một số nhóm doanh nghiệp được yêu cầu rút ngắn chu kỳ truyền dữ liệu để tăng tính minh bạch.
Về hóa đơn theo từng lần phát sinh, Nghị định 70 bổ sung quy định bắt buộc đối với các trường hợp kinh doanh theo đợt, theo vé, theo giao dịch đơn lẻ hoặc bán trực tiếp cho người tiêu dùng. Điều này giúp các đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ hoặc bán theo phiên thị trường phải thực hiện lập hóa đơn đúng thời điểm thay vì dồn vào cuối ngày như trước.
4. Thay đổi cốt lõi 4: Cơ chế hóa đơn khởi tạo từ máy POS
Nghị định 70/2025/NĐ-CP tiếp tục thúc đẩy mạnh mẽ việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (HĐĐT POS) – một trong những công cụ hỗ trợ minh bạch doanh thu hiệu quả nhất trong lĩnh vực bán lẻ và dịch vụ. So với các quy định trước đây, nghị định mới thể hiện rõ định hướng mở rộng phạm vi áp dụng POS kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, đặc biệt đối với doanh nghiệp kinh doanh nhà hàng, siêu thị mini, cửa hàng tiện lợi, cà phê và các mô hình thương mại – dịch vụ có doanh thu phát sinh liên tục.
Nghị định 70 khuyến khích mạnh hơn việc triển khai hóa đơn POS bằng cách đơn giản hóa quy trình khởi tạo hóa đơn, rút ngắn thời gian truyền dữ liệu và bổ sung chính sách hỗ trợ đối với doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh chuyển đổi từ hình thức hóa đơn truyền thống sang POS kết nối. Đối với các ngành bán lẻ và dịch vụ ăn uống, hóa đơn POS mang lại nhiều lợi ích rõ rệt:
- Xuất hóa đơn tức thời ngay khi thanh toán, giảm ùn tắc tại quầy.
- Dữ liệu bán hàng – doanh thu được cập nhật theo thời gian thực, giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi hoạt động kinh doanh.
- Hạn chế tối đa sai sót thủ công, đồng thời giúp cơ quan thuế kiểm soát, phân loại rủi ro chính xác hơn.
- Tạo trải nghiệm chuyên nghiệp cho khách hàng khi nhận hóa đơn nhanh, rõ ràng.
Về yêu cầu kỹ thuật, nghị định mới quy định chi tiết hơn về chuẩn kết nối của máy tính tiền với hệ thống cơ quan thuế. Cụ thể:
- Máy POS phải kết nối online, tự động truyền dữ liệu hóa đơn ngay khi phát sinh giao dịch.
- Hệ thống phải đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu, không cho phép can thiệp hoặc chỉnh sửa sau khi hóa đơn đã khởi tạo.
- Dữ liệu phải được chuẩn hóa theo định dạng thống nhất để đảm bảo tính tương thích và đồng bộ với hệ thống thuế quốc gia.
- Nhà cung cấp máy POS phải đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật do Tổng cục Thuế quy định.
5. Thay đổi cốt lõi 5: Quy định về xử phạt và thanh tra
Nghị định 70/2025/NĐ-CP đặt ra khung xử phạt chặt chẽ hơn nhằm đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng quy trình lập, gửi và lưu trữ hóa đơn điện tử. So với quy định trước, mức phạt với các hành vi vi phạm phổ biến – như lập hóa đơn sai thời điểm, sai nội dung, không truyền dữ liệu đúng hạn hoặc không lưu trữ đầy đủ – đều có xu hướng tăng mức chế tài, đặc biệt với các lỗi cố ý hoặc tái phạm. Một số hành vi trước đây chỉ bị nhắc nhở hoặc xử phạt nhẹ nay đã được chuyển sang mức phạt nặng hơn để nâng cao tính răn đe.
Về công tác thanh tra – kiểm tra, xu hướng mới sau khi Nghị định 70 có hiệu lực là tập trung vào tính đồng bộ và chính xác của dữ liệu hóa đơn. Cơ quan thuế sẽ tăng cường phân tích rủi ro thông qua hệ thống dữ liệu lớn (big data), từ đó rà soát các dấu hiệu bất thường như: chênh lệch giữa doanh thu báo cáo và dữ liệu hóa đơn, tần suất điều chỉnh hóa đơn cao bất thường, lập hóa đơn vào thời điểm muộn, hay sai lệch giữa dữ liệu POS và hóa đơn điện tử. Thanh tra tại chỗ có thể giảm về tần suất nhưng tăng độ chính xác nhờ phân tích dữ liệu theo thời gian thực.
Khuyến nghị cho doanh nghiệp
Để đáp ứng các yêu cầu mới và tránh rủi ro xử phạt, doanh nghiệp cần lưu ý một số khuyến nghị quan trọng:
- Kiểm tra và nâng cấp phần mềm hóa đơn điện tử, đảm bảo đáp ứng đầy đủ các chuẩn định dạng, trường thông tin và cơ chế kết nối theo quy định mới.
- Đào tạo lại nhân sự kế toán và bán hàng để hiểu rõ thời điểm lập hóa đơn, quy trình xử lý sai sót và các yêu cầu truyền dữ liệu.
- Thường xuyên làm việc với nhà cung cấp HĐĐT, rà soát tính tương thích của hệ thống và cập nhật kịp thời khi có thay đổi kỹ thuật từ cơ quan thuế.
Việc chủ động chuẩn bị sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ luật mà còn tối ưu hóa quy trình quản trị, giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả vận hành trong bối cảnh hóa đơn điện tử ngày càng trở thành nền tảng quản lý bắt buộc.
Nghị định 70/2025/NĐ-CP đánh dấu bước tiến quan trọng trong chuẩn hóa quản lý hóa đơn điện tử, đòi hỏi doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải chủ động thích ứng. Việc nắm rõ các thay đổi mới không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu quy trình vận hành.
Trong bối cảnh đó, Tendoo trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực với khả năng quản lý bán hàng, hóa đơn và thuế trên một nền tảng duy nhất. Tendoo là nền tảng quản lý bán hàng – kế toán – thuế toàn diện do Viettel Telecom phát triển, giúp hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ vận hành dễ dàng trong thời đại số.
Phần mềm có giao diện đơn giản, tích hợp đầy đủ các chức năng như quản lý bán hàng, xuất hóa đơn điện tử, chữ ký số, sổ sách kế toán và kê khai thuế trên một ứng dụng duy nhất. theo đúng chuẩn Thông tư 88/2021/TT-BTC. Bên cạnh đó, công nghệ AI tích hợp hoạt động như “trợ lý thuế” hỗ trợ tư vấn 24/7, giúp người dùng kê khai đúng quy định. Dữ liệu được đồng bộ theo thời gian thực, giúp chủ kinh doanh dễ dàng kiểm soát doanh thu, lợi nhuận và tồn kho. Với giải pháp toàn diện này, doanh nghiệp có thể yên tâm đáp ứng đầy đủ quy định và tập trung phát triển hoạt động kinh doanh bền vững.
Bài viết khác
