Bạn đang muốn kinh doanh thời trang nhưng vẫn băn khoăn mở shop quần áo cần những gì để bắt đầu đúng hướng và tránh rủi ro? Từ thủ tục pháp lý, vốn, nguồn hàng cho đến cách vận hành và marketing, mỗi yếu tố đều ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của cửa hàng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ từng bước chuẩn bị, những kinh nghiệm thiết thực và các giải pháp quản lý hiệu quả để tự tin mở shop thời trang ngay cả khi bạn là người mới.

1. Mở shop quần áo có cần đăng ký kinh doanh không?

Trên thực tế, nếu bạn mở một shop quần áo có mặt bằng rõ ràng, kinh doanh ổn định và tạo ra doanh thu thường xuyên thì việc đăng ký hộ kinh doanh cá thể là bắt buộc. Đây là mô hình phù hợp nhất cho các cửa hàng quần áo nhỏ – vừa, hoặc shop do cá nhân hoặc hộ gia đình tự quản lý. Ưu điểm của hình thức này là thủ tục đơn giản, chế độ thuế khoán, không yêu cầu bộ máy kế toán phức tạp và phù hợp cho những ai mới bắt đầu trong lĩnh vực bán lẻ thời trang.

Tuy nhiên, nếu bạn có dự định xây dựng thương hiệu thời trang lớn mạnh, muốn mở nhiều chi nhánh, mở rộng quy mô nhân sự hoặc có nhu cầu xuất hóa đơn VAT cho khách sỉ, đại lý, thì thành lập doanh nghiệp lại là lựa chọn phù hợp hơn. Các loại hình doanh nghiệp như công ty TNHH hoặc công ty cổ phần mang lại tư cách pháp nhân, sự chuyên nghiệp và khả năng mở rộng trong tương lai, dù thủ tục quản lý và nghĩa vụ thuế phức tạp hơn so với hộ kinh doanh cá thể.

Trong trường hợp bạn chỉ bán quần áo online nhỏ lẻ, bán theo kiểu “tự phát”, không có địa điểm kinh doanh cố định và doanh thu không ổn định, thì bạn không bắt buộc phải đăng ký kinh doanh. Đây là lý do vì sao nhiều người bán hàng qua mạng xã hội, livestream hoặc bán theo nhu cầu thường không cần giấy phép. Tuy nhiên, nếu bạn phát triển shop online theo hướng chuyên nghiệp hơn - có kho hàng, có nhân viên xử lý đơn, lượng đơn lớn mỗi ngày hoặc sở hữu website riêng - thì việc đăng ký kinh doanh là cần thiết để tránh rủi ro về pháp lý sau này. Ngoài ra, nếu bạn có website bán hàng, bạn còn phải thực hiện đăng ký với Bộ Công Thương theo quy định.

Đối với những ai muốn mở hộ kinh doanh cá thể, thủ tục khá đơn giản với hồ sơ gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh
• Bản sao CCCD của người đứng tên
• Hợp đồng thuê mặt bằng (nếu có)
• Biên bản họp hộ gia đình trong trường hợp nhiều thành viên cùng góp vốn

Sau đó, bạn nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp quận/huyện và thường chỉ cần chờ 3–5 ngày làm việc để được cấp phép. Sau khi có giấy chứng nhận, bạn sẽ thực hiện nghĩa vụ thuế gồm thuế môn bài và thuế khoán do cơ quan thuế địa phương ấn định dựa trên quy mô cửa hàng.

2. Mở shop quần áo cần những giấy tờ gì?

Để mở shop quần áo, bạn cần làm thủ tục đăng ký kinh doanh và một số giấy tờ khác như đăng ký biển hiệu, hợp đồng thuê mặt bằng và chứng nhận phòng cháy chữa cháy: 

2.1. Thủ tục đăng ký kinh doanh quần áo

Tùy vào mô hình kinh doanh quần áo, bạn sẽ có các cách làm thủ tục đăng ký kinh doanh khác nhau: 

2.1.1. Mô hình hộ kinh doanh

Khi quyết định mở một shop quần áo hoạt động hợp pháp, bạn cần chuẩn bị một số giấy tờ quan trọng để hoàn thiện thủ tục đăng ký kinh doanh. Dù mô hình bạn lựa chọn là hộ kinh doanh hay doanh nghiệp, các loại giấy tờ và quy trình đều có mục đích đảm bảo cửa hàng được pháp luật công nhận, tránh các rủi ro liên quan đến xử phạt hành chính trong quá trình hoạt động.

Đối với hầu hết các cửa hàng quần áo quy mô nhỏ – vừa, hộ kinh doanh cá thể là mô hình thông dụng nhất bởi tính linh hoạt và dễ dàng khi đăng ký. Khi đăng ký hộ kinh doanh, bạn cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu)
• Bản sao căn cước công dân của chủ hộ kinh doanh
• Bản sao hợp đồng thuê mặt bằng nếu cửa hàng không đứng tên trên sổ hồng
• Biên bản họp hộ gia đình trong trường hợp nhiều thành viên cùng góp vốn và cử một người đại diện.

Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, bạn tiến hành nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp quận/huyện nơi đặt cửa hàng với quy trình diễn ra khá đơn giản

• Bước 1: Nộp hồ sơ giấy hoặc nộp trực tuyến (tùy địa phương hỗ trợ)
• Bước 2: Chờ cơ quan chuyên môn kiểm tra thông tin, bổ sung các giấy tờ cần thiết nếu có yêu cầu
• Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. 

Thông thường, thời gian xử lý kéo dài từ 3–5 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ được chấp nhận. Sau khi được cấp giấy phép, bạn cần tiếp tục thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế ban đầu và đóng thuế môn bài theo năm để cửa hàng chính thức đi vào hoạt động.

2.1.2. Mô hình doanh nghiệp

Khi lựa chọn mở shop quần áo theo mô hình doanh nghiệp, bạn sẽ cần chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký thành lập công ty theo đúng quy định của pháp luật. Mô hình doanh nghiệp phù hợp với những shop có quy mô lớn hơn, định hướng xây dựng thương hiệu lâu dài hoặc muốn xuất hoá đơn VAT cho đối tác, đại lý. Vì vậy, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đòi hỏi nhiều giấy tờ hơn so với hộ kinh doanh nhưng lại mang đến tư cách pháp nhân và khả năng mở rộng linh hoạt trong tương lai. Bộ hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp kinh doanh thời trang bao gồm: 

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu
• Điều lệ công ty đối với các loại hình như công ty TNHH hoặc công ty cổ phần;
• Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập;
• Bản sao căn cước công dân hoặc hộ chiếu của các thành viên góp vốn; và văn bản ủy quyền nếu bạn thuê dịch vụ làm hồ sơ thay. 

Sau khi hoàn tất hồ sơ, bạn nộp trực tiếp hoặc nộp online tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Quy trình xử lý thường bao gồm các bước: tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ, yêu cầu sửa đổi bổ sung (nếu cần) và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sau khoảng 3–7 ngày làm việc. Sau khi được cấp phép, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục tiếp theo như khắc dấu, thông báo mẫu dấu, kê khai thuế ban đầu và mở tài khoản ngân hàng để chính thức đưa cửa hàng thời trang vào hoạt động.

2.2. Các giấy tờ khác có thể cần

Ngoài giấy phép kinh doanh, khi mở shop quần áo bạn còn có thể cần chuẩn bị thêm một số giấy tờ khác tùy vào quy mô và vị trí cửa hàng như:

• Đăng ký biển hiệu cửa hàng: Giúp bạn tránh được các vấn đề liên quan đến kiểm tra trật tự đô thị, nhất là ở các tuyến đường lớn hoặc khu vực trung tâm. Một biển hiệu hợp lệ không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn góp phần thể hiện sự chuyên nghiệp và thu hút khách hàng.
• Hợp đồng thuê mặt bằng: Đây là căn cứ pháp lý giúp bạn đảm bảo quyền lợi khi sử dụng mặt bằng kinh doanh, đồng thời là một phần của hồ sơ khi đăng ký giấy phép kinh doanh. Hợp đồng nên được lập rõ ràng về thời hạn thuê, mức giá, điều khoản sửa chữa – cải tạo, trách nhiệm đôi bên và các khoản chi phí phát sinh.
• Xin chứng nhận phòng cháy chữa cháy (PCCC): Đối với các tuyến phố chính, trung tâm thương mại hoặc khu vực có quy định nghiêm ngặt, shop thời trang thường cần đáp ứng các tiêu chuẩn như trang bị bình chữa cháy, lối thoát hiểm và biển hướng dẫn an toàn.

3. Mở shop quần áo cần bao nhiêu vốn?

Mức vốn phụ thuộc vào mô hình: online, shop nhỏ, shop thời trang trung cấp – cao cấp. Các khoản chi chính gồm:

• Thuê mặt bằng: Tùy vị trí, diện tích và lưu lượng khách. Mặt bằng trung tâm sẽ tốn chi phí cao nhưng mang lại khả năng tiếp cận khách tốt hơn.
• Thiết kế – trang trí cửa hàng: Bao gồm sơn sửa, ánh sáng, gương, backdrop chụp hình, decor phong cách thời trang phù hợp với định vị thương hiệu.
• Kệ – giá – móc treo: Phụ thuộc vào quy mô trưng bày sản phẩm. Shop nhỏ chỉ cần vài bộ giá treo, shop lớn cần dàn kệ đồng bộ và chất liệu bền.
• Nhập hàng: Chi phí lớn nhất khi bắt đầu. Số lượng nhập phụ thuộc vào phong cách thời trang (nữ – nam – trẻ em – cao cấp – thiết kế…).
• Nhân sự: Bao gồm lương nhân viên bán hàng, ca làm, bảo vệ (nếu cần) hoặc chi phí thuê người livestream.
• Marketing: Chi cho chạy ads (Facebook/Instagram/TikTok), KOL/KOC, thiết kế biển hiệu, tờ rơi, chụp hình lookbook, video giới thiệu sản phẩm.
• Phần mềm quản lý bán hàng: Giúp quản lý kho, hóa đơn, thu – chi, đơn online; mức phí từ cơ bản đến nâng cao.
• Chi phí dự phòng 1–3 tháng đầu: Dành cho các khoản phát sinh như thuê mặt bằng, hàng tồn, marketing tăng cường hoặc điều chỉnh setup.

Bảng minh họa chi phí theo danh mục (ước tính)

4. 10+ Kinh nghiệm khi mở shop quần áo

Dưới đây là tổng hợp các kinh nghiệm khi mở shop quần áo mà bạn nên biết:

4.1. Chuẩn bị trước khi mở

Trước khi chính thức bắt tay vào mở shop quần áo, giai đoạn chuẩn bị đóng vai trò cực kỳ quan trọng vì nó quyết định sự phù hợp của mô hình kinh doanh và giảm rủi ro ngay từ ngày đầu tiên. Dưới đây là những yếu tố bạn cần xem xét kỹ lưỡng để xây dựng nền tảng kinh doanh vững chắc.

• Nghiên cứu thị trường, phân khúc khách hàng:  Xác định rõ bạn muốn bán cho đối tượng nào: giới trẻ thích thời trang nhanh, dân văn phòng chuộng phong cách thanh lịch, hay phụ huynh mua đồ cho trẻ em. Mỗi phân khúc sẽ quyết định nguồn hàng, giá bán và phong cách trưng bày.
• Chọn mô hình phù hợp: Có thể bắt đầu từ kinh doanh online, mở shop mini, shop thời trang thiết kế hoặc thậm chí mô hình pop-up store. Mỗi mô hình cần mức vốn khác nhau và phù hợp với mục tiêu kinh doanh ở từng giai đoạn.
• Xác định phong cách thời trang và định vị thương hiệu: Phong cách là yếu tố tạo dấu ấn riêng cho shop: vintage, basic, năng động, sang trọng hay thời trang thiết kế. Một định vị rõ ràng giúp bạn dễ dàng chọn hàng, set up cửa hàng và xây dựng hình ảnh thương hiệu.
• Chọn mặt bằng tại khu vực đông dân cư: Nếu mở shop offline, ưu tiên vị trí gần trường học, khu văn phòng, khu mua sắm hoặc tuyến đường đông người qua lại. Đây là yếu tố trực tiếp ảnh hưởng đến số lượng khách hàng tiềm năng hàng ngày.
• Trang trí cửa hàng theo concept thống nhất: Cửa hàng nên có concept phù hợp với phong cách thời trang bạn bán: màu sắc, ánh sáng, gương trang trí, khu thử đồ và backdrop chụp ảnh. Một không gian đẹp sẽ thu hút khách hàng check-in và tạo hiệu ứng lan truyền tự nhiên.
• Tìm nguồn hàng uy tín: Lựa chọn nguồn hàng phụ thuộc vào phong cách và phân khúc giá của shop: hàng Quảng Châu giá rẻ, hàng thiết kế nội địa, hàng Việt Nam xuất khẩu (VNXK) hoặc hàng local brand. Hãy ưu tiên nhà cung cấp ổn định và có chính sách đổi trả.
• Xây dựng kế hoạch marketing ngay từ đầu: Xác định kênh bán hàng và quảng bá phù hợp: TikTok Shop để chốt đơn nhanh, Facebook Ads để tăng nhận diện, livestream để lên đơn đều mỗi ngày hoặc kết hợp KOL/KOC để tạo uy tín. Kế hoạch marketing bài bản giúp shop thu hút khách ngay khi khai trương.

4.2. Quản lý – vận hành shop hiệu quả

Sau khi shop đi vào hoạt động, việc vận hành hiệu quả là yếu tố quyết định khả năng giữ chân khách hàng và đảm bảo lợi nhuận ổn định. Chủ shop cần tập trung vào các công việc quản lý cốt lõi dưới đây để hoạt động kinh doanh luôn trơn tru.

• Quản lý tồn kho quần áo theo size – màu – mẫu: Sản phẩm thời trang thay đổi liên tục theo mùa và xu hướng, do đó việc quản lý tồn kho chi tiết giúp tránh thiếu hàng bán chạy hoặc tồn đọng hàng khó bán. Áp dụng phần mềm quản lý để theo dõi số lượng chính xác từng size, từng mẫu.
• Chụp ảnh sản phẩm chuyên nghiệp: Dù bán online hay offline, hình ảnh đẹp luôn giúp sản phẩm nổi bật và dễ bán hơn. Đầu tư vào chụp lookbook, ảnh mẫu hoặc ảnh flatlay giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi, tăng niềm tin của khách và tạo đồng bộ hình ảnh thương hiệu.
• Xây dựng combo sản phẩm, chính sách giảm giá: Kết hợp các sản phẩm liên quan thành combo (ví dụ: áo + quần + phụ kiện) giúp tăng giá trị giỏ hàng. Ngoài ra, các chương trình giảm giá theo dịp, tích điểm hoặc ưu đãi thành viên đều giúp shop giữ chân khách tốt hơn.
• Quản trị nhân sự bán hàng: Nhân viên là "bộ mặt" của shop. Bạn cần đào tạo kỹ năng tư vấn, chăm sóc khách, lên đơn và xử lý tình huống. Hệ thống lương thưởng rõ ràng sẽ giúp nhân viên năng động và gắn bó hơn.
• Quản lý doanh thu – chi phí – công nợ khách sỉ: Ghi chép đầy đủ doanh thu mỗi ngày, các khoản nhập hàng, chi phí vận hành và công nợ (nếu có bán sỉ). Quản trị tài chính minh bạch giúp bạn biết rõ hiệu quả kinh doanh và điều chỉnh kịp thời.
• Tối ưu vận hành online: quản lý đơn hàng – đổi trả – vận chuyển: Đối với bán online, cần quy trình xử lý đơn nhanh, rõ ràng về chính sách đổi trả và hợp tác với các đơn vị vận chuyển uy tín. Tốc độ giao hàng và dịch vụ sau bán hàng quyết định sự hài lòng của khách online.

Để vận hành shop thời trang hiệu quả, ổn định và hạn chế sai sót, bạn có thể sử dụng Tendoo – nền tảng quản lý bán hàng được nhiều cửa hàng thời trang tin dùng. Tendoo giúp chủ shop tối ưu từ khâu trưng bày, bán hàng đến quản trị tồn kho và chăm sóc khách hàng.

Tendoo hỗ trợ shop thời trang:

• Quản lý tồn kho theo size – màu – phân loại sản phẩm: Theo dõi lượng hàng cụ thể từng size, từng mẫu để tránh thiếu hàng hot hoặc tồn kho lâu.
• Bán hàng tại cửa hàng + online với dữ liệu đồng bộ: Tất cả đơn hàng từ cửa hàng, website, TikTok Shop… đều được cập nhật về một nơi, quản lý nhanh và chính xác.
• Tạo hoá đơn nhanh – tránh nhầm lẫn: Nhân viên bán hàng thao tác dễ dàng, hạn chế sai sót khi lên đơn hoặc thu tiền.
• Báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo thời gian thực: Giúp chủ shop nắm tình hình kinh doanh mọi lúc, đưa ra quyết định nhanh chóng.
• Quản lý công nợ khách sỉ và chương trình khách hàng thân thiết: Hỗ trợ mở rộng bán sỉ, chăm sóc khách hàng cũ và tăng tỷ lệ quay lại mua.

Hy vọng những thông tin trong bài viết đã giúp bạn giải đáp rõ ràng câu hỏi mở shop quần áo cần những gì và hình dung đầy đủ các bước cần chuẩn bị trước khi kinh doanh. Từ giấy phép, vốn, nguồn hàng cho đến khâu vận hành – tất cả đều cần được lên kế hoạch cẩn thận để cửa hàng hoạt động trơn tru và sinh lời bền vững. Nếu bạn muốn tối ưu quản lý ngay từ đầu, đừng quên lựa chọn các công cụ hỗ trợ như Tendoo để đơn giản hóa quy trình và phát triển shop thời trang hiệu quả hơn.