[Giải đáp chi tiết] Mở quán cafe cần những gì? 12+ kinh nghiệm mở quán cafe hộ kinh doanh cần lưu ý

Mở quán cà phê đang là lựa chọn khởi nghiệp phổ biến với nhiều bạn trẻ. Tuy nhiên, bên cạnh việc chuẩn bị vốn, mặt bằng và mô hình kinh doanh, giấy phép kinh doanh là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà nhiều chủ quán còn chưa nắm rõ. Vậy mở quán cafe có cần đăng ký kinh doanh không? Nên đăng ký hộ kinh doanh hay doanh nghiệp? Thủ tục thực hiện gồm những gì? Cùng Viettel Tendoo khám phá chi tiết trong bài viết này.

1. Mở quán cafe có cần đăng ký kinh doanh không?

Câu trả lời là có. Quán cà phê là mô hình dịch vụ ăn uống, có địa điểm kinh doanh cố định, bảng hiệu cụ thể và hoạt động thương mại thường xuyên. Do đó, cá nhân, hộ kinh doanh hay doanh nghiệp mở quán cafe cần bắt buộc đăng ký giấy phép kinh doanh theo đúng quy định pháp luật.

Nếu không đăng ký, quán có thể bị xử phạt từ 3 - 20 triệu đồng tùy mức độ, đồng thời không thể:

• Xuất hóa đơn điện tử cho khách
• Đăng ký chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm
• Hợp đồng nhân sự - nhà cung cấp
• Đăng ký chữ ký số và kê khai thuế

Việc có giấy phép kinh doanh cũng giúp chủ quán minh bạch doanh thu, thuận tiện cho việc quản lý thuế sau này (đặc biệt từ 01/01/2026, hộ kinh doanh bắt buộc phải có hóa đơn điện tử và chữ ký số).

Khi nào cần đăng ký hộ kinh doanh? Khi nào cần đăng ký doanh nghiệp?

Việc lựa chọn hình thức đăng ký phụ thuộc vào mục tiêu kinh doanh và quy mô hoạt động của quán cafe. Quán cafe nên đăng ký hộ kinh doanh nếu:

• Quán thuộc mô hình nhỏ, vừa
• Ít nhân viên, không cần bộ máy phức tạp
• Không có kế hoạch mở chuỗi hoặc nhiều chi nhánh
• Muốn thủ tục đơn giản, dễ quản lý, chi phí thấp

Mô hình hộ kinh doanh phù hợp với phần lớn quán cafe mở theo mô hình gia đình hoặc cá nhân tự quản lý. Tuy nhiên, nên thành lập doanh nghiệp nếu:

• Bạn có kế hoạch mở rộng thành chuỗi nhiều quán
• Cần xây dựng bộ máy lớn với nhiều nhân viên
• Muốn tách bạch tài chính cá nhân và tài chính kinh doanh
• Cần hợp tác đối tác, đầu tư hoặc xuất hóa đơn VAT

Trong trường hợp này, thành lập doanh nghiệp (Công ty TNHH hoặc Công ty cổ phần) sẽ linh hoạt và dễ mở rộng hơn.

2. Mở quán cafe cần những giấy tờ gì?

Khi bắt đầu kinh doanh quán cafe, chủ kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ pháp lý theo quy định. Về cơ bản, bạn cần thực hiện ba nhóm thủ tục chính: đăng ký kinh doanh, xin chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (VSATTP) và hoàn thiện các chứng từ cần thiết theo từng mô hình hoạt động.

2.1. Thủ tục đăng ký kinh doanh quán cafe

Việc đăng ký kinh doanh sẽ khác nhau tùy theo mô hình bạn lựa chọn: Hộ kinh doanh hoặc Doanh nghiệp. Việc lựa chọn mô hình phụ thuộc vào quy mô hoạt động, nhu cầu thuê nhân công, kế hoạch mở rộng trong tương lai.

2.1.1. Mô hình hộ kinh doanh

Giấy tờ/hồ sơ cần chuẩn bị

Khi đăng ký hộ kinh doanh quán cafe, bạn cần chuẩn bị:

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh theo mẫu.
• Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của chủ hộ kinh doanh.
• Hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm.
• Biên bản họp nhóm hộ kinh doanh (nếu hộ có nhiều thành viên cùng đứng tên).
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế (nếu địa phương yêu cầu bổ sung).
• Giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm

Thủ tục - quy trình đăng ký hộ kinh doanh: Quy trình đăng ký hộ kinh doanh quán cafe gồm 3 bước:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu. Kiểm tra lại thông tin người đăng ký, địa điểm kinh doanh, ngành nghề (dịch vụ đồ uống, dịch vụ ăn uống…).

Bước 2: Nộp hồ sơ

• Nộp trực tiếp tại UBND cấp xã/phường - Phòng Tài chính - Kế hoạch nơi đặt địa điểm kinh doanh.
• Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

Trong vòng 3 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ được cấp Giấy đăng ký hộ kinh doanh và mã số thuế.

2.1.2. Mô hình doanh nghiệp

Mô hình doanh nghiệp phù hợp với các quán cafe có quy mô lớn, nhiều chi nhánh, hoặc kế hoạch mở chuỗi.

Giấy tờ/hồ sơ cần chuẩn bị: Để thành lập doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ đồ uống, bạn cần:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu.
• Điều lệ doanh nghiệp (tùy theo loại hình: TNHH, cổ phần…).
• Danh sách thành viên/cổ đông (nếu có).
• Bản sao CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật và các thành viên góp vốn (cổ đông).
• Giấy tờ chứng minh địa chỉ trụ sở chính.
• Xin giấy chứng nhận VSATTP
• Văn bản uỷ quyền (nếu ủy quyền nộp hồ sơ).

Thủ tục - các bước đăng ký doanh nghiệp: Quy trình thành lập doanh nghiệp mở quán cafe bao gồm:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Xác định loại hình doanh nghiệp phù hợp (ví dụ: Công ty TNHH 1 thành viên, Công ty TNHH 2 thành viên trở lên…).

Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc trực tuyến

• Nộp trực tuyến trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia hoặc nộp trực tiếp tại Sở Tài chính.
• Thanh toán lệ phí theo quy định.

Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Trong vòng 3 - 6 ngày làm việc, nếu hồ sơ đạt yêu cầu, bạn sẽ được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Khắc dấu - Đăng ký thuế - Hoàn thiện hồ sơ

Doanh nghiệp cần khắc dấu, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, nộp tờ khai thuế ban đầu và treo biển hiệu theo quy định.

2.2. Thủ tục chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm

Giấy chứng nhận VSATTP là yêu cầu bắt buộc với mọi cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống, bao gồm quán cafe phục vụ đồ ăn nhẹ hoặc đồ uống pha chế.

Giấy tờ/hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ xin chứng nhận VSATTP cho quán cafe bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận VSATTP.
• Bản sao Giấy đăng ký hộ kinh doanh hoặc Giấy đăng ký doanh nghiệp.
• Bản mô tả cơ sở vật chất, trang thiết bị, dụng cụ chế biến đảm bảo tiêu chuẩn.
• Giấy khám sức khỏe của chủ quán và nhân viên trực tiếp chế biến.
• Giấy chứng nhận tập huấn kiến thức an toàn vệ sinh thực phẩm.
• Sơ đồ mặt bằng quán, khu vực chế biến - phục vụ.

Thủ tục xin giấy chứng nhận VSATTP

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hoàn thiện đầy đủ các giấy tờ nêu trên. Đảm bảo cơ sở đáp ứng điều kiện vệ sinh (khu pha chế riêng, nguồn nước sạch, quy trình bảo quản rõ ràng).

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Tùy loại hình kinh doanh dịch vụ ăn uống, hồ sơ được nộp tại:

• Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm
• Hoặc Phòng Y tế xã/phường (tùy phân cấp).

Bước 3: Thẩm định - Kiểm tra thực tế tại quán

Cơ quan chức năng sẽ đến khảo sát vệ sinh, thiết bị, quy trình chế biến thực phẩm.

Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận VSATTP

Nếu đạt yêu cầu, quán cafe sẽ được cấp giấy chứng nhận trong vòng 15 ngày làm việc.

3. Mở quán cafe cần bao nhiêu vốn?

Chi phí mở quán cafe phụ thuộc vào quy mô và loại hình kinh doanh. Với mỗi loại hình, chi phí sẽ khác nhau, bao gồm thuê mặt bằng, trang thiết bị, nguyên vật liệu, nhân sự và các chi phí pháp lý, marketing. Dưới đây là phân tích chi phí chi tiết giúp chủ quán cân đối vốn trước khi bắt đầu.

1 - Với mỗi loại hình chi phí mở khác nhau, cụ thể:

• Hộ kinh doanh nhỏ lẻ: Thường mở quán cafe diện tích nhỏ, 1 - 2 nhân viên, trang thiết bị đơn giản, menu cơ bản. Chi phí thấp, thủ tục đăng ký đơn giản.
• Doanh nghiệp/Quán lớn: Quán diện tích rộng, 5 - 10 nhân viên, trang thiết bị hiện đại, đầu tư nội thất, marketing, có kế hoạch mở chuỗi. Chi phí lớn hơn đáng kể.

2 - Một số chi phí cần chuẩn bị

  3 - Cân đối vốn: 30 triệu - 100 triệu mở được quán như thế nào?

Trước khi mở quán cafe, việc cân đối vốn với quy mô quán và nhân sự là cực kỳ quan trọng. Dưới đây là gợi ý thực tế dựa trên số vốn phổ biến:

Nhìn chung, với vốn nhỏ dưới 200 triệu đồng, bạn chỉ nên tập trung mở quán nhỏ hoặc xe lưu động, duy trì 1-2 nhân viên. Nếu muốn mở chuỗi quán hoặc quán quy mô lớn, cần chuẩn bị ít nhất 1 tỷ đồng và đội ngũ từ 5-10 nhân sự. Lưu ý khi cân đối vốn:

• Ưu tiên chi phí pháp lý và giấy phép, tránh tiết kiệm quá mức làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.
• Điều chỉnh chi phí trang trí và thiết bị theo ngân sách thực tế.
• Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng như Viettel Tendoo giúp:
  • Theo dõi doanh thu - chi phí - lợi nhuận
  • Quản lý tồn kho nguyên vật liệu
  • Xuất hóa đơn điện tử và kê khai thuế tự động

4. 12+ Kinh nghiệm khi mở quán cafe

Mở quán cafe thành công không chỉ dựa vào vốn mà còn phụ thuộc vào kế hoạch, quản lý và vận hành hiệu quả. Dưới đây là những kinh nghiệm quan trọng giúp chủ quán mới giảm thiểu rủi ro và tối ưu lợi nhuận.

1 - Nghiên cứu kỹ thị trường trước khi vận hành

Trước khi mở quán, chủ quán nên dành thời gian nghiên cứu thị trường để:

• Lên ý tưởng kinh doanh: Xác định phong cách quán: cà phê take-away, cafe sân vườn, quán nhỏ cozy, quán pha chế đặc sản… Ý tưởng rõ ràng giúp định hướng menu, không gian và khách hàng mục tiêu.
• Lựa chọn mô hình quán cafe: Quyết định mô hình hộ kinh doanh nhỏ hay doanh nghiệp/chuỗi quán sẽ ảnh hưởng đến chi phí, thủ tục pháp lý và khả năng mở rộng sau này.
• Thiết lập mục tiêu, định hướng kinh doanh: Xác định mục tiêu doanh thu, số lượng khách hàng, lợi nhuận kỳ vọng. Lập kế hoạch tài chính ban đầu và dự phòng rủi ro để quán vận hành ổn định.
• Địa điểm, không gian quán: Lựa chọn vị trí thuận lợi, dễ tìm, có lưu lượng khách phù hợp với mô hình. Thiết kế không gian quán đẹp, thoải mái và phù hợp với phong cách để tạo trải nghiệm khách hàng tốt.
• Marketing cơ bản: Chuẩn bị các kênh quảng bá: mạng xã hội, chương trình khuyến mãi, sự kiện khai trương… Giúp quán nhanh chóng tiếp cận khách hàng và tạo lượng khách ổn định.

2 - Quản lý, duy trì vận hành, đảm bảo lợi nhuận quán

Sau khi quán đi vào hoạt động, việc quản lý hiệu quả là yếu tố quyết định:

• Menu quán: Thiết kế menu đa dạng, phù hợp thị hiếu khách hàng, đồng thời cân đối chi phí nguyên liệu để tối ưu lợi nhuận.
• Quản trị nhân sự: Tuyển dụng, đào tạo nhân viên chuyên nghiệp, thiết lập ca làm việc hợp lý, đảm bảo chất lượng phục vụ và kiểm soát chi phí lương.
• Quản lý hàng tồn kho, bán hàng, doanh thu/chi phí, xử lý số liệu: Theo dõi lượng nguyên liệu, hạn chế lãng phí; ghi chép doanh thu, chi phí để đánh giá hiệu quả kinh doanh. Việc quản lý chặt chẽ giúp chủ quán tối ưu lợi nhuận và phát hiện sớm vấn đề vận hành.

Để tối ưu hóa vận hành quán cafe, chủ quán có thể sử dụng Viettel Tendoo - nền tảng quản lý bán hàng dành cho hộ kinh doanh.

Lợi ích nổi bật khi sử dụng Viettel Tendoo đối với quán cafe:

• Quản lý toàn bộ bán hàng & tồn kho: Kiểm soát nguyên vật liệu, định lượng pha chế, hạn chế thất thoát.
• Quản lý doanh thu & chi phí tự động: Theo dõi lợi nhuận từng ngày, từng tháng, báo cáo rõ ràng.
• Tích hợp hóa đơn điện tử & thuế: Xuất hóa đơn nhanh chóng, tự động kê khai thuế, giảm rủi ro sai sót.
• Dễ sử dụng trên điện thoại, PC, POS: Chủ quán có thể quản lý mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi vắng mặt.
• AI hỗ trợ vận hành: Dự báo doanh thu, kiểm soát tồn kho, tư vấn thuế 24/7. AI hỗ trợ còn có khả năng hỗ trợ bằng cách ra lệnh giọng nói và bán hàng tự động giúp chủ quán ra quyết định nhanh chóng.

Khởi đầu kinh doanh hiệu quả, quản lý quán cafe thuận tiện và minh bạch cùng Viettel Tendoo, trải nghiệm ngay hôm nay!

Việc mở quán cafe cần những gì không chỉ bao gồm vốn, giấy tờ pháp lý hay thủ tục đăng ký, mà còn yêu cầu chủ quán nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng, lựa chọn mô hình phù hợp, quản lý vận hành và tối ưu chi phí hiệu quả. Một kế hoạch chi tiết cùng quản lý thông minh sẽ giúp quán cafe hoạt động thuận lợi, đảm bảo lợi nhuận và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Để việc quản lý quán trở nên dễ dàng, minh bạch và tiết kiệm thời gian, Viettel Tendoo là giải pháp toàn diện cho hộ kinh doanh. Với tính năng quản lý bán hàng, tồn kho, doanh thu - chi phí, tích hợp hóa đơn điện tử và AI hỗ trợ vận hành 24/7, chủ quán cafe có thể tập trung vào phát triển kinh doanh mà không lo rủi ro. Khám phá ngay Viettel Tendoo và quản lý quán cafe thông minh từ hôm nay!