[Giải đáp chi tiết] Mở quán ăn cần những gì? 10+ kinh nghiệm hộ kinh doanh ăn uống mới cần lưu ý

Bạn đang muốn kinh doanh ẩm thực nhưng chưa biết mở quán ăn cần những gì để bắt đầu? Từ thủ tục pháp lý, vốn, giấy phép, cho đến kinh nghiệm vận hành… rất nhiều yếu tố quyết định quán ăn có thành công hay không. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ từng bước chuẩn bị, giấy tờ cần có, chi phí dự trù và các bí quyết kinh doanh thực tế để bạn tự tin mở quán ăn và vận hành hiệu quả ngay từ ngày đầu tiên.

1. Mở quán ăn có cần đăng ký kinh doanh không?

Câu trả lời gần như luôn là CÓ nếu bạn mở quán ăn, cửa hàng, quán bún phở, cơm, cháo, quán nhậu… có địa điểm kinh doanh cố định. Chỉ những trường hợp cực nhỏ như bán hàng rong, kinh doanh tạm thời, không cố định địa điểm mới có thể được miễn đăng ký kinh doanh. Còn nếu bạn thuê mặt bằng, đặt bàn ghế, chế biến tại chỗ, mở cửa thường xuyên – thì chắc chắn phải đăng ký.

Đăng ký hộ kinh doanh – phù hợp với quán nhỏ và vừa

Bạn nên chọn hộ kinh doanh cá thể nếu:

• Chỉ mở 1 quán và chưa có kế hoạch mở chuỗi.
• Quy mô nhỏ, ít nhân viên.
• Muốn thủ tục nhanh – gọn – chi phí thấp.
• Không cần xuất hóa đơn VAT thường xuyên.

Mô hình này dễ đăng ký, 3 ngày là có giấy phép, không phải báo cáo thuế quá phức tạp đồng thời có chi phí vận hành thấp. Tuy nhiên, bạn không được mở nhiều chi nhánh dưới cùng một giấy phép đồng thời chủ hộ chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân nếu có rủi ro.

Thành lập doanh nghiệp 

Bạn nên chọn công ty nếu:

• Dự định mở nhiều chi nhánh hoặc phát triển theo chuỗi.
• Cần ký hợp đồng lớn, hợp tác B2B.
• Muốn xuất hóa đơn VAT cho khách hàng doanh nghiệp.
• Muốn tách biệt tài sản cá nhân và tài sản công ty.

Việc lập doanh nghiệp giúp thể hiện tính chuyên nghiệp, dễ gọi vốn – mở rộng. Hình thức này đồng thời hỗ trợ quy trình xuất hóa đơn VAT linh hoạt. Tuy nhiên, thủ tục lập công ty và báo cáo thuế phức tạp hơn đồng thời chi phí vận hành cao hơn hộ kinh doanh.

2. Mở quán ăn cần những giấy tờ gì?

Khi mở quán ăn bạn cần đăng ký kinh doanh và làm thủ tục để xin giấy chứng nhận an toàn thực phẩm.

2.1. Thủ tục đăng ký kinh doanh quán ăn

Để làm thủ tục đăng ký kinh doanh quán ăn, bạn cần xác định rõ mô hình kinh doanh để làm thủ tục đăng ký phù hợp.

2.1.1. Mô hình hộ kinh doanh

Để mở quán ăn hợp pháp, chủ cơ sở cần chuẩn bị một bộ hồ sơ và giấy tờ quan trọng liên quan đến đăng ký kinh doanh, an toàn thực phẩm, sức khỏe nhân viên, thuế, và trong một số trường hợp là phòng cháy chữa cháy. Dưới đây là danh sách các loại giấy tờ phổ biến nhất mà một quán ăn cần có:

• Giấy đăng ký kinh doanh
• Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm
• Giấy xác nhận kiến thức ATTP
• Giấy khám sức khỏe của toàn bộ nhân viên chế biến
• Hợp đồng thuê mặt bằng / giấy chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh
• Đăng ký thuế và mã số thuế
• Hóa đơn điện tử (nếu quán có nhu cầu xuất hóa đơn cho khách)
• Hồ sơ, phương án PCCC (nếu sử dụng bếp công nghiệp, quy mô lớn)

Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh rất đơn giản và chỉ cần 3–5 ngày làm việc. Quy trình chuẩn như sau:

• Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
• Bước 2 – Nộp hồ sơ tại UBND cấp phường hoặc nộp online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, nếu địa phương hỗ trợ hình thức này
• Bước 3 – Chờ xét duyệt và bổ sung (nếu cần)
• Bước 4 – Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
• Bước 5 – Đăng ký thuế và nộp lệ phí môn bài
• Bước 6 – Xin giấy phép an toàn thực phẩm

2.1.2. Mô hình doanh nghiệp

Khi mở quán ăn theo mô hình doanh nghiệp, bạn cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo loại hình bạn chọn (thường là Công ty TNHH 1 thành viên, Công ty TNHH 2 thành viên, hoặc Công ty cổ phần). Hồ sơ cơ bản gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
• Điều lệ công ty
• Danh sách thành viên hoặc cổ đông (Áp dụng cho Công ty TNHH 2 thành viên và Công ty cổ phần)
• Bản sao giấy tờ cá nhân: CCCD/hộ chiếu của chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông.

Trình tự các bước nộp hồ sơ như sau: 

• Bước 1: Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ
• Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tại Cổng thông tin quốc gia hoặc trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư nơi đặt trụ sở chính.
• Bước 3: Chờ xử lý hồ sơ trong vòng 3 ngày làm việc.
• Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Bước 5: Khắc con dấu doanh nghiệp và công bố thông tin

Bước 6: Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, kê khai thuế ban đầu, đăng ký chữ ký số và nộp lệ phí môn bài theo quy định.

2.2. Thủ tục xin giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm

Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm là một trong những giấy tờ quan trọng nhất khi mở quán ăn. Đây là điều kiện bắt buộc giúp chứng minh cơ sở đủ điều kiện về con người, trang thiết bị và quy trình để đảm bảo an toàn thực phẩm cho khách hàng. Sau đây là những giấy tờ cần chuẩn bị để xin cấp giấy chứng nhận: 

• Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận VSATTP
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Sơ đồ mặt bằng: khu sơ chế – chế biến – phục vụ bố trí theo nguyên tắc một chiều.
• Bản thuyết minh điều kiện cơ sở: Trang thiết bị, dụng cụ nấu nướng và lưu trữ thực phẩm, hệ thống cấp thoát nước, dụng cụ vệ sinh, thùng rác có nắp đậy, thiết bị chống côn trùng, động vật gây hại.
• Mô tả quy trình chế biến thực phẩm từ nguyên liệu → chế biến → bảo quản → phục vụ.
• Hồ sơ những nhân sự trực tiếp tham gia quy trình chế biến và phục vụ
• Hồ sơ về nguyên liệu thực phẩm (Hợp đồng mua bán, hóa đơn chứng từ chứng minh nguồn gốc thực phẩm,...)
• Các xét nghiệm mẫu

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn sẽ thực hiện theo quy trình sau 

• Bước 1: Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền (Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm hoặc Ban Quản lý An toàn thực phẩm)
• Bước 2: Cơ quan tiếp nhận xem xét hồ sơ và bổ sung, sửa đổi hồ sơ (nếu được yêu cầu) trong vòng 3 - 5 ngày
• Bước 3: Thẩm định thực tế tại quán ăn

Bước 5: Cấp Giấy chứng nhận VSATTP trong vòng 15 - 20 ngày làm việc nếu đạt yêu cầu. Giấy chứng nhận có hiệu lực từ 3 năm, hết hạn phải xin cấp lại

3. Mở quán ăn cần bao nhiêu vốn?

Các khoản chi phí quan trọng khi mở quán ăn gồm

• Thuê mặt bằng: 5 – 15 triệu/tháng hoặc không mất phí với những quán vỉa hè.
• Trang thiết bị bếp: Dao động từ vài triệu đến vài chục triệu tùy quy mô.
  Dụng cụ ăn uống: Từ 2 – 10 triệu.
• Chi phí nguyên liệu đầu vào: Cần chuẩn bị vốn nhập hàng cho 3–5 ngày đầu.
• Chi phí nhân sự: Mức lương nhân viên phục vụ/bếp phụ: 5 – 8 triệu/người. Quán nhỏ có thể không cần thuê người hoặc chỉ thuê theo ca.
• Marketing – biển hiệu – trang trí: Biển hiệu (1 – 5 triệu), trang trí quán (3-10 triệu), marketing online (1-3 triệu).
• Dự phòng chi phí vận hành 1–3 tháng đầu: Thuê mặt bằng, nguyên liệu, điện nước, nhân sự,…

Bảng tham khảo vốn đầu tư khi mở quán ăn

4. 5+ Kinh nghiệm khi mở quán ăn

Dưới đây là tổng hợp các kinh nghiệm mở quán ăn mà bạn nên biết trước khi mở quán:

4.1. Nghiên cứu thị trường & chuẩn bị trước khi mở

Để mở quán ăn thuận lợi, bạn không chỉ cần vốn và giấy phép mà còn phải chuẩn bị kỹ lưỡng về chiến lược kinh doanh, lựa chọn địa điểm, thiết kế không gian và cách thu hút khách. Dưới đây là những kinh nghiệm quan trọng nhất mà người mới mở quán ăn cần nắm vững.

• Xác định ý tưởng món ăn, phân khúc khách hàng: Một quán ăn có thể thành công hay không phụ thuộc rất lớn vào việc bạn bán món gì và có điểm khác biệt gì. Hãy chọn món mà bạn làm ngon, có lợi thế so với khu vực xung quanh và phù hợp với thời gian phục vụ (sáng – trưa – tối).
• Chọn mô hình phù hợp: Quán ăn sáng, quán cơm, quán bún – phở, quán ăn vỉa hè…
• Thiết lập mục tiêu và kế hoạch kinh doanh: Hãy xác định mục tiêu doanh thu mỗi ngày, số lượng khách kỳ vọng, chi phí nguyên liệu, điểm hòa vốn
• Lựa chọn địa điểm “vàng”: Gần trường học, khu văn phòng, khu dân cư.
• Chú trọng không gian: Sạch sẽ, tối ưu phục vụ.
• Xây dựng chiến lược marketing cơ bản: Khai trương, combo, tặng kèm, đăng Google Maps,…

4.2. Quản lý & vận hành để đảm bảo lợi nhuận

Sau khi quán ăn đi vào hoạt động, việc quản lý và vận hành là yếu tố quyết định quán có tồn tại lâu dài hay không. Không ít quán ăn đóng cửa chỉ sau vài tháng vì vận hành thiếu kiểm soát, thất thoát nguyên liệu hoặc chi phí đội lên quá cao. Dưới đây là những kinh nghiệm quan trọng giúp bạn duy trì lợi nhuận ổn định.

• Xây dựng menu phù hợp – định giá món ăn hợp lý.
• Quản trị nhân sự bếp – phục vụ – thu ngân.
• Quản lý nguyên liệu, công thức chế biến để tránh thất thoát.
• Quản lý bán hàng – doanh thu – chi phí – lợi nhuận hàng ngày.
• Theo dõi tồn kho và hạn chế lãng phí thức ăn.

Nếu bạn muốn vận hành quán ăn hiệu quả, ít thất thoát và kiểm soát toàn bộ hoạt động chỉ bằng một thiết bị, Tendoo là giải pháp phù hợp cho mọi mô hình quán ăn từ nhỏ đến vừa. Tendoo hỗ trợ bạn quản lý quán ăn dễ dàng hơn qua các tính năng.

Quản lý tồn kho – nguyên liệu theo định lượng

Không còn tình trạng thất thoát nguyên liệu hay khó kiểm soát nhập – xuất – tồn. Tendoo giúp:

• Tự động trừ nguyên liệu khi bán món.
• Kiểm soát tồn kho thực tế theo định lượng từng món.
• Cảnh báo khi nguyên liệu sắp hết.

Tính tiền nhanh – giảm sai sót – in hóa đơn tự động

Phần mềm hỗ trợ tính tiền chính xác, tránh nhầm lẫn trong giờ cao điểm:

• Tự động tính tổng bill, giảm nhầm lẫn khi thu ngân.
• In hóa đơn nhanh, chuyên nghiệp.
• Hỗ trợ đa dạng hình thức thanh toán.

Theo dõi doanh thu – chi phí – lợi nhuận theo thời gian thực

Bạn có thể xem báo cáo ngày/tuần/tháng ngay trên điện thoại:

• Doanh thu theo khung giờ.
• Lợi nhuận thực tế từng món.
• Chi phí nguyên liệu, chi phí vận hành.

Quản lý order – công nợ – đặt món tại bàn

Phù hợp cho mô hình quán ăn phục vụ bàn hoặc gọi món nhanh:

• Order bằng điện thoại/máy tính bảng, chuyển bếp theo thời gian thực.
• Giảm nhầm món, mất order.
• Ghi nhận công nợ khách quen dễ dàng.

Hy vọng qua bài viết, bạn đã nắm rõ mở quán ăn cần những gì, từ giấy phép, chi phí đến kinh nghiệm quản lý và vận hành. Dù bạn mở quán ăn nhỏ, quán vỉa hè hay mô hình chuyên nghiệp hơn, việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp giảm rủi ro và tăng khả năng sinh lời. Đừng quên trang bị các công cụ hỗ trợ quản lý như Tendoo để tối ưu vận hành, hạn chế thất thoát và theo dõi doanh thu dễ dàng. Chúc bạn sớm khởi nghiệp thành công với quán ăn của mình!