Quy trình lập kế hoạch kinh doanh chuẩn chuyên gia – 10 bước không thể bỏ qua

Trong bối cảnh thị trường biến động từng ngày, việc lập kế hoạch kinh doanh không còn là lựa chọn, mà trở thành bước bắt buộc để bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển bền vững. Một bản kế hoạch kinh doanh rõ ràng giúp bạn xác định đúng mục tiêu, hiểu thị trường, nắm bắt cơ hội và giảm thiểu rủi ro khi ra quyết định. Dù bạn là startup mới bắt đầu hay doanh nghiệp đang tìm cách mở rộng quy mô, xây dựng một kế hoạch bài bản sẽ là “kim chỉ nam” dẫn lối cho toàn bộ quá trình vận hành và tăng trưởng.

1. Tổng quan về lập kế hoạch kinh doanh 

Lập kế hoạch kinh doanh là quá trình xác định mục tiêu, chiến lược và phương thức triển khai nhằm đảm bảo doanh nghiệp vận hành hiệu quả, phát triển bền vững. Bản kế hoạch kinh doanh đóng vai trò như “kim chỉ nam”, giúp doanh nghiệp định hướng rõ ràng, đo lường kết quả và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, cụ thể:

• Định hướng chiến lược: Giúp doanh nghiệp biết rõ mình đang ở đâu và muốn đi đến đâu.
• Tối ưu nguồn lực: Phân bổ nhân sự, tài chính và thời gian hợp lý để đạt hiệu quả cao nhất.
• Giảm thiểu rủi ro: Dự đoán các thách thức tiềm ẩn và xây dựng phương án dự phòng.
• Tăng khả năng huy động vốn: Là tài liệu quan trọng khi làm việc với nhà đầu tư hoặc ngân hàng.
• Nâng cao hiệu suất vận hành: Các bộ phận làm việc thống nhất với mục tiêu cụ thể, tránh sai lệch định hướng.
   

2. Các thành phần quan trọng trong một bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh

2.1. Phân tích thị trường & khách hàng mục tiêu

 Phân tích xu hướng thị trường

Thị trường luôn thay đổi – đôi khi nhanh đến mức doanh nghiệp không kịp thích ứng. Vì vậy, khi lập kế hoạch, bạn cần trả lời được:

• Thị trường bạn đang nhắm đến đang phát triển hay bão hòa?
• Quy mô thị trường lớn hay nhỏ? Tốc độ tăng trưởng trong 3–5 năm gần đây ra sao?
• Xu hướng tiêu dùng có thay đổi gì không?
• Có yếu tố pháp lý, công nghệ hoặc cạnh tranh nào ảnh hưởng không?

Phân đoạn khách hàng (Customer Segmentation)

Một số tiêu chí phổ biến khi lựa chọn nhóm khách hàng:

• Nhân khẩu học: tuổi, giới tính, thu nhập, nghề nghiệp…
• Tâm lý – lối sống: sở thích, giá trị, phong cách sống…
• Hành vi: thói quen mua hàng, nhu cầu ưu tiên, mức độ trung thành…
• Vấn đề khách hàng: Họ cần gì, tìm kiếm thông tin ở đâu, họ băn khoăn gì khi ra quyết định mua,...

2.2. Phân tích đối thủ cạnh tranh

Phân tích đối thủ là bước không thể thiếu để xác định vị thế của doanh nghiệp và tìm ra khoảng trống thị trường mình có thể khai thác.

• Đối thủ trực tiếp: Là những doanh nghiệp cung cấp sản phẩm/dịch vụ tương tự với mục tiêu khách hàng giống bạn.
• Đối thủ gián tiếp: Không bán cùng sản phẩm, nhưng thỏa mãn cùng một nhu cầu của khách hàng.

Khi phân tích đối thủ, bạn cần phân tích các lợi thế cạnh tranh: 

• Giá cả: họ rẻ hơn hay đắt hơn?
• Chất lượng sản phẩm: độ ổn định, tính năng, cải tiến…
• Thương hiệu: mức độ nhận diện, uy tín trên thị trường
• Kênh bán hàng: online/offline, phân phối rộng hay hẹp
• Marketing: họ đang sử dụng chiến lược gì? Nội dung mạnh ra sao?
• Dịch vụ khách hàng: chăm sóc, phản hồi, hậu mãi…
• Quy trình vận hành: giao nhanh, sản xuất tối ưu, tiết kiệm chi phí…

Bạn có thể sử dụng phương pháp phân tích SWOT (Strengths – Weaknesses – Opportunities – Threats). Đây là công cụ cực kỳ hiệu quả để “mổ xẻ” đối thủ và định vị doanh nghiệp của bạn trong bối cảnh cạnh tranh. Bạn có thể thực hiện theo hai bước:

Bước 1. SWOT của đối thủ

• Strengths (Điểm mạnh): họ mạnh ở đâu? (thương hiệu, công nghệ, hệ thống phân phối…)
• Weaknesses (Điểm yếu): điểm họ chưa làm tốt (giá cao, dịch vụ chậm, thiếu đổi mới…)
• Opportunities (Cơ hội): xu hướng thị trường nào đang tạo lợi thế cho họ?
• Threats (Thách thức): điều gì có thể làm họ mất thị phần?

Bước 2. SWOT của chính doanh nghiệp bạn (trong tương quan với đối thủ)

Đây là phần quan trọng nhất để bạn biết mình cần tập trung vào đâu:

• Bạn mạnh hơn họ ở điểm nào?
• Bạn yếu ở đâu và cần cải thiện gì?
• Có cơ hội thị trường nào bạn tận dụng nhanh hơn họ?
• Những nguy cơ nào có thể khiến bạn bị vượt mặt?

2.3. Xác định mô hình kinh doanh (Business Model)

Nếu coi kế hoạch kinh doanh là “bản đồ”, thì mô hình kinh doanh chính là cách bạn kiếm tiền. Đây là phần quyết định doanh nghiệp của bạn sẽ hoạt động như thế nào, phục vụ ai và tạo ra giá trị ra sao. Nhiều startup thất bại không phải vì sản phẩm tệ, mà vì chọn sai mô hình kinh doanh hoặc không hiểu rõ cách mô hình đó vận hành.

Trước tiên, bạn cần xác định doanh nghiệp của mình phục vụ đối tượng nào và tiếp cận họ bằng cách nào. Những mô hình phổ biến nhất bao gồm:

• B2B (Business to Business): Bán sản phẩm/dịch vụ cho doanh nghiệp.
• B2C (Business to Consumer): Bán trực tiếp cho người tiêu dùng.
• O2O (Online to Offline): Kết hợp bán hàng online và trải nghiệm offline.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xác định sản phẩm/dịch vụ cốt lõi. Để làm được điều đó, hãy đặt câu hỏi:

• Sản phẩm nào mang lại doanh thu nhiều nhất?
• Sản phẩm nào khách hàng đánh giá cao nhất?
• Sản phẩm nào thể hiện rõ nhất thế mạnh của bạn?
• Điều gì khiến sản phẩm/dịch vụ này khác biệt so với thị trường?

Sản phẩm cốt lõi cần đáp ứng 3 yếu tố:

• Phù hợp với nhu cầu khách hàng
• Mang lại lợi nhuận tốt
• Có khả năng mở rộng trong tương lai

2.4. Kế hoạch tài chính

Tài chính là phần cho bạn thấy doanh nghiệp có khả thi hay không, bạn cần bao nhiêu tiền để bắt đầu, chi phí mỗi tháng là bao nhiêu và bao lâu thì thu hồi vốn. Đây cũng là phần mà nhà đầu tư quan tâm nhất. Một bản kế hoạch cần thể hiện rõ:

• Dự toán vốn đầu tư ban đầu: Đây là số tiền bạn cần để doanh nghiệp khởi động và sẵn sàng vận hành. Tùy mô hình kinh doanh, chi phí ban đầu có thể bao gồm phí mặt bằng, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, xây dựng app/website, thủ tục pháp lý,...
• Chi phí vận hành hàng tháng: Chi phí nhân sự, mặt bằng, marketing, quảng cáo, nguyên vật liệu, tồn kho, khấu hao tài sản, công nghệ
• Điểm hòa vốn & lợi nhuận kỳ vọng: Điểm hòa vốn (Break-even Point) cho biết bạn cần bán bao nhiêu sản phẩm mỗi tháng để không lỗ.
• Dòng tiền: Gồm tiền vào (inflow) từ doanh thu, vốn, đầu tư và tiền ra (outflow) từ chi phí vận hành, đầu tư, nợ phải trả

2.5. Kế hoạch marketing & bán hàng

Nếu sản phẩm là “trái tim” của doanh nghiệp, thì marketing và bán hàng chính là “dòng máu” giúp sản phẩm đến được với khách hàng. Không có một chiến lược marketing rõ ràng, sản phẩm tốt đến đâu cũng chỉ nằm yên trên kệ.

Lựa chọn kênh bán hàng

Trước tiên, bạn cần xác định mình sẽ bán hàng ở đâu và bằng cách nào. Việc chọn đúng kênh bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và tiếp cận đúng khách hàng mục tiêu. Một số kênh bán hàng phổ biến:

• Kênh online: Website thương mại điện tử (Shopify, WooCommerce…), Facebook, TikTok, Instagram, Shopee, Lazada

• Kênh offline: Cửa hàng truyền thống,đại lý, nhà phân phối, showroom, điểm trải nghiệm (pop-up store, kiosk…)

• Kênh kết hợp: O2O (đặt hàng online – nhận tại cửa hàng), tư vấn online – ký hợp đồng offline (đối với B2B).

Chiến lược marketing 4P / 7P

Marketing không chỉ là quảng cáo. Đó là một hệ thống chiến lược giúp doanh nghiệp hiểu, thu hút và duy trì khách hàng. Marketing 4P dành cho sản phẩm gồm:

• Product (Sản phẩm) – USP, chất lượng, bao bì
• Price (Giá) – định giá theo chi phí, giá trị, đối thủ
• Place (Phân phối) – bán hàng online/offline, mở rộng kênh
• Promotion (Chiêu thị) – quảng cáo, PR, influencer, social media

Marketing 7P dành cho dịch vụ (mở rộng từ 4P):

• People (Con người) – nhân viên, đội ngũ chăm sóc khách hàng
• Process (Quy trình) – trải nghiệm khách hàng liền mạch
• Physical Evidence (Bằng chứng hữu hình) – hình ảnh thương hiệu, không gian, tài liệu

Bên cạnh đó, bạn cũng cần đặt KPI cho chiến lược marketing như: Lượt tiếp cận (reach), lượt click (CTR), lượt theo dõi, giá trên mỗi chuyển đổi (CPA), tỷ lệ chuyển đổi landing page, doanh thu theo tháng, số đơn hàng,...

2.6. Kế hoạch vận hành

Nếu marketing thu hút khách hàng, thì vận hành quyết định khách hàng có quay lại hay không. Một quy trình vận hành chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng tốc độ và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Một số quy trình quan trọng:

• Quy trình chăm sóc khách hàng
• Quy trình xử lý đơn hàng
• Quy trình tuyển dụng – đào tạo
• Quy trình quản lý hàng tồn kho
• Quy trình sản xuất – kiểm soát chất lượng
• Quy trình giao nhận (đối với sản phẩm vật lý)

Bên cạnh đó, chủ doanh nghiệp cần quan tâm đến yếu tố nhân sự. Một đội ngũ tốt có thể giúp doanh nghiệp phát triển nhanh gấp nhiều lần. Bạn nên xác định:

• Doanh nghiệp cần bao nhiêu vị trí?
• Vai trò cụ thể của từng người?
• Ai chịu trách nhiệm KPI nào?
• Lộ trình tuyển dụng theo từng giai đoạn?

Thông thường, bộ máy cơ bản bao gồm: Marketing, sales, CSKH, sản xuất / vận hành, kế toán – tài chính, quản lý / điều hành.

Tham khảo: Mẫu kế hoạch kinh doanh

3. 10 bước lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả 

Bước 1 - Xác định mục tiêu kinh doanh

Mục tiêu là “điểm đến” của doanh nghiệp. Hãy đặt mục tiêu theo mô hình SMART (Cụ thể – Đo lường được – Khả thi – Thực tế – Thời hạn rõ ràng). Mục tiêu có thể là doanh thu, lợi nhuận, thị phần, số khách hàng mới, hoặc mục tiêu về thương hiệu. Đây là kim chỉ nam để tránh doanh nghiệp bị “lạc đường”.

Bước 2 - Phân tích thị trường

Tìm hiểu quy mô thị trường, xu hướng phát triển, nhu cầu khách hàng, mức độ cạnh tranh và các yếu tố tác động. Phân tích thị trường giúp doanh nghiệp biết được đang bước vào “đấu trường” như thế nào và cần chiến lược nào để tồn tại và tăng trưởng.

Bước 3 - Chọn sản phẩm/dịch vụ kinh doanh

Sản phẩm/dịch vụ phải phù hợp nhu cầu thị trường, có tính cạnh tranh và khả năng tạo lợi nhuận. Xác định sản phẩm cốt lõi, sản phẩm bổ trợ, giá trị khác biệt và cách bạn giải quyết vấn đề của khách hàng. Đây là nền tảng của mô hình kinh doanh.

Bước 4 - Định vị thương hiệu

Định vị giúp khách hàng hiểu bạn là ai và vì sao họ nên chọn bạn. Đó có thể là “giá rẻ – chất lượng ổn định”, “chất lượng cao cấp”, “nhanh – tiện lợi”, “thân thiện – cá nhân hóa”… Một định vị rõ ràng giúp bạn tránh cạnh tranh trực diện và tăng khả năng ghi nhớ trong tâm trí khách hàng.

Bước 5 - Xác định mô hình kinh doanh

Lựa chọn giữa B2C – B2B – O2O – phân phối – bán lẻ – franchise… tùy theo sản phẩm và khách hàng mục tiêu. Mô hình kinh doanh quyết định cách doanh nghiệp tạo ra doanh thu, lợi nhuận và mở rộng quy mô. Chọn đúng mô hình sẽ giúp tối ưu nguồn lực và giảm chi phí.

Bước 6 - Lập kế hoạch tài chính

Tính toán vốn khởi nghiệp, chi phí vận hành, chi phí marketing, nhân sự, điểm hòa vốn, dòng tiền, lợi nhuận kỳ vọng… Đây là phần quan trọng để xác định doanh nghiệp có khả thi không, cần bao nhiêu tiền và bao lâu sẽ thu hồi vốn.

Bước 7 - Xây dựng chiến lược marketing

Xác định kênh marketing phù hợp (Facebook, TikTok, SEO, email…), thông điệp truyền thông, ngân sách quảng cáo và chiến lược tiếp cận khách hàng. Có thể sử dụng bộ 4P/7P để xây dựng chiến lược tổng thể. 

Bước 8 - Chuẩn bị kế hoạch vận hành

Xây dựng quy trình làm việc, phân công nhân sự, quản lý kho – giao hàng, dịch vụ khách hàng, hệ thống phần mềm hỗ trợ vận hành. Quy trình rõ ràng giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định, giảm lỗi sai và dễ dàng mở rộng trong tương lai.

Bước 9 - Đặt KPIs & timeline rõ ràng

Mỗi mục tiêu đều cần KPIs để đo lường: doanh thu, tỷ lệ chuyển đổi, chi phí marketing, số đơn hàng, tiến độ dự án… Đồng thời, đặt timeline để đảm bảo kế hoạch được thực hiện đúng lộ trình. Đây là cách giúp đội ngũ tập trung và làm việc hiệu quả.

Bước 10 - Đánh giá – tối ưu – cập nhật kế hoạch theo thời gian

Kế hoạch kinh doanh không phải tài liệu cố định. Hãy đánh giá theo tháng/quý, xem điều gì hiệu quả – điều gì chưa, sau đó cập nhật và tối ưu liên tục. Thị trường thay đổi mỗi ngày, nên doanh nghiệp càng linh hoạt, khả năng sống sót càng cao.

4. Những sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch kinh doanh

Ngay cả những doanh nghiệp đầy kinh nghiệm vẫn có thể mắc sai lầm khi lập kế hoạch kinh doanh. Điều quan trọng là nhận biết sớm để tránh đi vào “vết xe đổ”. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất khiến bản kế hoạch dù được viết rất công phu vẫn khó đi vào thực tế.

• Đặt mục tiêu mơ hồ, không đo lường được: Nhiều doanh nghiệp đặt mục tiêu kiểu “tăng doanh thu”, “mở rộng thị trường”, “bán được nhiều hơn”, nhưng không đưa ra con số cụ thể. Mục tiêu càng chung chung, đội ngũ càng khó thực hiện. Thiếu tiêu chí đo lường khiến doanh nghiệp không thể biết mình đang đi đúng hướng hay không.
• Nghiên cứu thị trường quá sơ sài: Một bản kế hoạch yếu thường xuất phát từ việc đánh giá thị trường “cảm tính”. Không khảo sát khách hàng, không phân tích đối thủ, không cập nhật xu hướng… sẽ dẫn đến chiến lược sai ngay từ gốc. Thị trường thay đổi liên tục, nên mọi quyết định cần dựa vào dữ liệu, không phải phỏng đoán.
• Tính toán tài chính thiếu chi tiết: Nhiều người chỉ tính vốn ban đầu mà quên chi phí vận hành, marketing, nhân sự, quản lý rủi ro hoặc dòng tiền. Điều này khiến kế hoạch dễ đổ bể khi thực thi. Một bản kế hoạch tài chính tốt phải dự trù cả chi phí cố định, biến động, doanh thu kỳ vọng và điểm hòa vốn.
• Không dự phòng rủi ro: Mọi thị trường đều có rủi ro: biến động kinh tế, cạnh tranh, thay đổi hành vi khách hàng, khủng hoảng truyền thông… nhưng nhiều doanh nghiệp lại không chuẩn bị phương án B. Việc thiếu dự phòng khiến doanh nghiệp bị động và dễ sụp đổ khi gặp biến cố.
• Lập kế hoạch chỉ để “đối phó”, không áp dụng vào thực tế: Nhiều bản kế hoạch được viết ra chỉ để trình bày với nhà đầu tư, đối tác hoặc cấp trên, nhưng không bao giờ được triển khai thực tế. Khi kế hoạch không gắn với hành động, mọi nội dung đều trở nên vô nghĩa. Một bản kế hoạch hiệu quả là bản có thể áp dụng vào vận hành hằng ngày.

5. Công cụ hỗ trợ lập kế hoạch kinh doanh

Để xây dựng một bản kế hoạch kinh doanh hiệu quả, doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào cảm tính. Việc sử dụng các công cụ hỗ trợ giúp quá trình phân tích – lập kế hoạch – triển khai trở nên chính xác, nhanh chóng và tối ưu hơn. Dưới đây là những nhóm công cụ quan trọng mà doanh nghiệp nên cân nhắc.

• Ứng dụng quản lý tài chính: Các công cụ phổ biến như Excel, Google Sheet, hoặc phần mềm chuyên sâu giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tài chính và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.
• Công cụ phân tích thị trường: Để lập kế hoạch chính xác, doanh nghiệp cần dữ liệu thị trường đáng tin cậy. Một số công cụ như Google Trends, SimilarWeb, Ahrefs, Facebook Audience Insights,... sẽ là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp thấu hiểu thị trường, hành vi người tiêu dùng và đối thủ.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tham khảo Tendoo by Viettel - nền tảng quản lý kinh doanh và thuế dành cho hộ kinh doanh, tích hợp các công cụ hỗ trợ bán hàng, quản lý hóa đơn điện tử và lập báo cáo thuế. Hệ thống giúp tổng hợp dữ liệu doanh thu, chi phí và sổ sách kế toán theo quy định, đồng thời nhắc hạn nộp tờ khai và các nghĩa vụ thuế.

Tendoo được thiết kế để giảm phụ thuộc vào ghi chép thủ công, đồng bộ dữ liệu giữa doanh thu, hóa đơn và báo cáo thuế, đồng thời cung cấp các công cụ theo dõi, đối chiếu và lưu trữ chứng từ một cách thuận tiện. Giải pháp này giúp hộ kinh doanh thích ứng nhanh với các quy định mới và đảm bảo kê khai chính xác, minh bạch.

Một số tính năng nổi bật của Tendoo:

• Quản lý toàn trình bán hàng & doanh thu: Theo dõi tồn kho, đơn hàng, doanh thu theo dashboard.
• Tích hợp hóa đơn điện tử & chữ ký số: Xuất hóa đơn đúng chuẩn Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tự động gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.
• Tự động hóa kê khai thuế theo Thông tư 40/2021/TT-BTC: Tự động tổng hợp số liệu vào 7 sổ, hỗ trợ lập tờ khai nhanh chóng, chính xác.
• AI tư vấn thuế 24/7 – giảm áp lực cho hộ kinh doanh: Tư vấn quy định, hướng dẫn kê khai, tổng hợp dữ liệu doanh thu bằng AI, tra cứu không cần mở sổ sách, hỗ trợ voice-to-text, giảm việc nhập tay.

Tendoo triển khai một số ưu đãi nhằm hỗ trợ hộ kinh doanh làm quen và ứng dụng giải pháp trong giai đoạn cuối năm 2025. Cụ thể:

• Miễn phí 3 tháng sử dụng (Áp dụng đến hết 31/12/2025).
• Chính sách hỗ trợ chuyển đổi 60 ngày cao điểm: Tặng thêm 3 tháng Chữ ký số & 1 tháng PM Kê khai BHXH.
• Quay số trúng thưởng với tổng giá trị lên đến 2 tỷ.

Lập kế hoạch kinh doanh không chỉ là một tài liệu trình bày để hoàn thành thủ tục – đó là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp nhìn rõ con đường phía trước, chuẩn bị nguồn lực và chủ động trước mọi thay đổi của thị trường. Một bản kế hoạch tốt sẽ hỗ trợ bạn từ việc xác định mục tiêu, tối ưu tài chính, đến triển khai marketing và vận hành hiệu quả. Hãy bắt đầu với dữ liệu rõ ràng, tư duy chiến lược và các công cụ hỗ trợ phù hợp để tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.