7 kinh nghiệm mở cửa hàng tạp hoá giúp bạn kinh doanh hiệu quả

Mở cửa hàng tạp hoá là lựa chọn kinh doanh quen thuộc với nhiều người nhờ nhu cầu tiêu dùng ổn định và vốn đầu tư không quá lớn. Tuy nhiên, để vận hành hiệu quả và thu hút khách hàng trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng, bạn cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu. Những kinh nghiệm mở cửa hàng tạp hoá dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ các bước cần làm, tránh rủi ro thường gặp và xây dựng cửa hàng hoạt động bền vững, lợi nhuận ổn định.

1. Tìm mặt bằng phù hợp

Khi mở cửa hàng tạp hoá, việc lựa chọn mặt bằng đóng vai trò then chốt vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến lượng khách và doanh thu hằng ngày. Bạn nên ưu tiên những khu dân cư đông đúc như hẻm lớn, khu gần trường học, chung cư hoặc khu trọ, nơi nhu cầu mua các sản phẩm thiết yếu diễn ra thường xuyên. Một mặt bằng phù hợp thường có diện tích từ 15–40 m², đủ để trưng bày hàng hóa, bố trí tủ lạnh – tủ đông và tạo lối đi thoải mái cho khách. 

Bên cạnh đó, kinh nghiệm thương lượng giá thuê cũng rất quan trọng: hãy khảo sát giá trong khu vực, đàm phán hợp đồng dài hạn để giảm chi phí và xin ưu đãi 1–2 tháng đầu để ổn định vận hành. Chỗ để xe và khu vực nhập hàng là yếu tố nhiều người hay bỏ qua, nhưng lại ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm khách hàng; hãy chọn nơi có lối vào dễ thấy, chỗ đậu xe thuận tiện và không bị ngập nước. 

2. Chọn nguồn hàng tốt

Để kinh doanh tạp hoá hiệu quả, việc lựa chọn nguồn hàng uy tín và ổn định là yếu tố quyết định chất lượng sản phẩm cũng như biên lợi nhuận của cửa hàng. Bạn nên bắt đầu bằng cách lấy hàng trực tiếp từ các nhà phân phối lớn như Vinamilk, Unilever, Nestlé… để đảm bảo hàng chính hãng, giá niêm yết rõ ràng và thường xuyên được hỗ trợ chương trình khuyến mãi. 

Đồng thời, việc nhập hàng từ chợ đầu mối cũng là cách tối ưu chi phí, đặc biệt cho các mặt hàng tiêu dùng nhanh, giúp tăng lợi nhuận trên mỗi sản phẩm. Khi nhập hàng, hãy chú ý kiểm soát hàng cận date bằng cách kiểm tra hạn sử dụng kỹ lưỡng, ưu tiên nhập số lượng vừa phải và dán nhãn phân loại để tránh thất thoát. 

Cuối cùng, bạn nên tập trung vào ba nhóm sản phẩm bán chạy nhất trong cửa hàng tạp hoá: nhu yếu phẩm (mì gói, dầu ăn, nước mắm), sữa – đồ uống, và bánh kẹo – snack. Đây là những sản phẩm có tần suất bán cao, giúp cửa hàng xoay vòng vốn nhanh và duy trì doanh thu ổn định mỗi ngày.

3. Lập bảng dự toán chi tiết

Trước khi mở cửa hàng tạp hoá, bạn cần chuẩn bị một bảng dự toán chi tiết để nắm rõ tổng vốn đầu tư và tránh những khoản phát sinh ngoài kiểm soát. Khoản lớn đầu tiên là chi phí nhập hàng, bao gồm các mặt hàng thiết yếu, đồ uống, bánh kẹo và các sản phẩm tiêu dùng nhanh – đây là phần chiếm tỷ trọng vốn lớn nhất nên bạn nên tính toán theo nhu cầu của khu vực và diện tích trưng bày. 

Tiếp theo là chi phí đầu tư cơ sở vật chất như kệ trưng bày, quầy thu ngân, tủ mát – tủ đông, cùng hệ thống máy tính hoặc máy POS để quản lý bán hàng hiệu quả. Bên cạnh đó, cần tính chi phí thuê mặt bằng, bao gồm tiền cọc và tiền thuê tháng đầu tiên, bởi đây là khoản chi cố định và phải được cân đối sao cho phù hợp với dòng tiền dự kiến. 

Cuối cùng, đừng quên chuẩn bị quỹ dự phòng từ 1–3 tháng đầu, nhằm đảm bảo cửa hàng có thể vận hành ổn định trong giai đoạn đầu khi lượng khách chưa tăng đều và doanh thu chưa ổn định. Một bảng dự toán rõ ràng giúp bạn chủ động nguồn vốn, hạn chế rủi ro và vận hành cửa hàng một cách bền vững ngay từ ngày đầu tiên.

4. Sắp xếp hàng hóa khoa học 

Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học không chỉ giúp cửa hàng tạp hoá trông gọn gàng, chuyên nghiệp mà còn tác động trực tiếp đến trải nghiệm mua sắm và doanh thu. Trước hết, bạn nên áp dụng quy tắc “mắt nhìn – tay với”, nghĩa là đặt các sản phẩm bán chạy hoặc có biên lợi nhuận tốt ở vị trí ngang tầm mắt để khách dễ thấy và dễ lựa chọn. 

Các mặt hàng cần được phân loại theo nhóm sản phẩm, từ nhu yếu phẩm, đồ uống, bánh kẹo đến hóa mỹ phẩm, nhằm giúp khách nhanh chóng tìm được thứ họ cần và giúp bạn dễ kiểm kho. Bên cạnh đó, hãy tối ưu lối đi, ánh sáng và mặt tiền để tạo sự thoải mái khi mua sắm: lối đi nên đủ rộng để hai người có thể tránh nhau, ánh sáng trắng giúp sản phẩm nổi bật hơn, còn mặt tiền cần thông thoáng và thu hút để khách có thể nhận ra cửa hàng từ xa.

Đối với đồ đông lạnh, đồ tươi và đồ khô, mỗi nhóm đều có cách trưng bày riêng: đồ đông lạnh phải đặt trong tủ mát ở vị trí dễ mở; đồ tươi nên trưng bày gọn, sạch và tránh ánh nắng trực tiếp; còn đồ khô cần được sắp xếp theo chiều đứng để tối ưu không gian và hạn chế ẩm mốc. Khi hàng hóa được bố trí hợp lý, cửa hàng không chỉ đẹp mắt mà còn vận hành hiệu quả và tăng khả năng mua thêm của khách.

5. Tìm hiểu cách vận hành cửa hàng

Để cửa hàng tạp hoá hoạt động ổn định và sinh lời bền vững, bạn cần nắm rõ quy trình vận hành hằng ngày, đặc biệt là cách quản lý tồn kho và hạn sử dụng của từng nhóm sản phẩm. Tồn kho phải được kiểm tra định kỳ để tránh thiếu hàng bán chạy hoặc tồn đọng hàng chậm xoay vòng, còn hạn sử dụng phải được giám sát chặt để hạn chế hàng cận date gây thất thoát. 

Song song đó, việc quản lý giá vốn – lãi lỗ hằng ngày giúp bạn biết sản phẩm nào bán tốt, biên lợi nhuận ra sao và có cần điều chỉnh giá hoặc số lượng nhập hay không. Một cửa hàng vận hành tốt cũng phải giảm tối đa thất thoát, từ mất hàng, ghi nhầm giá đến gian lận khi bán – những vấn đề rất dễ xảy ra nếu không có quy trình kiểm soát rõ ràng. Cuối ngày, bạn cần tổng hợp thu chi, đối soát tiền mặt, kiểm tra đơn hàng và cập nhật báo cáo để đảm bảo dòng tiền minh bạch. 

Để mọi việc trở nên nhẹ nhàng và chính xác hơn, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng như Tendoo, giúp hỗ trợ ghi hóa đơn nhanh, quản lý tồn kho tự động, kiểm soát hạn sử dụng và tạo báo cáo doanh thu – lợi nhuận theo thời gian thực. Đây là công cụ quan trọng giúp cửa hàng vận hành trơn tru và hạn chế tối đa sai sót trong quá trình kinh doanh.

6. Chú trọng đến marketing 

Trong thời đại khách hàng có quá nhiều lựa chọn, marketing đóng vai trò quan trọng giúp cửa hàng tạp hoá của bạn nổi bật và thu hút khách ngay từ những ngày đầu khai trương:

• Tạo fanpage hoặc website cho cửa hàng tạp hóa và cập nhật thông tin về khai trương, chương trình ưu đãi, khuyến mãi và quà tặng.
• Đăng tin trên các hội nhóm và nhờ bạn bè chia sẻ thông tin trên mạng xã hội.
• Tạo shop trên các sàn thương mại điện tử để tiếp cận nhiều khách hàng hơn.
• Livestream trên trang cá nhân Facebook để thông báo về ngày khai trương và mời mọi người đến ủng hộ.
• Tạo biển bảng và đặt tên cửa hàng ấn tượng để thu hút sự chú ý của khách hàng và tăng khả năng tìm kiếm nguồn hàng.
• Thuê một công ty tổ chức sự kiện hoặc múa lân để tạo sự chuyên nghiệp và thu hút sự quan tâm của khách hàng.

7. Cung cấp dịch vụ giao hàng tận nơi

Cung cấp dịch vụ giao hàng tận nơi là một trong những cách giúp cửa hàng tạp hoá tăng sức cạnh tranh và phục vụ khách hàng chu đáo hơn, đặc biệt là với những người bận rộn, người lớn tuổi hoặc khách ở gần khu vực cửa hàng. Bạn có thể nhận đơn qua Zalo, Facebook, điện thoại hoặc thậm chí tích hợp tính năng đặt hàng qua fanpage để khách tiện đặt bất cứ lúc nào. 

Dịch vụ này không chỉ giúp tăng doanh thu đơn lẻ mà còn tạo thói quen mua sắm lặp lại, khiến khách hàng quen thuộc với cửa hàng của bạn hơn. Nếu có thể, bạn nên xây dựng chính sách giao hàng miễn phí trong bán kính 1–2 km để khuyến khích khách đặt đơn nhỏ, sau đó kết hợp các chương trình ưu đãi để tăng giá trị đơn hàng. Việc giao hàng nhanh – đúng giờ – đúng sản phẩm sẽ trở thành lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ, giúp cửa hàng tạp hoá của bạn tạo được uy tín và được nhiều người tin tưởng lựa chọn.

Những rủi ro khi mở cửa hàng tạp hoá và giải pháp

Dù việc mở cửa hàng tạp hoá tưởng chừng đơn giản, nhưng nếu không lường trước những rủi ro thường gặp, bạn rất dễ rơi vào tình trạng thất thoát, tồn kho lớn và vận hành kém hiệu quả. Dưới đây là những rủi ro phổ biến nhất và cách giải quyết để cửa hàng hoạt động ổn định ngay từ đầu.

• Hàng tồn kho quá nhiều: Nếu nhập hàng quá nhiều so với nhu cầu thực tế, vốn của bạn sẽ bị “chôn” trong kho, gây khó khăn cho dòng tiền. Giải pháp là theo dõi tốc độ bán của từng nhóm hàng, chỉ nhập số lượng vừa đủ, ưu tiên hàng quay vòng nhanh và áp dụng quản lý tồn kho bằng phần mềm để cảnh báo hàng tồn lâu.
• Hàng cận date/khó bán: Tạp hoá thường gặp rủi ro với sản phẩm có hạn sử dụng ngắn như sữa, bánh kẹo, đồ uống. Để tránh thất thoát, cần xoay vòng hàng theo nguyên tắc FIFO – Nhập trước xuất trước, đặt cảnh báo cận date và chủ động tạo combo giảm giá nhẹ để đẩy hàng nhanh.
• Nhập hàng sai nhu cầu: Không nắm rõ thói quen mua sắm của khu dân cư dễ dẫn đến nhập hàng không phù hợp, làm tốn diện tích trưng bày và giảm hiệu quả vốn. Cách khắc phục tốt nhất là khảo sát khu vực trước khi mở, theo dõi sản phẩm bán chạy trong 1–2 tháng đầu, rồi điều chỉnh danh mục hàng hoá.
• Dùng sổ sách thủ công: Việc ghi chép tay rất dễ nhầm giá, sai tồn, thất thoát hàng hoặc không biết lãi – lỗ thực tế. Giải pháp là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để tự động hoá khâu tính tiền, quản lý tồn kho, cảnh báo cận date và báo cáo lợi nhuận chi tiết mỗi ngày.
• Chi phí vận hành tăng: Giá thuê mặt bằng, điện nước, nhân công, thất thoát hàng… đều có thể khiến chi phí tăng ngoài dự tính. Chủ cửa hàng cần lập bảng dự toán rõ ràng ngay từ đầu và theo dõi chi phí hàng tháng; đồng thời ưu tiên các thiết bị tiết kiệm điện, tối ưu ca làm việc và kiểm soát thất thoát.

Kinh nghiệm bán hàng giúp tạp hoá đông khách

Để cửa hàng tạp hoá không chỉ duy trì doanh thu mà còn ngày càng đông khách, chủ cửa hàng cần nắm được những bí quyết bán hàng thực tế và dễ áp dụng. Dưới đây là các kinh nghiệm quan trọng giúp bạn thu hút khách quen, giữ chân khách cũ và tăng doanh số mỗi ngày.

• Giữ thái độ thân thiện với khu dân cư: Cửa hàng tạp hoá sống nhờ khách gần nhà, nên thái độ vui vẻ, chào hỏi và phục vụ nhanh sẽ tạo thiện cảm, giúp khách quay lại thường xuyên.
• Tạo combo – ưu đãi nhỏ: Những ưu đãi như “mua 2 giảm 5%”, combo ăn sáng, combo gia vị… giúp tăng giá trị đơn hàng và kích thích khách mua nhiều hơn.
• Tặng điểm cho khách quen: Bạn có thể sử dụng phần mềm để tích điểm tự động. Đây là cách giữ chân khách lâu dài và tạo thói quen mua sắm mỗi ngày.
• Nhập hàng theo nhu cầu thực tế trong khu vực: Quan sát những sản phẩm bán chạy như mì gói, nước ngọt, sữa, đồ dùng gia đình… và ưu tiên nhập những mặt hàng người dân mua hằng ngày để tối ưu doanh thu.

Tendoo – Giải pháp quản lý bán hàng tối ưu cho cửa hàng tạp hoá

Trong bối cảnh các cửa hàng tạp hoá ngày càng phải cạnh tranh mạnh với siêu thị mini và cửa hàng tiện lợi, việc quản lý bán hàng hiệu quả trở thành yếu tố sống còn. Đây cũng chính là lý do nhiều chủ cửa hàng chuyển từ cách ghi sổ thủ công sang phần mềm chuyên nghiệp. Tendoo nổi lên như một giải pháp toàn diện – được thiết kế dành riêng cho mô hình bán lẻ nhỏ lẻ, giúp tối ưu vận hành, giảm thất thoát và tăng hiệu quả kinh doanh ngay từ những ngày đầu mở cửa.

Tendoo là phần mềm quản lý bán hàng tích hợp nhiều công cụ trong một hệ thống duy nhất. Từ bán hàng, quản lý tồn kho, tạo hóa đơn, đến theo dõi thu chi và báo cáo lợi nhuận – mọi thứ đều được tự động hoá. Nhờ đó, chủ cửa hàng tạp hoá không cần am hiểu công nghệ vẫn có thể vận hành cửa hàng trơn tru, chuyên nghiệp. Giao diện đơn giản, dễ dùng, phù hợp với mọi độ tuổi, đặc biệt là những người mới kinh doanh hoặc chưa quen với phần mềm.

Một số tính năng nổi bật của Tendoo:

• Quản lý toàn trình bán hàng & doanh thu: Theo dõi tồn kho, đơn hàng, doanh thu theo dashboard.
• Tích hợp hóa đơn điện tử & chữ ký số: Xuất hóa đơn đúng chuẩn Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tự động gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.
• Tự động hóa kê khai thuế theo Thông tư 40/2021/TT-BTC: Tự động tổng hợp số liệu vào 7 sổ, hỗ trợ lập tờ khai nhanh chóng, chính xác.
• AI tư vấn thuế 24/7 – giảm áp lực cho hộ kinh doanh: Tư vấn quy định, hướng dẫn kê khai, tổng hợp dữ liệu doanh thu bằng AI, tra cứu không cần mở sổ sách, hỗ trợ voice-to-text, giảm việc nhập tay.

Tendoo triển khai một số ưu đãi nhằm hỗ trợ hộ kinh doanh làm quen và ứng dụng giải pháp trong giai đoạn cuối năm 2025. Cụ thể:

• Miễn phí 3 tháng sử dụng (Áp dụng đến hết 31/12/2025).
• Chính sách hỗ trợ chuyển đổi 60 ngày cao điểm: Tặng thêm 3 tháng Chữ ký số & 1 tháng PM Kê khai BHXH.
• Quay số trúng thưởng với tổng giá trị lên đến 2 tỷ.

Hy vọng rằng những chia sẻ thực tế cùng kinh nghiệm mở cửa hàng tạp hoá trong bài viết sẽ giúp bạn tự tin hơn khi bắt đầu hoặc muốn cải thiện cửa hàng hiện tại. Dù quy mô lớn hay nhỏ, chỉ cần chuẩn bị đúng hướng, có kế hoạch rõ ràng và lựa chọn công cụ hỗ trợ phù hợp như Tendoo, bạn hoàn toàn có thể vận hành cửa hàng ổn định, giảm thất thoát và tăng doanh thu bền vững. Chúc bạn sớm xây dựng được cửa hàng tạp hoá đông khách và phát triển lâu dài!