Bạn đang có kế hoạch mở một cửa hàng tạp hoá nhưng chưa chắc chắn nên đăng ký mã ngành nào cho đúng? Việc chọn đúng mã ngành không chỉ giúp hồ sơ đăng ký kinh doanh suôn sẻ, mà còn ảnh hưởng đến kê khai thuế, hợp tác với nhà cung cấp và khả năng mở rộng sau này. Bên cạnh mã ngành chính, nếu cửa hàng bán thêm thực phẩm tươi sống, đồ đông lạnh hoặc các mặt hàng đặc thù, bạn cũng cần cân nhắc đăng ký thêm mã phụ để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp và minh bạch. Theo dõi bài viết dưới đây để được giải đáp chi tiết!

1. Kinh doanh tạp hoá thuộc mã ngành nào?

Trước khi đi vào chi tiết, điều quan trọng là bạn cần xác định mã ngành chính cho cửa hàng tạp hoá của mình. Việc này giúp hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp pháp, thuận tiện kê khai thuế và mở rộng mặt hàng trong tương lai nếu cần.

1.1. Mã ngành chính cho cửa hàng tạp hoá

Đối với các cửa hàng tạp hoá, mã ngành 4711 – Bán lẻ tổng hợp với lương thực, thực phẩm, đồ uống, thuốc lá, thuốc lào là lựa chọn phổ biến và phù hợp nhất. Đây là mã ngành chuẩn cho các mô hình kinh doanh tổng hợp, giúp chủ cửa hàng dễ dàng đăng ký kinh doanh hợp pháp và thuận lợi trong các thủ tục liên quan đến thuế, cấp phép hay hợp tác với nhà cung cấp.

Mã ngành 4711 bao quát hầu hết các nhu yếu phẩm mà người dân sử dụng hàng ngày, bao gồm mì gói, gạo, đồ hộp, nước ngọt, gia vị, hóa mỹ phẩm, đồ gia dụng nhỏ… Nhờ tính linh hoạt này, cửa hàng có thể phục vụ nhiều đối tượng khách hàng khác nhau, từ nhu cầu cơ bản hằng ngày đến các mặt hàng tiện ích cho gia đình.

Đặc điểm nổi bật của mã ngành này là bán lẻ nhiều loại mặt hàng, không chuyên vào một nhóm sản phẩm nhất định, giúp chủ cửa hàng dễ dàng mở rộng danh mục mặt hàng trong tương lai. Vì vậy, mã ngành 4711 phù hợp với các cửa hàng tạp hoá truyền thống, minimart nhỏ hoặc các cửa hàng tổng hợp tại khu dân cư, vừa đáp ứng nhu cầu cơ bản của khách hàng vừa tạo cơ hội tăng trưởng linh hoạt cho kinh doanh.

Cửa hàng tạp hoá cung cấp nhu yếu phẩm hằng ngày

1.2. Các mã ngành phụ nên đăng ký thêm (nếu có mở rộng sản phẩm)

Ngoài mã ngành chính 4711, nhiều cửa hàng tạp hoá còn cần đăng ký thêm các mã ngành phụ nếu có kế hoạch kinh doanh chuyên sâu vào một số nhóm sản phẩm nhất định. Việc này giúp kê khai thuế chính xác, đồng thời thể hiện rõ ngành nghề kinh doanh khi hợp tác với nhà cung cấp hoặc mở rộng cửa hàng.

• Mã 4722 – Bán lẻ thực phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh phù hợp khi cửa hàng tập trung nhiều vào thực phẩm đóng gói, đồ khô, thực phẩm tươi sống, đông lạnh hoặc đồ ăn nhanh.
• Mã 4723 – Bán lẻ đồ uống trong các cửa hàng chuyên doanh nên được cân nhắc nếu cửa hàng có doanh thu lớn từ nước uống, nước giải khát, bia hoặc nước tăng lực. Đây là lựa chọn phù hợp cho những cửa hàng muốn phát triển mảng đồ uống riêng.
• Mã 4729 – Bán lẻ thực phẩm khác trong các cửa hàng chuyên doanh áp dụng nếu bạn kinh doanh các sản phẩm như cà phê bột, cà phê hòa tan, chè hoặc các loại thực phẩm khác chưa được phân loại rõ ràng.
• Mã 4724 – Bán lẻ thuốc lá, xì gà là bắt buộc nếu cửa hàng có kinh doanh thuốc lá, giúp kê khai thuế chính xác và tuân thủ pháp luật về quản lý sản phẩm thuốc lá do sản phẩm này áp dụng mức thuế tiêu thụ đặc biệt.

Cửa hàng chuyên doanh bán lẻ các loại thực phẩm đặc thù

1.3. Hộ kinh doanh có cần đăng ký đủ các mã không?

Thực tế, khi mở cửa hàng tạp hoá, bạn không bắt buộc phải đăng ký tất cả các mã phụ. Chỉ với mã ngành chính 4711, bạn đã có thể hoạt động hợp pháp và kinh doanh đầy đủ các mặt hàng thiết yếu hằng ngày. Đây là lựa chọn đơn giản và phù hợp với hầu hết các cửa hàng tạp hoá truyền thống hoặc minimart nhỏ.

Tuy nhiên, nếu có kế hoạch mở rộng ngành hàng trong tương lai, việc đăng ký thêm các mã phụ là điều nên cân nhắc. Điều này giúp bạn tránh phải bổ sung hồ sơ nhiều lần, đồng thời kê khai thuế và quản lý kinh doanh minh bạch hơn khi kinh doanh thực phẩm chuyên doanh, đồ uống, cà phê hay thuốc lá. Việc chuẩn bị từ đầu sẽ giúp cửa hàng linh hoạt và thuận lợi hơn trong quá trình phát triển.

2. Khi nào cần đăng ký hộ kinh doanh cho cửa hàng tạp hoá?

2.1. Trường hợp bắt buộc phải đăng ký

Khi cửa hàng bắt đầu hoạt động với quy mô ổn định và có thu nhập thường xuyên, việc đăng ký là cần thiết để đảm bảo hợp pháp và thuận tiện trong quản lý thuế. Việc đăng ký cũng giúp bạn dễ dàng làm việc với các nhà cung cấp lớn, xuất hóa đơn cho khách hàng và mở rộng cửa hàng trong tương lai.

Cụ thể, bạn cần đăng ký kinh doanh trong các trường hợp sau:

• Có địa điểm kinh doanh cố định: cửa hàng đặt tại một địa chỉ rõ ràng, không chỉ bán online hoặc lưu động.
• Có thu nhập thường xuyên và hoạt động ổn định: cửa hàng hoạt động liên tục, không chỉ mang tính thời vụ.
• Thuê lao động từ 1 người trở lên (không phải thành viên hộ gia đình): khi sử dụng nhân viên ngoài hộ gia đình để vận hành cửa hàng.
• Cần xuất hóa đơn bán hàng hoặc làm việc với nhà cung cấp lớn: để đảm bảo hợp đồng, thanh toán và kê khai thuế được thực hiện hợp pháp.

Cửa hàng có địa điểm kinh doanh cố định để phục vụ khách hàng ổn định

2.2. Trường hợp được miễn đăng ký

Không phải tất cả các hình thức bán hàng tạp hoá đều bắt buộc đăng ký kinh doanh. Một số mô hình nhỏ lẻ, mang tính gia đình hoặc không thường xuyên vẫn được pháp luật miễn đăng ký. Tuy nhiên, hình thức này có hạn chế nhất định, đặc biệt khi bạn muốn nhập hàng số lượng lớn hoặc hợp tác với các nhà cung cấp, thương hiệu lớn.

Cụ thể, các trường hợp được miễn đăng ký gồm:

• Bán nhỏ lẻ, quy mô gia đình, thu nhập thấp, không thường xuyên: phù hợp với những hộ gia đình bán thêm các nhu yếu phẩm cho khu dân cư gần nhà.
• Bán dạo, bán vặt, bán rong không có địa điểm cố định: như các sạp di động, xe đẩy hoặc bán online tại nhà nhưng không có cửa hàng cố định.

Mặc dù được miễn đăng ký, các chủ cửa hàng trong những trường hợp này sẽ gặp khó khăn khi muốn nhập hàng số lượng lớn hoặc hợp tác với thương hiệu lớn, do thiếu hồ sơ kinh doanh hợp pháp.

2.3. Vì sao nên đăng ký dù không bắt buộc?

Ngay cả khi cửa hàng tạp hoá của bạn thuộc diện được miễn đăng ký, việc đăng ký kinh doanh vẫn mang lại nhiều lợi ích quan trọng. 

• Minh bạch thuế, tránh rủi ro khi cơ quan chức năng kiểm tra: Khi đăng ký kinh doanh, mọi hoạt động bán hàng, thu nhập và chi phí của cửa hàng đều được kê khai đầy đủ theo quy định pháp luật. Điều này giúp tránh các rủi ro về phạt hành chính hoặc thanh tra thuế, đồng thời tạo uy tín với cơ quan quản lý.
• Dễ dàng ký hợp đồng nhập hàng từ các nhà phân phối: Có giấy phép kinh doanh chính thức giúp cửa hàng hợp tác với các nhà phân phối lớn, mua hàng với số lượng lớn, đa dạng sản phẩm và hưởng các chính sách giá ưu đãi, khuyến mãi, hoặc hỗ trợ giao hàng mà cửa hàng không đăng ký sẽ khó tiếp cận.
• Thuận lợi khi mở rộng quy mô hoặc nâng cấp thành minimart: Hồ sơ kinh doanh hợp pháp là điều kiện cần để xin các giấy phép bổ sung, hợp tác với đối tác lớn hoặc mở rộng mặt bằng. Đồng thời, nó giúp cửa hàng tiếp cận khách hàng chuyên nghiệp hơn, nâng cao uy tín và tạo nền tảng vững chắc cho phát triển lâu dài.

Dù được miễn đăng ký, việc đăng ký kinh doanh vẫn mang lại nhiều lợi ích.

3. Hồ sơ đăng ký ngành nghề kinh doanh tạp hoá

3.1. Hồ sơ đối với hộ kinh doanh

Khi mở cửa hàng tạp hoá dưới hình thức hộ kinh doanh, bạn cần chuẩn bị một số giấy tờ cơ bản để nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp quá trình xét duyệt nhanh chóng, tránh phải bổ sung nhiều lần và đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp ngay từ đầu. Cụ thể, hồ sơ gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh: mẫu do cơ quan nhà nước quy định, điền đầy đủ thông tin về hộ kinh doanh.
• Bản sao CMND/CCCD của chủ hộ: để xác nhận thông tin cá nhân và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
• Tên hộ kinh doanh, địa điểm kinh doanh: thông tin chính xác về tên thương mại và địa chỉ cửa hàng.
• Mã ngành đăng ký: bao gồm mã ngành chính 4711 và các mã phụ nếu có kế hoạch mở rộng ngành hàng.

3.2. Hồ sơ đối với doanh nghiệp

Nếu bạn mở cửa hàng tạp hoá dưới hình thức doanh nghiệp (như công ty TNHH hoặc công ty cổ phần), hồ sơ đăng ký sẽ phức tạp hơn so với hộ kinh doanh. Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ không chỉ giúp đăng ký nhanh chóng mà còn đảm bảo pháp lý vững chắc cho hoạt động kinh doanh và các giao dịch với đối tác, nhà cung cấp. Cụ thể, hồ sơ gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: theo mẫu do cơ quan đăng ký kinh doanh cung cấp, điền đầy đủ thông tin về doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty: áp dụng với công ty TNHH hoặc công ty cổ phần, quy định rõ quyền và nghĩa vụ của các thành viên/cổ đông, cơ cấu quản lý và hoạt động kinh doanh.
• Danh sách thành viên hoặc cổ đông: xác định quyền lợi, trách nhiệm và tỷ lệ góp vốn của từng thành viên trong công ty.
• Mã ngành đăng ký: bao gồm mã ngành chính 4711 và các mã phụ phù hợp nếu doanh nghiệp dự định mở rộng ngành hàng.

3.3. Thời gian xử lý hồ sơ

Thông thường, sau khi nộp đầy đủ hồ sơ tại cơ quan đăng ký, thời gian xử lý sẽ từ 3 - 5 ngày làm việc, tùy thuộc vào quận/huyện nơi cửa hàng đặt địa điểm kinh doanh. Đây là thời gian chuẩn để cơ quan nhà nước xem xét, cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và xác nhận mã ngành đã đăng ký.

Trong trường hợp hồ sơ thiếu giấy tờ hoặc điền sai mã ngành, cơ quan đăng ký sẽ yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa trước khi cấp giấy phép. Vì vậy, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác ngay từ đầu sẽ giúp quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng, tránh mất thêm thời gian và công sức.

Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký kinh doanh thường từ 3–5 ngày làm việc

4. Điều kiện để mở cửa hàng tạp hoá

Để cửa hàng tạp hoá hoạt động hợp pháp và an toàn, chủ kinh doanh cần đảm bảo một số điều kiện về mặt bằng, mặt hàng kinh doanh và an toàn phòng cháy chữa cháy. Việc tuân thủ đầy đủ các quy định này giúp cửa hàng vận hành trơn tru, tránh vi phạm pháp luật và nâng cao uy tín với khách hàng.

4.1. Điều kiện về mặt bằng, biển hiệu

Cửa hàng cần có địa điểm kinh doanh rõ ràng, không lấn chiếm vỉa hè hay ảnh hưởng đến trật tự khu vực. Biển hiệu phải tuân thủ đúng quy định, gồm đầy đủ thông tin như tên hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế, để khách hàng dễ nhận diện và cơ quan chức năng kiểm tra thuận lợi.

4.2. Điều kiện khi kinh doanh mặt hàng có điều kiện

Một số mặt hàng tạp hoá yêu cầu giấy phép hoặc thủ tục bổ sung:

• Rượu có nồng độ >5,5%: cần giấy phép bán lẻ rượu do cơ quan quản lý cấp.
• Thuốc lá: phải đăng ký mã ngành 4772 và xin giấy xác nhận đủ điều kiện kinh doanh.
• Thực phẩm: mọi loại thực phẩm bán ra phải đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, có nguồn gốc rõ ràng, tuân thủ quy định của cơ quan y tế.

4.3. Điều kiện về an toàn phòng cháy chữa cháy (PCCC)

Tùy vào vị trí và quy mô, cửa hàng cần đảm bảo các biện pháp an toàn PCCC cơ bản, bao gồm trang bị bình chữa cháy, lối thoát hiểm rõ ràng và tuân thủ các quy định PCCC của địa phương. Điều này không chỉ bảo vệ an toàn cho khách hàng và nhân viên mà còn giúp cửa hàng tránh các xử phạt hành chính.

Cửa hàng phải đảm bảo an toàn PCCC cơ bản

5. Chi phí dự kiến để mở cửa hàng tạp hoá

Khi chuẩn bị mở cửa hàng tạp hoá, việc lập dự toán chi phí chi tiết sẽ giúp bạn quản lý tài chính hiệu quả, tránh thiếu hụt vốn trong giai đoạn khởi đầu và vận hành. Tổng chi phí có thể được chia thành ba nhóm chính: chi phí cố định, chi phí nhập hàng ban đầu và chi phí vận hành hàng tháng.

5.1. Chi phí cố định

Chi phí cố định là những khoản đầu tư ban đầu để cửa hàng có thể đi vào hoạt động:

• Tiền thuê mặt bằng: tùy vào vị trí và diện tích, chi phí thuê mặt bằng có thể chiếm phần lớn ngân sách ban đầu, đặc biệt ở khu vực trung tâm hoặc đông dân cư.
• Trang thiết bị cửa hàng: bao gồm kệ trưng bày hàng hoá, quầy thu ngân, tủ mát, tủ đông, máy POS, camera giám sát, biển hiệu, bảng giá… Đây là khoản đầu tư cần thiết để cửa hàng vận hành chuyên nghiệp, thu hút khách hàng và đảm bảo an ninh.

5.2. Chi phí nhập hàng ban đầu

Đây là số vốn cần chuẩn bị để có đủ hàng hoá phục vụ khách ngay từ ngày khai trương:

• Hàng tiêu dùng nhanh (FMCG): mì gói, sữa, bánh kẹo, snack, đồ ăn vặt… là nhóm sản phẩm bán chạy, luân chuyển nhanh giúp tạo dòng tiền ban đầu.
• Hóa mỹ phẩm: dầu gội, sữa tắm, bột giặt, nước rửa chén, giấy vệ sinh… những mặt hàng này chiếm tỷ trọng lớn trong doanh thu nhưng vòng quay hàng tồn tương đối ổn định.
• Đồ uống và thực phẩm đóng gói: nước giải khát, bia, nước tăng lực, đồ hộp, thực phẩm đóng gói sẵn… là nhóm tạo thêm doanh thu và thu hút khách đa dạng, đặc biệt trong mùa cao điểm.

5.3. Chi phí vận hành hàng tháng

Đây là các khoản chi cần thiết để cửa hàng duy trì hoạt động ổn định:

• Tiền điện, nước, internet, lương nhân viên (nếu có): chi phí cơ bản để cửa hàng vận hành và phục vụ khách hàng.
• Phần mềm quản lý bán hàng: hỗ trợ theo dõi tồn kho, doanh thu, lợi nhuận và lập báo cáo nhanh chóng, giúp quản lý hiệu quả.
• Chi phí dự phòng 1–3 tháng đầu: bao gồm chi phí phát sinh ngoài kế hoạch hoặc trong trường hợp doanh thu chưa ổn định. Khoản dự phòng này giúp cửa hàng duy trì hoạt động, tránh thiếu vốn khi mới khai trương.

Bạn cần lập chi phí vận hành hàng tháng để quản lý tài chính hiệu quả

6. Vì sao cửa hàng tạp hoá nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng?

Trong thời đại công nghệ, việc vận hành một cửa hàng tạp hoá mà không có công cụ quản lý hiện đại có thể dẫn đến nhầm lẫn, thất thoát hàng hoá và khó kiểm soát doanh thu. Phần mềm quản lý bán hàng giúp chủ cửa hàng quản lý hiệu quả từ tồn kho, doanh thu, đến lợi nhuận, đồng thời tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

6.1. Quản lý tồn kho chính xác

Phần mềm tự động theo dõi số lượng hàng hoá trong kho, cập nhật ngay khi bán hoặc nhập hàng mới. Hệ thống cảnh báo khi sản phẩm sắp hết hoặc gần hạn sử dụng, giúp cửa hàng chủ động nhập bổ sung và tránh lãng phí.

6.2. Tăng tốc độ bán hàng

Với các tính năng như quét mã vạch, in hóa đơn và tính tiền chỉ trong vài giây, phần mềm giúp giao dịch nhanh chóng, giảm nhầm lẫn so với việc tính tiền thủ công. Điều này đặc biệt quan trọng vào các giờ cao điểm, khi lượng khách đông.

6.3. Kiểm soát thông tin từ xa

Chủ cửa hàng có thể theo dõi doanh thu, tồn kho, giá bán và lợi nhuận theo thời gian thực ngay cả khi không có mặt tại cửa hàng. Tính năng này giúp quản lý hiệu quả nhiều cửa hàng cùng lúc và ra quyết định nhanh chóng.

6.4. Báo cáo tài chính rõ ràng

Phần mềm cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh thu theo ngày, tuần hoặc tháng. Đồng thời, hệ thống phân tích giúp nhận biết hàng bán chạy và hàng tồn đọng, từ đó tối ưu việc nhập hàng, lên kế hoạch khuyến mãi và quản lý tài chính hiệu quả.

Cửa hàng tạp hoá nên dùng phần mềm bán hàng để quản lý hiệu quả.

7. Quản lý cửa hàng tạp hoá dễ dàng hơn với Tendoo

Tendoo hỗ trợ hộ kinh doanh (HKD) quản lý mọi hoạt động của cửa hàng tạp hoá từ A đến Z. Với Tendoo, bạn có thể:

• Quản lý tồn kho chính xác: theo dõi số lượng hàng hóa tự động, nhận cảnh báo khi sản phẩm sắp hết hoặc gần hạn sử dụng.
• Tăng tốc độ bán hàng: quét mã vạch, in hóa đơn và tính tiền chỉ trong vài giây, giảm nhầm lẫn so với việc bán thủ công.
• Kiểm soát từ xa: theo dõi doanh thu, tồn kho, lợi nhuận và điều chỉnh giá bán ngay cả khi không có mặt tại cửa hàng.
• Báo cáo tài chính rõ ràng: thống kê doanh thu theo ngày, tuần, tháng; phân tích hàng bán chạy và hàng tồn đọng để tối ưu nhập hàng và lên kế hoạch khuyến mãi.

Quản lý cửa hàng tạp hoá trở nên dễ dàng với Tendoo

Trải nghiệm Tendoo ngay hôm nay để biến việc quản lý cửa hàng tạp hoá trở nên nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả hơn, giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng lợi nhuận và phát triển kinh doanh bền vững!

Mở cửa hàng tạp hoá tưởng chừng đơn giản, nhưng để vận hành hiệu quả, hợp pháp và phát triển bền vững, bạn cần nắm rõ mã ngành kinh doanh, hồ sơ đăng ký, điều kiện mặt bằng, mặt hàng và chi phí vận hành. Việc sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm bán hàng Tendoo sẽ giúp quản lý tồn kho, doanh thu và báo cáo tài chính một cách chính xác, tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro.