[Chi tiết] Thủ tục chuyển đổi phương pháp tính thuế từ khoán sang kê khai cho hộ kinh doanh

Từ ngày 1/1/2026, theo Nghị quyết 198/2025/QH15, tất cả hộ kinh doanh sẽ không còn được áp dụng phương pháp thuế khoán, buộc phải chuyển sang phương pháp kê khai. Bài viết này sẽ hướng dẫn hộ kinh doanh hiểu rõ quy trình, thủ tục, thời hạn và các lưu ý quan trọng, giúp thực hiện chuyển đổi một cách hợp pháp, đúng thời gian, đồng thời tránh các rủi ro về thuế và xử phạt từ cơ quan quản lý.

1. Tổng quan về phương pháp thuế kê khai

1.1. Phương pháp thuế kê khai là gì?

Phương pháp thuế kê khai là hình thức mà hộ kinh doanh (HKD) kê khai doanh thu và chi phí thực tế vào sổ sách kế toán và nộp tờ khai thuế theo tháng hoặc quý cho cơ quan Thuế. Theo Nghị quyết 198/2025/QH15, từ ngày 1/1/2026, tất cả các hộ kinh doanh sẽ phải chuyển sang phương pháp kê khai hoặc khai thuế theo lần phát sinh nếu không thường xuyên kinh doanh, không có địa điểm cố định, do phương pháp thuế khoán sẽ bị xóa bỏ.

Phương pháp kê khai mang lại nhiều lợi ích, giúp minh bạch hơn trong quản lý doanh thu và chi phí, đồng thời cho phép tối ưu thuế hợp lý khi hộ kinh doanh có chi phí được khấu trừ hợp pháp. Tuy nhiên, phương pháp này cũng đòi hỏi sổ sách kế toán và hóa đơn phải rõ ràng, thủ tục kê khai đúng quy định, vì vậy hộ kinh doanh cần chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh rủi ro vi phạm.

1.2. Cách tính thuế theo phương pháp kê khai

Theo phương pháp kê khai, hộ kinh doanh kê khai và nộp thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và Thu nhập cá nhân (TNCN) dựa trên doanh thu thực tế phát sinh trong kỳ kê khai (tháng hoặc quý). Để thực hiện đúng quy định, hộ kinh doanh cần đảm bảo các nội dung bắt buộc sau:

• Hóa đơn và chứng từ hợp lệ: Mọi giao dịch phát sinh đều phải có hóa đơn hoặc chứng từ chứng minh hợp pháp.
• Sổ sách kế toán đầy đủ: Ghi nhận doanh thu, chi phí, chi tiết các khoản khấu trừ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Nộp tờ khai và tiền thuế đúng hạn: Đảm bảo không bị phạt chậm nộp hoặc vi phạm các quy định về kê khai thuế.

Ví dụ: Giả sử hộ kinh doanh trong tháng đạt doanh thu 100 triệu đồng, thuế GTGT áp dụng là 10%, thuế TNCN là 5% trên doanh thu sau khấu trừ chi phí hợp lệ. Khi kê khai, hộ kinh doanh sẽ tính thuế GTGT là 10 triệu đồng, thuế TNCN là 5 triệu đồng (giả định chi phí hợp lý đã được khấu trừ), và nộp số thuế này cho cơ quan Thuế theo kỳ kê khai.

1.3. So sánh với phương pháp thuế khoán

Dưới đây là bảng so sánh ngắn gọn giữa phương pháp thuế kê khai và phương pháp thuế khoán cho hộ kinh doanh:

2. Thủ tục, quy trình chuyển đổi từ thuế khoán sang phương pháp kê khai

Thủ tục và quy trình chuyển đổi từ thuế khoán sang phương pháp kê khai bao gồm 8 bước dưới đây:

2.1. Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký chuyển đổi

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị

• Mẫu 08‑MST để đăng ký chuyển đổi phương pháp tính thuế, ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT‑BTC.
• Các giấy tờ chứng minh thay đổi thông tin đăng ký thuế (Nếu có)

Thủ tục thực hiện

• Bước 1: Hộ kinh doanh nộp hồ sơ đăng ký chuyển đổi (Mẫu 08‑MST) tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp (chi cục thuế hoặc cơ quan thuế địa phương). Người nộp cần giữ biên nhận, giấy xác nhận nộp hồ sơ từ cơ quan Thuế
• Bước 2: Đợi phản hồi từ cơ quan thuế. 

Lưu ý: Bước đăng ký này nên được thực hiện sớm trong giai đoạn chuyển đổi (ví dụ trong “60 ngày cao điểm”) để cơ quan Thuế có thời gian xử lý và hộ kinh doanh kịp hoàn thiện các bước tiếp theo.

2.2. Bước 2: Kiểm kê hàng tồn kho đầu kỳ

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị

• Danh sách hàng hóa, vật tư, nguyên liệu tồn kho tính đến thời điểm chuyển đổi.
• Hóa đơn đầu vào, chứng từ liên quan đến hàng tồn kho (nếu có).

Thủ tục thực hiện

• Bước 1: Hộ kinh doanh tiến hành kiểm kê thực tế hàng hóa tồn kho.
• Bước 2: Ghi chép chi tiết số lượng, giá trị và tình trạng tồn kho vào sổ sách kế toán.
• Bước 3: Biên bản kiểm kê hàng tồn kho đầu kỳ cần được lưu giữ làm căn cứ kê khai thuế GTGT và tính thuế TNCN.

Lưu ý: 

• Việc kiểm kê nên thực hiện ngay sau khi nộp hồ sơ đăng ký chuyển đổi để đảm bảo sổ sách và dữ liệu chính xác trước khi kê khai theo phương pháp mới.
• Kiểm kê kỹ lưỡng, tránh bỏ sót hàng hóa hoặc ghi sai giá trị.
• Lưu trữ biên bản kiểm kê cẩn thận, vì cơ quan Thuế có thể yêu cầu kiểm tra.
• Đối với hàng hóa phức tạp hoặc nhiều loại, có thể sử dụng phần mềm quản lý kho như Tendoo để ghi nhận chính xác.

2.3. Bước 3: Đăng ký hóa đơn điện tử

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị

• Giấy đề nghị phát hành hóa đơn điện tử (theo mẫu Thông tư 78/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
• Thông tin hộ kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ, số tài khoản ngân hàng (nếu cần).

Thủ tục thực hiện

• Bước 1: Nộp giấy đề nghị phát hành hóa đơn điện tử tại cơ quan thuế quản lý hoặc thực hiện trực tuyến qua cổng eTax / Thuế điện tử.
• Bước 2: Cơ quan Thuế phê duyệt và cung cấp thông tin đăng nhập để sử dụng phần mềm xuất hóa đơn.
• Bước 3: Sau khi đăng ký thành công, hộ kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử cho tất cả các giao dịch phát sinh.

2.4. Bước 4: Trang bị phần mềm kế toán / sổ sách

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị

• Thông tin doanh thu, chi phí, hàng hóa, nguyên vật liệu hiện có.
• Các hóa đơn đầu vào – đầu ra đã phát sinh trước thời điểm chuyển đổi.

Thủ tục thực hiện

• Bước 1: Lựa chọn và cài đặt phần mềm kế toán hoặc quản lý bán hàng phù hợp với hộ kinh doanh
• Bước 2: Thiết lập tài khoản, danh mục hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp và các tài khoản kế toán.
• Bước 3: Hướng dẫn nhân viên hoặc chủ hộ kinh doanh sử dụng phần mềm để ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh.

Lưu ý:

• Chọn phần mềm dễ sử dụng, phù hợp với quy mô và nhu cầu quản lý.
• Đảm bảo phần mềm hỗ trợ xuất báo cáo, lưu trữ dữ liệu, tổng hợp hóa đơn điện tử, phục vụ kê khai thuế.

2.5. Bước 5: Mở sổ sách kế toán theo quy định

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị

• Biên bản kiểm kê hàng tồn kho đầu kỳ (Bước 2).
• Hóa đơn, chứng từ đầu vào – đầu ra.
• Thông tin doanh thu, chi phí đã ghi nhận trước đây.

Thủ tục thực hiện

• Bước 1: Lập sổ sách kế toán mới theo đúng quy định về phương pháp kê khai, bao gồm: sổ nhật ký, sổ cái, bảng kê hóa đơn, báo cáo thuế GTGT, báo cáo TNCN.
• Bước 2: Nhập số liệu từ các nghiệp vụ trước thời điểm chuyển đổi (ví dụ tồn kho, công nợ, tiền mặt) vào sổ sách mới.
• Bước 3: Đảm bảo các sổ sách này được ghi chép đầy đủ, rõ ràng và tuân thủ chuẩn mực kế toán.

Lưu ý: 

• Lưu giữ sổ sách cẩn thận, đảm bảo đầy đủ hóa đơn, chứng từ đi kèm.
• Kiểm tra số liệu tồn kho, doanh thu, chi phí trước khi mở sổ để tránh sai lệch.
• Có thể nhờ đại lý thuế hoặc phần mềm quản lý hỗ trợ để sổ sách đạt chuẩn và dễ theo dõi.

2.6. Bước 6: Kê khai thuế theo tháng/quý

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị

• Hóa đơn đầu ra – đầu vào hợp lệ.
• Báo cáo doanh thu, chi phí, tồn kho đã ghi nhận.
• Sổ sách kế toán hoặc dữ liệu từ phần mềm quản lý.

Thủ tục thực hiện

• Bước 1: Hộ kinh doanh kê khai thuế GTGT và thuế TNCN theo kỳ (tháng hoặc quý).
• Bước 2: Nộp tờ khai và số thuế phát sinh qua cổng Thuế điện tử (eTax) hoặc trực tiếp tại cơ quan Thuế quản lý.

Lưu ý: Cần kê khai trước ngày 20 của tháng sau kỳ tính thuế đối với kê khai tháng; trước ngày 30 của tháng đầu quý sau đối với kê khai quý.

2.7. Bước 7: Mở tài khoản ngân hàng riêng

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh / mã số thuế của hộ kinh doanh.
• Chứng minh nhân dân / CCCD của chủ hộ.

Sau đó, bạn có thể đăng ký mở tài khoản ngân hàng riêng cho hộ kinh doanh tại bất kỳ ngân hàng thương mại nào. Tài khoản này dùng để nhận tiền bán hàng, chuyển khoản và nộp thuế, giúp tách biệt tài chính cá nhân và kinh doanh.

2.8. Bước 8: Đăng ký BHXH cho chủ hộ và người lao động

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị

• Danh sách người lao động, hợp đồng lao động (nếu có).
• Giấy tờ của chủ hộ và người lao động để làm hồ sơ BHXH.

Thủ tục thực hiện

• Bước 1: Đăng ký tham gia Bảo hiểm xã hội (BHXH) cho chủ hộ và người lao động tại cơ quan BHXH địa phương hoặc thực hiện trực tuyến nếu được hỗ trợ.
• Bước 2: Thực hiện khai báo và nộp mức đóng BHXH theo quy định.

3. Đối tượng và thời hạn chuyển đổi

Theo Nghị quyết 198/2025/QH15, từ ngày 1/1/2026, tất cả hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang áp dụng phương pháp thuế khoán sẽ bắt buộc phải chuyển sang phương pháp kê khai. Đây là bước bắt buộc nhằm đảm bảo minh bạch doanh thu, chi phí và tuân thủ đúng quy định về thuế của Nhà nước.

Trước đó, từ ngày 1/6/2025, một số hộ kinh doanh có doanh thu lớn hoặc thuộc các ngành nghề đặc thù đã được yêu cầu chuyển đổi sớm sang kê khai để đảm bảo việc quản lý thuế thuận lợi và giảm rủi ro.

Thời hạn hoàn tất chuyển đổi thường được quy định là chậm nhất 10 ngày kể từ ngày bắt đầu áp dụng phương pháp kê khai. Trong thời gian này, hộ kinh doanh cần hoàn tất toàn bộ các thủ tục, bao gồm nộp hồ sơ đăng ký, kiểm kê tồn kho, đăng ký hóa đơn điện tử, mở sổ sách kế toán, kê khai thuế và các bước liên quan để đảm bảo việc chuyển đổi diễn ra hợp pháp và trơn tru.

4. Lưu ý khi hộ kinh doanh chuyển đổi phương pháp kê khai thuế

Trước khi chuyển đổi, hộ kinh doanh cần hoàn tất nghĩa vụ thuế khoán còn lại để tránh phát sinh nợ thuế hoặc bị xử phạt. Khi chuyển sang phương pháp kê khai, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và chữ ký số (nếu bắt buộc) là cần thiết để đáp ứng yêu cầu kê khai và quản lý doanh thu minh bạch.

Hộ kinh doanh cũng cần quản lý sổ sách kế toán theo đúng Thông tư 88/2021/TT‑BTC, bao gồm ghi chép doanh thu, chi phí, hóa đơn đầu ra – đầu vào đầy đủ, nhằm tránh bị truy thu thuế hoặc xử phạt vi phạm. Việc chuyển đổi không đúng thời hạn hoặc không thực hiện đầy đủ thủ tục có thể dẫn đến bị xử phạt, mất các ưu đãi về thuế, hoặc phải chịu trách nhiệm pháp lý.

Ngoài ra, nếu hộ kinh doanh có người lao động, cần lưu ý đăng ký BHXH cho chủ hộ và người lao động theo quy định mới, đảm bảo quyền lợi và tuân thủ pháp luật lao động. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các bước này giúp hộ kinh doanh chuyển đổi thuận lợi, minh bạch và an toàn trước pháp luật.

Việc chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai là bước quan trọng giúp hộ kinh doanh minh bạch doanh thu, tuân thủ pháp luật và tối ưu thuế hợp pháp. Bài viết đã hướng dẫn đối tượng áp dụng, thời hạn, 8 bước chuyển đổi, các lưu ý về hóa đơn, sổ sách kế toán và BHXH để hộ kinh doanh thực hiện thành công. Chuẩn bị kỹ càng, áp dụng phần mềm quản lý bán hàng và kế toán phù hợp sẽ giúp quá trình chuyển đổi trơn tru, tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro pháp lý.