Hoàn thuế GTGT là gì? Điều kiện, hồ sơ và thủ tục hoàn thuế GTGT mới nhất 2026

Trong quá trình hoạt động, hoàn thuế GTGT là một trong những quyền lợi quan trọng giúp doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh tối ưu dòng tiền và giảm áp lực tài chính. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ điều kiện, thủ tục cũng như cách thực hiện đúng quy định pháp luật. Việc nắm vững các nội dung liên quan đến hoàn thuế GTGT sẽ giúp người nộp thuế chủ động hơn trong kê khai, hạn chế rủi ro và tận dụng tối đa các lợi ích mà chính sách thuế mang lại.

1. Trường hợp được hoàn thuế GTGT

Căn cứ Mục 3 Chương III Nghị định 181/2025/NĐ-CP, các trường hợp được hoàn thuế GTGT bao gồm:

1.1. Hoàn thuế đối với xuất khẩu

Doanh nghiệp trong tháng, quý có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu nếu có số thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ hết từ 300 triệu đồng trở lên thì được hoàn thuế giá trị gia tăng theo tháng, quý, trừ trường hợp hàng hóa nhập khẩu sau đó xuất khẩu sang nước khác (Là hàng hóa do cơ sở kinh doanh nhập khẩu từ nước ngoài vào Việt Nam sau đó trực tiếp xuất khẩu hoặc ủy thác xuất khẩu, không bao gồm hàng hóa là nguyên liệu nhập khẩu để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu)

Trong đó, đối tượng được hoàn thuế trong một số trường hợp xuất khẩu được xác định như sau:

• Đối với trường hợp ủy thác xuất khẩu: Là cơ sở kinh doanh có hàng hóa ủy thác xuất khẩu.

• Đối với gia công chuyển tiếp: Là cơ sở kinh doanh ký hợp đồng gia công xuất khẩu với bên nước ngoài.

• Đối với hàng hóa xuất khẩu để thực hiện công trình xây dựng ở nước ngoài: Là cơ sở kinh doanh có hàng hóa xuất khẩu thực hiện công trình xây dựng ở nước ngoài.

1.2. Hoàn thuế đối với đầu tư

Phương thức hoàn thuế này có các xác định khác nhau tùy thuộc vào tình trạng của dự án.

Hoàn thuế GTGT đầu vào đang trong giai đoạn đầu tư:

Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế, khi có dự án đầu tư mới hoặc mở rộng (kể cả dự án chia thành nhiều giai đoạn hoặc hạng mục, trừ trường hợp không hình thành tài sản cố định), số thuế GTGT đầu vào phát sinh trong giai đoạn này cần được bù trừ trước với số thuế GTGT phải nộp từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hiện hữu (nếu có).

Sau khi thực hiện bù trừ, nếu phần thuế GTGT đầu vào còn lại từ 300 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp được xem xét hoàn thuế theo quy định.

Trường hợp dự án đầu tư đã hoàn thành

Khi dự án hoặc từng giai đoạn/hạng mục đầu tư đã hoàn tất nhưng doanh nghiệp chưa thực hiện hoàn thuế, thì có thể nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế trong thời hạn 01 năm kể từ ngày hoàn thành.

Thời điểm được xác định là hoàn thành là khi phát sinh doanh thu từ hoạt động chính của dự án (không bao gồm doanh thu chạy thử, hoạt động tài chính hoặc thanh lý nguyên vật liệu).

Trường hợp thành lập tổ chức kinh tế mới hoặc giao chi nhánh thực hiện dự án

Nếu chủ đầu tư thành lập đơn vị mới hoặc giao cho ban quản lý dự án, chi nhánh trực tiếp triển khai:

• Các đơn vị này được kê khai, khấu trừ và hoàn thuế GTGT liên quan đến dự án

• Phải thực hiện bù trừ thuế đầu vào của dự án với số thuế phải nộp từ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong cùng kỳ (nếu có)

• Sau bù trừ, nếu số thuế chưa khấu trừ hết từ 300 triệu đồng trở lên thì được hoàn

Trường hợp dự án hoàn thành nhưng chi nhánh không tiếp tục hoạt động, phần thuế GTGT chưa khấu trừ hết phải được chuyển giao cho đơn vị tiếp nhận để tiếp tục kê khai, khấu trừ.

Trường hợp dự án chấm dứt trước khi đi vào hoạt động

Nếu dự án đầu tư bị dừng lại trước khi phát sinh doanh thu từ hoạt động chính:

• Doanh nghiệp phải hoàn trả lại số thuế GTGT đã được hoàn

• Phần thuế chưa được hoàn sẽ không tiếp tục được xem xét hoàn thuế

Hoàn thuế đối với dự án thuộc ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện

Đối với các dự án thuộc ngành nghề kinh doanh có điều kiện, việc hoàn thuế được áp dụng trong các trường hợp:

• Dự án đã được cấp giấy phép hoặc văn bản chấp thuận theo quy định

• Dự án đang trong giai đoạn đầu tư và chưa đến thời điểm phải xin cấp phép

• Dự án không thuộc diện phải có giấy phép theo quy định pháp luật

Tùy từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp cần đối chiếu điều kiện pháp lý để xác định quyền được hoàn thuế GTGT một cách chính xác.

1.3. Hoàn thuế đối với hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất thuế giá trị gia tăng 5%

Doanh nghiệp chỉ kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất 5% Khi doanh nghiệp hoạt động hoàn toàn trong lĩnh vực áp dụng thuế suất 5%, nếu sau 12 tháng liên tục hoặc 04 quý liên tiếp vẫn còn số thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ hết từ 300 triệu đồng trở lên, thì được xem xét hoàn thuế theo quy định.

Doanh nghiệp có nhiều mức thuế suất khác nhau Trong trường hợp doanh nghiệp vừa có hoạt động chịu thuế suất 5% vừa có các mức thuế suất khác:

• Doanh nghiệp cần phân tách riêng phần thuế GTGT đầu vào sử dụng cho hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất 5%

• Nếu không thể hạch toán riêng, thì phần thuế đầu vào này sẽ được xác định theo tỷ lệ doanh thu, cụ thể là dựa trên tỷ trọng doanh thu của hoạt động chịu thuế suất 5% so với tổng doanh thu chịu thuế trong kỳ đề nghị hoàn thuế

Điều kiện để được hoàn thuế Sau khi thực hiện bù trừ với số thuế GTGT phải nộp (nếu có), nếu phần thuế GTGT đầu vào liên quan đến hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất 5% còn lại từ 300 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp đủ điều kiện để đề nghị hoàn thuế.

1.4. Hoàn thuế đối với cơ sở kinh doanh khi giải thể, phá sản

Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế sẽ được xem xét hoàn thuế GTGT khi thực hiện giải thể hoặc phá sản trong các trường hợp sau:

• Có số thuế GTGT nộp thừa

• Hoặc còn số thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ hết

Đây là quyền lợi nhằm đảm bảo doanh nghiệp không bị thiệt hại về tài chính khi chấm dứt hoạt động.

Một số lưu ý quan trọng:

• Quy định này không áp dụng đối với trường hợp giải thể gắn với việc chấm dứt dự án đầu tư thuộc diện hoàn thuế trong giai đoạn đầu tư

• Nếu chi nhánh hoặc đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp giải thể, thì doanh nghiệp chính sẽ được kế thừa phần thuế GTGT còn lại (bao gồm thuế nộp thừa hoặc chưa khấu trừ hết) để tiếp tục kê khai khấu trừ hoặc đề nghị hoàn thuế theo quy định

Việc nắm rõ quy định trong trường hợp này giúp doanh nghiệp xử lý dứt điểm nghĩa vụ thuế và đảm bảo quyền lợi khi chấm dứt hoạt động kinh doanh.

1.5. Hoàn thuế đối với hàng hóa mua tại Việt Nam mang theo khi xuất cảnh

Người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài khi mua hàng hóa tại Việt Nam và mang theo khi xuất cảnh có thể được hoàn thuế GTGT, nếu đáp ứng điều kiện về hóa đơn, chứng từ và thực hiện tại các điểm hoàn thuế theo quy định tại Điều 33 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

1.6. Hoàn thuế đối với các chương trình, dự án sử dụng vốn ODA không hoàn lại hoặc viện trợ không hoàn lại, viện trợ nhân đạo

Các chương trình, dự án sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) không hoàn lại, viện trợ không hoàn lại hoặc viện trợ nhân đạo được hoàn thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ mua tại Việt Nam để phục vụ dự án nếu đáp ứng các quy định tại Điều 34 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

1.7. Hoàn thuế đối với hàng hóa, dịch vụ mua tại Việt Nam của đối tượng được hưởng quyền ưu đãi miễn trừ ngoại giao

Các tổ chức, cá nhân thuộc diện được hưởng quyền ưu đãi, miễn trừ ngoại giao khi mua hàng hóa, dịch vụ tại Việt Nam sẽ được hoàn lại thuế GTGT đã trả theo quy định tại Điều 35 Nghị định 181/2025/NĐ-CP

1.8. Hoàn thuế theo điều ước quốc tế

Trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định về hoàn thuế GTGT thì việc hoàn thuế sẽ được thực hiện theo nội dung của điều ước đó. Cụ thể có thể xem quy định tại Điều 36 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

2. Trường hợp không được hoàn thuế giá trị gia tăng

2.1. Doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng

Theo khoản 16 Điều 4 Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng không được khấu trừ, không được hoàn thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng, trừ trường hợp áp dụng mức thuế suất 0%.

2.2. Trường hợp không được hoàn thuế đối với đầu tư

Theo khoản 3 Điều 30 Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Trong một số trường hợp nhất định, doanh nghiệp không được hoàn thuế GTGT đối với dự án đầu tư, mà chỉ được chuyển số thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ hết sang kỳ tiếp theo để tiếp tục kê khai. Cụ thể, các trường hợp bao gồm:

• Không góp đủ vốn điều lệ theo đăng ký: Tại thời điểm nộp hồ sơ hoàn thuế, nếu doanh nghiệp chưa góp đủ vốn điều lệ như cam kết thì sẽ không đủ điều kiện để được hoàn thuế.

• Dự án thuộc ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện nhưng chưa đáp ứng điều kiện: Trường hợp dự án chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý để được phép hoạt động (trừ các trường hợp đặc biệt được hoàn thuế trong giai đoạn đầu tư theo quy định), thì không được hoàn thuế.

• Không duy trì đủ điều kiện kinh doanh trong quá trình hoạt động

  • Bị thu hồi giấy phép, giấy chứng nhận hoặc văn bản chấp thuận kinh doanh

  • Không còn đáp ứng các điều kiện cần thiết theo quy định pháp luật về đầu tư

• Thời điểm không được hoàn thuế được xác định từ khi xảy ra một trong các sự kiện nêu trên, hoặc từ thời điểm cơ quan có thẩm quyền kiểm tra và kết luận doanh nghiệp không đủ điều kiện.

• Dự án liên quan đến khai thác tài nguyên, khoáng sản

  • Dự án khai thác tài nguyên, khoáng sản (trừ hoạt động tìm kiếm, thăm dò, phát triển mỏ dầu khí)

  • Dự án sản xuất sản phẩm từ tài nguyên, khoáng sản đã qua chế biến thành sản phẩm khác theo quy định pháp luật hiện hành

Trong các trường hợp này, doanh nghiệp vẫn được bảo lưu số thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ để tiếp tục kết chuyển sang kỳ sau, nhưng không được giải quyết hoàn thuế. Việc nắm rõ quy định sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch tài chính và tránh rủi ro khi lập hồ sơ hoàn thuế.

3. Điều kiện hoàn thuế GTGT mới nhất

Căn cứ Điều 37 Nghị định 181/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 2 Điều 1 Nghị định 359/2025/NĐ-CP) doanh nghiệp thuộc trường hợp hoàn thuế phải đáp ứng điều kiện sau đây:

(1) Áp dụng phương pháp khấu trừ và thực hiện đầy đủ chế độ kế toán

Doanh nghiệp phải:

• Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

• Thực hiện lập và lưu trữ sổ kế toán, chứng từ kế toán theo đúng quy định của pháp luật về kế toán

Đây là điều kiện nền tảng để cơ quan thuế có cơ sở kiểm tra và đối chiếu số liệu.

(2) Có tài khoản ngân hàng theo mã số thuế

Doanh nghiệp cần có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng được đăng ký theo mã số thuế, nhằm phục vụ việc giao dịch và nhận tiền hoàn thuế theo quy định.

(3) Đáp ứng điều kiện về khấu trừ thuế GTGT đầu vào

• Các khoản thuế GTGT đầu vào đề nghị hoàn phải đủ điều kiện khấu trừ

• Không thuộc các trường hợp hóa đơn, chứng từ phát sinh từ hành vi bị nghiêm cấm theo quy định tại Luật Thuế GTGT 2024

Điều này nhằm đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch của hồ sơ hoàn thuế.

(4) Lập hồ sơ hoàn thuế theo từng trường hợp cụ thể

Doanh nghiệp phải:

• Lập hồ sơ hoàn thuế riêng biệt tương ứng với từng trường hợp hoàn thuế

• Đảm bảo hồ sơ đầy đủ, chính xác và gửi đến cơ quan thuế có thẩm quyền

Tại thời điểm nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần đảm bảo:

• Thuộc đối tượng được hoàn thuế

• Có số thuế GTGT đầu vào đáp ứng đủ điều kiện hoàn

• Tuân thủ đúng quy định về kê khai và lập hồ sơ hoàn thuế

Sau khi tiếp nhận, cơ quan thuế sẽ tiến hành phân loại hồ sơ theo hai hình thức:

• Hoàn thuế trước, kiểm tra sau

• Kiểm tra trước, hoàn thuế sau

Doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý để được xét hoàn thuế GTGT theo quy định hiện hành

4. Hồ sơ và thủ tục hoàn thuế GTGT

4.1. Giấy tờ cần chuẩn bị

Hồ sơ đề nghị hoàn thuế GTGT (trừ trường hợp hoàn thuế GTGT theo Điều ước quốc tế và hoàn thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ hết khi giải thể, phá sản) gồm:

4.2. Quy trình thực hiện

Quy trình thực hiện hoàn thuế GTGT cơ bản bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế GTGT gồm văn bản yêu cầu hoàn thuế (mẫu số 01/HT) và các giấy tờ khác theo yêu cầu của từng trường hợp cụ thể.

• Bước 2: Gửi hồ sơ hoàn thuế GTGT trực tiếp lên cơ quan thuế/ qua đường bưu chính/cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

• Bước 3: Cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý hồ sơ. Trong vòng 3 ngày làm việc, bạn sẽ nhận được thông báo chấp thuận hoặc yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin nếu cần thiết.

• Bước 4: Nhận tiền hoàn thuế GTGT Người nộp thuế nhận tiền hoàn thuế theo thông báo của cơ quan quản lý thuế. Thời gian hoàn thuế chậm nhất 06 ngày làm việc (Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước) và chậm nhất 40 ngày làm việc (Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế).

5. Những sai sót thường gặp khi hoàn thuế GTGT

Trong thực tế, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình hoàn thuế GTGT do mắc phải các sai sót cơ bản nhưng mang tính quyết định. Những lỗi này không chỉ ảnh hưởng đến kết quả hoàn thuế mà còn tiềm ẩn rủi ro pháp lý. Các sai sót phổ biến bao gồm:

• Hóa đơn không hợp lệ: Sử dụng hóa đơn sai quy định, thiếu thông tin, hóa đơn không đúng thời điểm hoặc từ nhà cung cấp không đủ điều kiện pháp lý.

• Thiếu chứng từ thanh toán: Không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với các giao dịch bắt buộc, hoặc chứng từ không đầy đủ, không khớp với hóa đơn.

• Kê khai sai số liệu: Sai lệch giữa tờ khai thuế và hồ sơ hoàn thuế, hoặc ghi nhận không chính xác số thuế đầu vào được khấu trừ.

• Không đáp ứng điều kiện hoàn thuế: Không đủ điều kiện theo quy định (ví dụ: chưa đạt ngưỡng số thuế được hoàn, thiếu hồ sơ chứng minh xuất khẩu, đầu tư…).

Những sai sót trên có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với những vấn đề sau:

• Bị từ chối hoàn thuế

• Bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế

• Kéo dài thời gian xử lý hồ sơ hoàn thuế, ảnh hưởng đến dòng tiền và kế hoạch tài chính

6. Giải pháp hỗ trợ quản lý thuế và hoàn thuế GTGT

Trước những yêu cầu ngày càng chặt chẽ trong công tác quản lý thuế, đặc biệt là quy trình hoàn thuế GTGT, việc ứng dụng phần mềm kế toán đang trở thành giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và nâng cao tính chính xác trong kê khai. Một trong những công cụ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay là Tendoo - nền tảng quản lý bán hàng hỗ trợ toàn diện từ ghi nhận dữ liệu đến lập hồ sơ thuế.

Cụ thể, Tendoo mang lại những lợi ích nổi bật:

• Tự động tổng hợp dữ liệu thuế: Hệ thống tự động cập nhật và tổng hợp số liệu từ hóa đơn, chứng từ, giúp đảm bảo tính chính xác và nhất quán.

• Hỗ trợ lập tờ khai và hồ sơ hoàn thuế: Phần mềm cung cấp các biểu mẫu theo quy định, hỗ trợ doanh nghiệp lập tờ khai thuế và chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế đầy đủ, đúng chuẩn.

• Giảm thiểu sai sót trong kê khai: Nhờ tự động hóa và kiểm tra logic dữ liệu, các sai sót thường gặp như lệch số liệu, thiếu chứng từ được hạn chế đáng kể.

• Tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý: Doanh nghiệp không cần xử lý thủ công phức tạp, từ đó tối ưu nguồn lực và tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Có thể thấy, hoàn thuế GTGT không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là công cụ hỗ trợ tài chính hiệu quả cho doanh nghiệp nếu được thực hiện đúng cách. Từ việc hiểu rõ quy định, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ đến ứng dụng các giải pháp công nghệ phù hợp, tất cả đều góp phần giúp quá trình hoàn thuế GTGT diễn ra nhanh chóng, chính xác và an toàn. Đây chính là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.