Cuối năm 2025, hộ kinh doanh đang đứng trước bối cảnh thay đổi về quản lý thuế khi nhiều quy định mới bắt đầu được áp dụng. Sự chuyển đổi từ cơ chế thuế khoán sang kê khai, cùng yêu cầu theo dõi sát sao doanh thu, ngành nghề và hóa đơn, đặt ra áp lực tuân thủ ngày càng cao. Chủ hộ cần thích ứng kịp thời với các quy định này để đảm bảo kê khai chính xác, nộp thuế đúng hạn và giảm thiểu rủi ro phạt hành chính.
1. Những quy định mới hộ kinh doanh cần lưu ý
1.1. Quy định về hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ năm 2025, hầu hết các hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế và hộ kinh doanh quản lý dữ liệu minh bạch, đồng thời giảm sai sót so với hóa đơn giấy truyền thống.
Một số trường hợp được miễn hoặc giảm áp dụng hóa đơn điện tử (ví dụ hộ kinh doanh nhỏ lẻ dưới ngưỡng doanh thu nhất định, theo hướng dẫn của cơ quan thuế) vẫn cần kiểm tra cụ thể để đảm bảo tuân thủ.
1.2. Quy định về kê khai thuế
Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh đang trong quá trình chuyển từ cơ chế thuế khoán sang kê khai cần nắm rõ các hình thức kê khai phù hợp. Việc chuyển đổi này đồng nghĩa với việc hộ kinh doanh phải cập nhật doanh thu, chi phí, sổ sách kế toán theo quy định và kê khai chính xác trên từng kỳ.
Các hình thức kê khai có thể áp dụng bao gồm kê khai theo quý hoặc theo năm, tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và mức doanh thu. Hộ kinh doanh chịu trách nhiệm đảm bảo số liệu kê khai phản ánh đúng thực tế hoạt động, nhằm tránh sai sót dẫn tới truy thu hoặc xử phạt.
1.3. Nghĩa vụ sử dụng chữ ký số
Từ khi áp dụng hóa đơn điện tử và kê khai thuế điện tử, hộ kinh doanh phải có chữ ký số để ký hóa đơn điện tử, nộp tờ khai thuế và thực hiện các giao dịch trực tuyến với cơ quan thuế. Chữ ký số là phương tiện xác thực điện tử, đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn và hồ sơ kê khai, đồng thời giúp dữ liệu được bảo mật và đối chiếu dễ dàng.
Khi lựa chọn chữ ký số, hộ kinh doanh nên ưu tiên nhà cung cấp uy tín, được cơ quan thuế công nhận, đảm bảo dịch vụ ổn định và hỗ trợ kỹ thuật kịp thời. Điều này giúp quá trình kê khai và giao dịch thuế diễn ra thuận lợi, tránh gián đoạn vào các kỳ cao điểm cuối năm.
2. Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì để đáp ứng yêu cầu mới?
2.1. Chuẩn bị dữ liệu kinh doanh minh bạch
Hộ kinh doanh nên tổng hợp đầy đủ và minh bạch các thông tin về doanh thu, chi phí, hàng hóa và tồn kho. Việc này không chỉ giúp quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả mà còn hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra đột xuất. Dữ liệu rõ ràng và có chứng từ đầy đủ giúp hộ kinh doanh giải trình nhanh chóng nếu có thắc mắc hoặc đối chiếu số liệu cuối năm.
2.2. Chuẩn hóa quy trình xuất hóa đơn & lưu trữ chứng từ
Việc xuất hóa đơn cần đảm bảo đúng chuẩn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm hóa đơn điện tử hợp lệ, đầy đủ thông tin và có chữ ký số. Đồng thời, hộ kinh doanh cần lưu trữ chứng từ và sổ sách theo quy trình để đối chiếu khi cần, đặc biệt trong các kỳ kiểm tra cuối năm. Quy trình chuẩn hóa giúp dữ liệu minh bạch, dễ kiểm tra và giảm thiểu sai sót trong kê khai thuế.
2.3. Thiết lập công cụ quản lý bán hàng & sổ sách thuế
Hộ kinh doanh nên triển khai các công cụ quản lý bán hàng và sổ sách thuế để giảm sai sót khi kê khai. Việc này giúp tổng hợp doanh thu, chi phí và hóa đơn một cách chính xác, hạn chế phụ thuộc vào ghi chép thủ công. Dữ liệu được quản lý tập trung cũng thuận tiện hơn cho việc đối chiếu, kiểm tra cuối năm và lập báo cáo thuế.
2.4. Ứng dụng các giải pháp phần mềm hỗ trợ
Việc sử dụng các giải pháp phần mềm quản lý thuế và bán hàng giúp tự động hóa số liệu, báo cáo và sổ sách, đồng thời đồng bộ dữ liệu giữa doanh thu, hóa đơn và tờ khai thuế. So với việc thuê kế toán riêng, phần mềm giúp tiết kiệm chi phí và thời gian, đồng thời giảm rủi ro sai sót do nhập liệu thủ công. Ứng dụng công cụ số cũng hỗ trợ hộ kinh doanh theo dõi deadline, đảm bảo kê khai đúng hạn và minh bạch.
Phần mềm quản lý giúp tự động hóa sổ sách, đồng bộ dữ liệu doanh thu – hóa đơn – tờ khai thuế và giảm sai sót
3. Tendoo – Giải pháp giúp hộ kinh doanh chủ động trước mọi thay đổi về thuế
Tendoo là nền tảng quản lý kinh doanh và thuế dành cho hộ kinh doanh, tích hợp các công cụ hỗ trợ bán hàng, quản lý hóa đơn điện tử và lập báo cáo thuế. Hệ thống giúp tổng hợp dữ liệu doanh thu, chi phí và sổ sách kế toán theo quy định, đồng thời nhắc hạn nộp tờ khai và các nghĩa vụ thuế.
Tendoo được thiết kế để giảm phụ thuộc vào ghi chép thủ công, đồng bộ dữ liệu giữa doanh thu, hóa đơn và báo cáo thuế, đồng thời cung cấp các công cụ theo dõi, đối chiếu và lưu trữ chứng từ một cách thuận tiện. Giải pháp này giúp hộ kinh doanh thích ứng nhanh với các quy định mới và đảm bảo kê khai chính xác, minh bạch.
Một số tính năng nổi bật của Tendoo:
- Quản lý toàn trình bán hàng & doanh thu: Theo dõi tồn kho, đơn hàng, doanh thu theo dashboard.
- Tích hợp hóa đơn điện tử & chữ ký số: Xuất hóa đơn đúng chuẩn Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tự động gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.
- Tự động hóa kê khai thuế theo Thông tư 40/2021/TT-BTC: Tự động tổng hợp số liệu vào 7 sổ, hỗ trợ lập tờ khai nhanh chóng, chính xác.
- AI tư vấn thuế 24/7 – giảm áp lực cho hộ kinh doanh: Tư vấn quy định, hướng dẫn kê khai, tổng hợp dữ liệu doanh thu bằng AI, tra cứu không cần mở sổ sách, hỗ trợ voice-to-text, giảm việc nhập tay.
Tendoo triển khai một số ưu đãi nhằm hỗ trợ hộ kinh doanh làm quen và ứng dụng giải pháp trong giai đoạn cuối năm 2025. Cụ thể:
- Miễn phí 3 tháng sử dụng (Áp dụng đến hết 31/12/2025).
- Chính sách hỗ trợ chuyển đổi 60 ngày cao điểm: Tặng thêm 3 tháng Chữ ký số & 1 tháng PM Kê khai BHXH.
- Quay số trúng thưởng với tổng giá trị lên đến 2 tỷ.
Cuối năm 2025, hộ kinh doanh đứng trước nhiều thay đổi về quản lý thuế, từ việc áp dụng hóa đơn điện tử, kê khai thuế theo Thông tư mới, đến nghĩa vụ sử dụng chữ ký số. Để tuân thủ đúng quy định và giảm rủi ro phạt hành chính, hộ kinh doanh cần chuẩn bị dữ liệu minh bạch, chuẩn hóa quy trình xuất hóa đơn, lưu trữ chứng từ và sử dụng các công cụ quản lý bán hàng, sổ sách thuế. Bên cạnh đó, việc chủ động chuẩn bị và áp dụng công cụ phù hợp sẽ giúp hộ kinh doanh quản lý thuế hiệu quả, giảm áp lực cuối năm và đảm bảo hoạt động kinh doanh minh bạch.
Bài viết khác
