Trong quá trình vận hành kinh doanh, nhập hàng là nghiệp vụ nền tảng quyết định trực tiếp đến độ chính xác của tồn kho, giá vốn và báo cáo lợi nhuận. Với Tendoo - phần mềm quản lý bán hàng, quy trình nhập hàng được thiết kế đơn giản nhưng chặt chẽ, giúp doanh nghiệp kiểm soát kho hàng hiệu quả ngay từ đầu. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách nhập hàng Tendoo theo đúng nghiệp vụ chuẩn.
1. Nhập hàng trong Tendoo là gì?
Trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt với các mô hình có liên quan đến quản lý dòng tiền, công nợ và kiểm soát chi phí, nghiệp vụ nhập hàng đóng vai trò nền tảng. Trên nền tảng Tendoo, nhập hàng được hiểu là quá trình ghi nhận hàng hóa mua từ nhà cung cấp và đưa vào kho hệ thống thông qua phiếu nhập kho.
Mỗi phiếu nhập hàng trên Tendoo không chỉ phản ánh số lượng hàng hóa thực tế được bổ sung vào kho, mà còn là căn cứ để hệ thống tự động xử lý các nghiệp vụ liên quan đến giá vốn, công nợ và báo cáo tài chính.
Đối với các doanh nghiệp, hộ kinh doanh có nhu cầu minh bạch tài chính và kiểm soát dòng tiền chặt chẽ - tương tự yêu cầu trong lĩnh vực ngân hàng - việc thực hiện nhập hàng đúng quy trình trên Tendoo chính là nền tảng để quản trị hiệu quả chi phí, tồn kho và lợi nhuận trong dài hạn.
2. Cách nhập hàng trên Tendoo theo nghiệp vụ chuẩn
Để đảm bảo dữ liệu kho, giá vốn và công nợ được ghi nhận chính xác, Tendoo xây dựng quy trình nhập hàng theo luồng nghiệp vụ chuẩn, phù hợp cho cả cửa hàng bán lẻ quy mô nhỏ lẫn doanh nghiệp có nhiều nhà cung cấp và khối lượng giao dịch lớn.
2.1. Bước 1: Truy cập chức năng nhập kho
Hướng dẫn truy cập chức năng nhập kho trên điện thoại
Quy trình nhập hàng bắt đầu từ việc tạo mới một phiếu nhập kho trên hệ thống. Từ giao diện chính của phần mềm Tendoo, người dùng truy cập vào phân hệ Quản lý kho, sau đó chọn chức năng Nhập kho để khởi tạo phiếu nhập mới.
Đây là bước quan trọng nhằm xác định rõ một lô hàng mới được đưa vào hệ thống, làm cơ sở cho toàn bộ các nghiệp vụ xử lý tiếp theo như cập nhật tồn kho, ghi nhận chi phí mua hàng và theo dõi công nợ nhà cung cấp.
2.2. Bước 2: Nhập thông tin phiếu nhập hàng
Ở cửa sổ Nhập kho, chủ hộ ấn vào dấu (+) (1) để khởi tạo phiếu nhập. Tại đây sẽ xuất hiện danh sách các sản phẩm có sẵn để chủ hộ tiến hành điền thông tin và nhập lô hàng mới. Việc nhập chính xác ở bước này giúp dữ liệu kho và tài chính phản ánh đúng thực tế vận hành.
2.2.1. Thêm/Chọn sản phẩm nhập kho
1 - Trường hợp sản phẩm đã có trong danh sách nhập hàng
Người dùng lựa chọn các sản phẩm cần nhập kho để đưa vào phiếu nhập. Chủ hộ có thể tìm kiếm trong danh sách sản phẩm bằng cách:
Tìm kiếm sản phẩm linh hoạt theo tên sản phẩm bằng kính lúp (1)
Quét mã SKU hoặc mã vạch của sản phẩm (2)
Chức năng quét mã giúp chủ hộ thao tác nhanh chóng ngay cả khi danh mục hàng hóa lớn.
Để nhập đơn hàng, chủ hộ ấn vào sản phẩm cần nhập hàng (3), sau đó ấn Tiếp tục (4) để tiến hành điền thông tin.
2 - Trường hợp sản phẩm chưa có trong danh sách nhập hàng
Trường hợp chủ hộ nhập về một sản phẩm mới, chưa có trong danh sách nhập hàng đã có, chủ hàng cần tạo mới sản phẩm bằng cách:
Ấn vào biểu tượng quét mã vạch (5)
Thực hiện quét mã vạch hoặc mã SKU trên bao bì sản phẩm
Hệ thống Tendoo tự động đối chiếu với các mã vạch đã có. Nếu là sản phẩm mới, Tendoo sẽ thông báo để chủ hộ thêm sản phẩm vào danh sách nhập hàng
Chủ hộ ấn Tạo mới (6) để thêm sản phẩm vào danh sách nhập hàng.
Việc chọn đúng sản phẩm đảm bảo tồn kho được cập nhật chính xác theo từng mã hàng, tránh nhầm lẫn giữa các mặt hàng có đặc điểm tương tự.
2.2.2. Nhập thông tin cần thiết để nhập hàng
Sau khi đã chọn/thêm sản phẩm để nhập hàng, chủ hộ tiến hành nhập các thông tin cần thiết để hoàn thiện quy trình nhập hàng ở phiếu nhập hàng.
Để chỉnh sửa nâng cao hơn, chủ hộ có thể ấn vào sản phẩm (7) để mở rộng trường thông tin cần chỉnh sửa. Các thông tin chủ hộ cần lưu ý điền đầy đủ bao gồm:
Ngày nhập kho: Ngày nhập hàng thường được thiết lập là ngày nhận hàng thực tế từ nhà cung cấp
Nhà cung cấp: Có thể lựa chọn từ NCC có sẵn hoặc NCC mới. Lưu ý điền chính xác NCC để phản ánh trong dòng tiền cửa hàng
Loại hoá đơn: Lựa chọn Hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng
Số lượng hàng nhập
Giá nhập và Thuế GTGT: Chủ hộ cần lưu ý điền chính xác giá nhập và thuế GTGT (giá nhập mỗi lô hàng cùng 1 sản phẩm có thể khác nhau theo từng lần nhập hàng, vì vậy cần lưu ý điền giá nhập để phản ánh trong báo cáo cửa hàng và kê khai thuế.
Các thông tin khác như giảm giá, chi phí phát sinh của lần nhập hàng (nếu có)...
2.3. Bước 3: Hoàn tất và xác nhận phiếu nhập
Sau khi hoàn thiện toàn bộ thông tin, người dùng cần kiểm tra lại phiếu nhập trước khi xác nhận. Khi phiếu nhập được tạo thành công, hệ thống Tendoo sẽ tự động cộng tồn kho cho các sản phẩm liên quan.
Trong trường hợp phát sinh công nợ với nhà cung cấp, người dùng có thể đánh dấu trạng thái thanh toán toàn bộ hoặc thanh toán một phần ngay trên phiếu nhập. Thông tin này sẽ được Tendoo ghi nhận để phục vụ theo dõi công nợ và quản lý dòng tiền trong các kỳ tiếp theo.
Hướng dẫn truy cập chức năng nhập kho trên website
Các bước nhập hàng trên giao diện web Tendoo được thực hiện nhanh chóng theo trình tự:
Truy cập giao diện chính của website Tendoo và đăng nhập tài khoản
Trên thanh menu, chọn mục Kho hàng
Nhấn Tạo giao dịch ở góc màn hình
Chọn Nhập hàng để bắt đầu tạo phiếu nhập kho
Sau khi hoàn tất các bước trên, hệ thống sẽ chuyển sang màn hình nhập thông tin chi tiết phiếu nhập hàng để người dùng tiếp tục thao tác.
Sau khi chọn Nhập hàng, người dùng tiếp tục thực hiện các bước nhập thông tin trên giao diện web Tendoo:
Tìm kiếm sản phẩm nhập kho theo tên sản phẩm, mã SKU hoặc nguyên vật liệu
Nhập số lượng và giá trị hàng hóa tương ứng
Điền thông tin hóa đơn nhập hàng, bao gồm:
Ngày nhập kho
Loại hóa đơn
Nhà cung cấp
Bổ sung các thông tin mở rộng nếu có như ghi chú nhập hàng hoặc ảnh chứng từ giao dịch
Sau khi kiểm tra lại toàn bộ thông tin, người dùng chọn xác nhận phiếu nhập để hệ thống cập nhật tồn kho và dữ liệu liên quan.
3. Lợi ích khi nhập hàng đúng quy trình trong Tendoo
Trong quản trị doanh nghiệp, đặc biệt với các đơn vị cần kiểm soát chặt chẽ dòng tiền và chi phí, việc tuân thủ đúng quy trình nhập hàng không chỉ là yêu cầu nghiệp vụ mà còn là yếu tố quyết định chất lượng dữ liệu tài chính..
3.1. Quản lý tồn kho chính xác theo thời gian thực
Mỗi phiếu nhập hàng được tạo và xác nhận trên Tendoo sẽ được hệ thống ghi nhận ngay lập tức, giúp số liệu tồn kho được cập nhật theo thời gian thực. Nhờ đó, doanh nghiệp hạn chế tối đa tình trạng lệch kho giữa thực tế và hệ thống – một rủi ro phổ biến khi quản lý thủ công hoặc nhập liệu chậm trễ.
Tồn kho chính xác không chỉ hỗ trợ bán hàng hiệu quả mà còn giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định nhập hàng, luân chuyển kho và tối ưu vốn lưu động một cách chủ động.
3.2. Báo cáo doanh thu và lợi nhuận chính xác
Giá vốn hàng hóa được ghi nhận ngay tại thời điểm nhập hàng là yếu tố cốt lõi để hệ thống Tendoo tính toán lợi nhuận một cách chính xác. Khi dữ liệu giá vốn đầy đủ và đúng chuẩn, các báo cáo doanh thu và lãi – lỗ sẽ phản ánh đúng hiệu quả kinh doanh theo từng sản phẩm, từng lô hàng hoặc từng giai đoạn.
Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp cần theo dõi biên lợi nhuận, đánh giá hiệu quả danh mục sản phẩm hoặc chuẩn bị số liệu phục vụ phân tích tài chính.
3.3. Kiểm soát công nợ nhà cung cấp hiệu quả
Thông tin nhập hàng trên Tendoo được liên kết trực tiếp với từng nhà cung cấp, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi các khoản phải trả phát sinh trong quá trình mua hàng. Việc ghi nhận rõ ràng trạng thái thanh toán toàn bộ hoặc thanh toán một phần ngay trên phiếu nhập giúp hạn chế rủi ro bỏ sót công nợ hoặc nhầm lẫn khi đối soát.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động quản lý lịch thanh toán, cân đối dòng tiền và duy trì mối quan hệ minh bạch với nhà cung cấp – yếu tố quan trọng trong quản trị tài chính bền vững.
3.4. Đồng bộ dữ liệu cho các phân hệ khác
Dữ liệu nhập kho là nền tảng để các phân hệ khác trong Tendoo như bán hàng, báo cáo quản trị và kế toán vận hành trơn tru. Khi thông tin nhập hàng được ghi nhận đầy đủ và chính xác, toàn bộ hệ thống sẽ sử dụng chung một nguồn dữ liệu thống nhất, hạn chế sai lệch giữa các báo cáo.
Sự đồng bộ này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tổng hợp số liệu, giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công và nâng cao độ tin cậy của dữ liệu trong quá trình ra quyết định.
4. Mẹo nhập hàng hiệu quả trên Tendoo
Những kinh nghiệm dưới đây sẽ giúp hoạt động nhập hàng trên Tendoo diễn ra nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn, đặc biệt với các đơn vị có tần suất mua hàng cao hoặc danh mục sản phẩm lớn.
4.1. Sử dụng mã SKU hoặc mã vạch để tăng độ chính xác
Việc quản lý sản phẩm bằng mã SKU hoặc mã vạch giúp hệ thống nhận diện chính xác từng mặt hàng trong quá trình nhập kho. Khi sử dụng tính năng tìm kiếm theo SKU hoặc quét barcode, người dùng có thể chọn đúng sản phẩm chỉ trong vài thao tác, đồng thời hạn chế nhầm lẫn giữa các mặt hàng có tên gọi hoặc đặc điểm tương tự.
Cách làm này đặc biệt hiệu quả với các doanh nghiệp có danh mục hàng hóa lớn, giúp tăng tốc độ nhập hàng và nâng cao độ chính xác của dữ liệu kho.
4.2. Luôn gắn đúng nhà cung cấp ngay từ đầu
Nhà cung cấp là yếu tố quan trọng gắn liền với giá vốn và công nợ phải trả. Việc lựa chọn đúng nhà cung cấp ngay khi tạo phiếu nhập giúp Tendoo ghi nhận chính xác lịch sử mua hàng và các khoản công nợ phát sinh.
Điều này không chỉ hỗ trợ đối soát công nợ thuận tiện hơn mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí mua hàng, lập kế hoạch thanh toán và quản lý dòng tiền hiệu quả trong dài hạn.
4.3. Kiểm tra tồn kho trước khi thực hiện nhập hàng
Trước khi tạo phiếu nhập, doanh nghiệp nên kiểm tra tồn kho hiện tại để xác định rõ mục đích nghiệp vụ. Việc này giúp phân biệt chính xác giữa nhập hàng mới từ nhà cung cấp và điều chỉnh tồn kho do chênh lệch kiểm kê.
Kiểm tra tồn kho trước khi nhập giúp tránh ghi nhận sai nghiệp vụ, hạn chế ảnh hưởng đến báo cáo tồn kho, giá vốn và lợi nhuận.
4.4. Nhập hàng loạt bằng file Excel khi khối lượng lớn
Đối với các doanh nghiệp thường xuyên nhập nhiều mặt hàng cùng lúc, việc nhập thủ công từng sản phẩm có thể tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể tận dụng chức năng import dữ liệu từ file Excel (nếu được hệ thống hỗ trợ) để nhập hàng loạt một cách nhanh chóng.
Cách làm này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian thao tác, đồng thời đảm bảo dữ liệu được nhập đồng bộ và nhất quán, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc nhập hàng theo lô.
Kết luận
Nhập hàng trên Tendoo là nghiệp vụ ghi nhận hàng hóa từ nhà cung cấp thông qua phiếu nhập kho, giúp hệ thống cập nhật đồng bộ tồn kho, giá vốn và công nợ phải trả. Khi quy trình nhập hàng được thực hiện đúng và đầy đủ, doanh nghiệp không chỉ kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa mà còn đảm bảo dữ liệu tài chính phản ánh đúng thực tế vận hành.
Việc tuân thủ chuẩn quy trình nhập hàng ngay từ đầu sẽ tạo nền tảng dữ liệu vững chắc cho các hoạt động bán hàng, báo cáo quản trị và quản lý tài chính trên Tendoo. Do đó, đối với các doanh nghiệp và hộ kinh doanh đang sử dụng Tendoo, việc chuẩn hóa nghiệp vụ nhập hàng là bước quan trọng để nâng cao hiệu quả quản lý và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định trong dài hạn.
Bài viết khác
