Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, sổ sách kế toán hộ kinh doanh cần sự tối giản nhưng vẫn phải đảm bảo tính chính xác trong từng con số doanh thu và chi phí. Việc thực hiện đúng hệ thống 7 sổ kế toán theo quy định mới không chỉ giúp bạn tránh được các rủi ro về thuế mà còn là nền tảng để theo dõi lợi nhuận thực tế mỗi ngày. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết các hình thức ghi sổ kế toán chuẩn chỉnh để sẵn sàng cho những thay đổi quan trọng từ năm 2026.
1. Các hình thức ghi sổ kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC
Từ năm 2026, hệ thống ghi sổ kế toán dành cho hộ kinh doanh được điều chỉnh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, với mục tiêu đơn giản hóa quy trình quản lý tài chính và phù hợp với lộ trình bãi bỏ hoàn toàn hình thức thuế khoán. Điểm đáng chú ý của quy định mới là tăng tính linh hoạt trong cách ghi sổ, đồng thời phân loại hệ thống sổ kế toán theo quy mô và phương pháp nộp thuế của từng hộ kinh doanh.
1.1. Lựa chọn phương tiện ghi sổ
Theo quy định mới, hộ kinh doanh không bị giới hạn trong một phương thức ghi sổ duy nhất mà có thể chủ động lựa chọn hình thức phù hợp với điều kiện vận hành. Việc đa dạng hóa phương tiện ghi sổ giúp các hộ kinh doanh linh hoạt hơn trong quản lý dữ liệu tài chính.
Cụ thể, hộ kinh doanh có thể áp dụng một trong hai phương thức sau:
Ghi sổ bằng bản giấy: Hộ kinh doanh có thể sử dụng các mẫu sổ kế toán được in sẵn hoặc tự in từ máy tính để ghi chép. Các sổ này cần được đóng thành quyển, đánh số trang đầy đủ và thực hiện ký, đóng dấu giáp lai (nếu có) nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Hình thức này phù hợp với những hộ kinh doanh quy mô nhỏ, số lượng giao dịch phát sinh không nhiều.
Ghi sổ trên phương tiện điện tử: Đây là xu hướng được khuyến khích trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay. Hộ kinh doanh có thể sử dụng phần mềm kế toán hoặc các ứng dụng quản lý bán hàng để ghi nhận dữ liệu. Tuy nhiên, hệ thống sử dụng phải đáp ứng các yêu cầu về bảo mật, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và có khả năng in sổ ra giấy khi cơ quan quản lý yêu cầu kiểm tra.
Việc ghi sổ điện tử giúp giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công, đồng thời hỗ trợ tổng hợp báo cáo tài chính nhanh chóng và chính xác hơn.
1.2. Hệ thống mẫu sổ theo nhóm đối tượng (Phân loại mới)
Bên cạnh việc linh hoạt về phương tiện ghi sổ, Thông tư 152/2025/TT-BTC còn phân loại hệ thống sổ kế toán theo từng nhóm hộ kinh doanh dựa trên quy mô doanh thu và phương pháp nộp thuế. Cách phân loại này giúp đơn giản hóa nghĩa vụ kế toán đối với hộ kinh doanh nhỏ, đồng thời đảm bảo tính minh bạch đối với các hộ có quy mô lớn hơn.
Dưới đây là hệ thống mẫu sổ được áp dụng cho từng nhóm đối tượng:
1 - Nhóm 1: Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm Với nhóm hộ kinh doanh quy mô nhỏ, hệ thống ghi sổ được thiết kế rất đơn giản nhằm giảm gánh nặng quản lý. Người kinh doanh chỉ cần sử dụng một loại sổ duy nhất là:
Mẫu S1a-HKD: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ. Sổ này dùng để ghi nhận tổng doanh thu phát sinh trong quá trình kinh doanh, giúp theo dõi hoạt động bán hàng một cách cơ bản nhưng vẫn đáp ứng yêu cầu quản lý.
2 - Nhóm 2: Hộ kinh doanh nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu Đối với nhóm này, việc ghi sổ vẫn tập trung vào doanh thu, vì nghĩa vụ thuế được xác định trực tiếp dựa trên doanh thu bán hàng. Hộ kinh doanh sử dụng:
Mẫu S2b-HKD: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ. Sổ này ghi nhận chi tiết doanh thu theo từng giao dịch hoặc từng ngày bán hàng, phục vụ cho việc xác định nghĩa vụ thuế theo quy định.
3 - Nhóm 3: Hộ kinh doanh nộp thuế GTGT theo tỷ lệ doanh thu và thuế TNCN theo thu nhập tính thuế Với nhóm hộ kinh doanh có quy mô lớn hơn hoặc cần xác định thu nhập chịu thuế, hệ thống sổ kế toán được mở rộng để phản ánh đầy đủ cả doanh thu và chi phí. Các loại sổ cần sử dụng bao gồm:
S2b-HKD: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.
S2c-HKD: Sổ chi tiết doanh thu và chi phí.
S2d-HKD: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, hàng hóa.
S2e-HKD: Sổ chi tiết tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
Việc bổ sung các sổ chi tiết giúp hộ kinh doanh theo dõi chính xác chi phí và nguồn tiền, từ đó xác định thu nhập chịu thuế một cách minh bạch.
4 - Nhóm hộ kinh doanh có hoạt động thuế đặc thù Một số hộ kinh doanh có hoạt động liên quan đến các loại thuế chuyên biệt như thuế xuất nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế tài nguyên. Trong trường hợp này, ngoài các sổ nêu trên trong nhóm 3, hộ kinh doanh cần sử dụng thêm:
Mẫu S3a-HKD: Sổ theo dõi các loại thuế đặc thù. Sổ này giúp ghi nhận riêng các khoản thuế đặc biệt phát sinh, đảm bảo việc kê khai và quản lý thuế được thực hiện chính xác.
Nhìn chung, việc phân loại hệ thống sổ theo từng nhóm đối tượng giúp quy trình ghi sổ kế toán trở nên phù hợp hơn với thực tế hoạt động của hộ kinh doanh. Các hộ quy mô nhỏ có thể ghi chép đơn giản, trong khi những hộ có hoạt động phức tạp hơn vẫn có hệ thống sổ đủ chi tiết để quản lý tài chính minh bạch.
2. Các nguyên tắc ghi sổ kế toán hộ kinh doanh cần lưu ý
Bên cạnh việc lựa chọn đúng hình thức và hệ thống sổ kế toán, hộ kinh doanh cũng cần tuân thủ các nguyên tắc ghi sổ theo quy định của pháp luật. Những nguyên tắc này được quy định tại Điều 6 Luật Kế toán 2015 và được hướng dẫn cụ thể trong Thông tư 152/2025/TT-BTC, nhằm đảm bảo tính minh bạch, chính xác và nhất quán của dữ liệu kế toán.
Việc tuân thủ đúng các nguyên tắc ghi sổ không chỉ giúp hộ kinh doanh quản lý tài chính hiệu quả mà còn hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế thực hiện kiểm tra hoặc đối chiếu dữ liệu. Dưới đây là những nguyên tắc quan trọng mà hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý trong quá trình ghi sổ kế toán:
Nguyên tắc trung thực và khách quan: Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán phải phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong thực tế. Các thông tin này cần được đối chiếu trực tiếp với chứng từ gốc như hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi hoặc các chứng từ liên quan khác. Việc ghi sổ thiếu căn cứ hoặc sai lệch so với chứng từ có thể dẫn đến sai sót trong báo cáo tài chính và nghĩa vụ thuế.
Nguyên tắc liên tục và kịp thời: Sổ kế toán cần được cập nhật ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thay vì dồn nhiều giao dịch lại để ghi một lần vào cuối kỳ. Việc ghi sổ kịp thời giúp đảm bảo dữ liệu luôn phản ánh đúng tình hình kinh doanh tại từng thời điểm và hạn chế sai sót khi tổng hợp báo cáo.
Nguyên tắc thống nhất: Khi thực hiện ghi sổ kế toán, hộ kinh doanh phải tuân thủ các quy định thống nhất về ngôn ngữ và đơn vị tính. Cụ thể, đơn vị tiền tệ sử dụng trong sổ kế toán là Đồng Việt Nam (VND), nội dung ghi chép phải sử dụng Tiếng Việt, và kỳ kế toán được tính theo năm dương lịch từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. Việc tuân thủ nguyên tắc này giúp dữ liệu kế toán dễ đối chiếu và phù hợp với hệ thống quản lý của cơ quan thuế.
Tính linh hoạt trong biểu mẫu sổ: Một điểm mới đáng chú ý của Thông tư 152 là cho phép hộ kinh doanh linh hoạt điều chỉnh hoặc bổ sung biểu mẫu sổ kế toán để phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, dù có điều chỉnh biểu mẫu, sổ kế toán vẫn cần đảm bảo các thông tin cơ bản như: tên sổ, ngày lập sổ, nội dung ghi chép và chữ ký của đại diện hộ kinh doanh.
Đối chiếu dữ liệu số: Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng số hóa, số liệu trên sổ kế toán cần phải thống nhất với dữ liệu trên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế. Điều này giúp cơ quan quản lý dễ dàng kiểm tra, đồng thời đảm bảo sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh.
Nhìn chung, các nguyên tắc trên đóng vai trò như khung chuẩn để hộ kinh doanh thực hiện ghi sổ kế toán một cách chính xác và hợp pháp. Khi thực hiện đúng các nguyên tắc này, hệ thống sổ kế toán sẽ trở thành công cụ quan trọng giúp theo dõi doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế một cách rõ ràng và hiệu quả.
3. Những lưu ý quan trọng khi ghi sổ kế toán cho hộ kinh doanh
Bên cạnh việc nắm rõ hệ thống sổ kế toán và các nguyên tắc ghi sổ theo quy định, hộ kinh doanh cũng cần chú ý đến một số vấn đề quan trọng trong quá trình thực hiện. Những lưu ý này giúp đảm bảo việc ghi sổ kế toán không chỉ đúng quy định pháp luật mà còn thuận tiện cho việc quản lý tài chính và làm việc với cơ quan thuế khi cần.
3.1. Lưu trữ và bảo quản tài liệu
Công tác lưu trữ tài liệu kế toán là yêu cầu bắt buộc đối với mọi hộ kinh doanh. Việc bảo quản đầy đủ sổ sách và chứng từ không chỉ phục vụ cho công tác quản lý nội bộ mà còn là căn cứ quan trọng khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra.
Một số điểm cần lưu ý trong việc lưu trữ tài liệu kế toán bao gồm:
Thời hạn lưu trữ: Theo quy định hiện hành, các tài liệu kế toán của hộ kinh doanh như sổ sách, chứng từ và các hồ sơ liên quan cần được lưu trữ tối thiểu 05 năm. Thời hạn này ngắn hơn so với doanh nghiệp (thường là 10 năm). Riêng đối với hóa đơn, việc lưu trữ cần tuân thủ theo các quy định của pháp luật về thuế.
Địa điểm lưu trữ: Tài liệu kế toán có thể được lưu trữ trực tiếp tại trụ sở hộ kinh doanh hoặc tại địa điểm do đại diện hộ kinh doanh quyết định. Dù lưu trữ ở đâu, đại diện hộ kinh doanh vẫn phải chịu trách nhiệm đảm bảo tài liệu được bảo quản an toàn, dễ dàng tra cứu khi cần.
Việc tổ chức lưu trữ khoa học giúp hộ kinh doanh thuận tiện trong việc đối chiếu số liệu và giảm thiểu rủi ro thất lạc chứng từ.
3.2. Chuyển đổi giữa các nhóm doanh thu
Thông tư 152 phân loại hệ thống sổ kế toán theo quy mô doanh thu và phương pháp nộp thuế của hộ kinh doanh. Vì vậy, trong quá trình hoạt động, hộ kinh doanh cần theo dõi sát sao mức doanh thu thực tế để kịp thời điều chỉnh chế độ kế toán phù hợp.
Nếu trong năm doanh thu tăng vượt ngưỡng 500 triệu đồng, hộ kinh doanh cần chủ động chuyển sang áp dụng hệ thống sổ kế toán của nhóm có quy mô cao hơn. Việc chuyển đổi kịp thời giúp đảm bảo việc ghi sổ và kê khai thuế đúng quy định, đồng thời tránh nguy cơ bị cơ quan thuế ấn định thuế hoặc xử phạt do áp dụng sai chế độ kế toán.
3.3. Tách bạch dòng tiền
Một trong những sai sót phổ biến ở nhiều hộ kinh doanh là chưa phân tách rõ ràng giữa tài chính kinh doanh và chi tiêu cá nhân. Điều này có thể dẫn đến việc ghi sổ thiếu chính xác và gây khó khăn khi đối chiếu số liệu.
Để đảm bảo tính minh bạch, hộ kinh doanh nên:
Phân biệt rõ tài sản và dòng tiền phục vụ hoạt động kinh doanh với chi tiêu cá nhân hoặc gia đình.
Theo dõi riêng các khoản thu - chi liên quan đến hoạt động bán hàng, mua hàng và chi phí vận hành.
Ghi chép đầy đủ các giao dịch tiền mặt và tiền gửi ngân hàng vào Sổ chi tiết tiền (S2e-HKD).
Việc tách bạch dòng tiền giúp dữ liệu kế toán phản ánh đúng tình hình tài chính của hoạt động kinh doanh và hỗ trợ quản lý hiệu quả hơn.
3.4. Ứng dụng công nghệ từ 2026
Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng số hóa, việc ứng dụng công nghệ vào ghi sổ kế toán đang trở thành xu hướng tất yếu. Thông tư 152 cũng khuyến khích hộ kinh doanh sử dụng các phần mềm kế toán hoặc hệ thống quản lý bán hàng có kết nối trực tiếp với hóa đơn điện tử.
Việc sử dụng công nghệ mang lại nhiều lợi ích thực tế như:
Tự động ghi nhận doanh thu từ hóa đơn bán hàng
Hạn chế sai sót khi ghi chép thủ công
Đồng bộ dữ liệu với hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế
Hỗ trợ tổng hợp báo cáo tài chính nhanh chóng và chính xác
Nhờ đó, hộ kinh doanh có thể giảm đáng kể khối lượng công việc kế toán thủ công, đồng thời nâng cao tính minh bạch của dữ liệu tài chính.
Hiện nay, phiên bản website của Tendoo đã cập nhật tính năng sổ kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC để hộ kinh doanh tự động hoá quy trình ghi chép, lưu trữ và quản lý sổ sách kế toán trong bối cảnh chuyển đổi số.
Để hỗ trợ hộ kinh doanh thích ứng với các quy định mới của Thông tư 152, Tendoo cung cấp giải pháp quản lý bán hàng và ghi nhận doanh thu tự động, kết nối trực tiếp với hóa đơn điện tử. Nhờ hệ thống này, hộ kinh doanh có thể dễ dàng theo dõi doanh thu, quản lý dòng tiền và chuẩn hóa dữ liệu kế toán ngay từ đầu, giúp việc ghi sổ và kê khai thuế trở nên đơn giản và chính xác hơn!
Bài viết khác
