Các hạn nộp thuế quan trọng đối với hộ kinh doanh cuối năm 2025

Cuối năm 2025 đang trở thành giai đoạn cao điểm đối với các hộ kinh doanh khi hàng loạt nghĩa vụ thuế bước vào thời kỳ “chạy nước rút”. Khối lượng hồ sơ tăng mạnh, thời gian xử lý bị rút ngắn khiến nhiều chủ hộ lúng túng trong việc chuẩn bị và nộp đúng hạn. Đặc biệt, các quy định thuế mới bắt đầu áp dụng từ năm 2025 yêu cầu hộ kinh doanh phải theo dõi sát sao từng mốc thời gian kê khai, nộp thuế để tránh sai sót. Nếu chậm nộp hoặc kê khai không chính xác, rủi ro bị phạt hành chính hay truy thu thuế là hoàn toàn có thể xảy ra, tạo áp lực lớn lên hoạt động kinh doanh trong những tháng cuối năm.

1. Các hạn nộp thuế quan trọng hộ kinh doanh phải tuân thủ vào cuối năm 2025

Bảng tổng hợp các hạn nộp thuế quan trọng cuối năm 2025

1.1. Hạn nộp tờ khai thuế GTGT, TNCN theo phương pháp kê khai

Đối với các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, thời điểm cuối năm 2025 là mốc đặc biệt quan trọng. Căn cứ Điều 8, Nghị định 126/2020/NĐ-CP, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo quý được ấn định là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.

Điều đó đồng nghĩa rằng hồ sơ khai thuế GTGT và TNCN quý 4/2025 phải được nộp chậm nhất vào ngày 30/01/2026. Trong bối cảnh khối lượng hồ sơ của toàn hệ thống cơ quan thuế tăng mạnh vào thời điểm đầu năm, hộ kinh doanh cần chủ động chuẩn bị số liệu, chứng từ và nộp sớm để tránh nguy cơ quá tải hệ thống và trễ hạn.

1.2. Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, hàng quý, doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hạn nộp là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên quý tiếp theo

Đối với kỳ báo cáo kết thúc năm 2025, thời hạn nộp được ấn định chậm nhất vào ngày 31/01/2026. Đây là mốc quan trọng vì báo cáo này thể hiện toàn bộ quá trình sử dụng hóa đơn trong năm, dễ bị kiểm tra đối chiếu. Các hộ kinh doanh nên kiểm tra kỹ số liệu, đảm bảo không lệch giữa hệ thống nội bộ và dữ liệu truyền lên cơ quan thuế.

1.3. Hạn nộp hồ sơ khai thuế thay đổi doanh thu, thay đổi ngành nghề của hộ kinh doanh

Trong năm, nếu hộ kinh doanh có sự thay đổi về quy mô doanh thu, mặt hàng, hoặc ngành nghề kinh doanh, việc cập nhật thông tin với cơ quan thuế là bắt buộc. Trong vòng 3 ngày, căn cứ theo Điều 89 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, quy trình thực hiện khai báo diễn ra qua 3 bước:

• Bước 1 - Chuẩn bị hồ sơ: Bao gồm thông báo thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh, bản sao hợp lệ biên bản họp về việc thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh, và văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ nếu không phải là cá nhân thành lập.
• Bước 2 - Nộp hồ sơ: Hồ sơ cần nộp tại Phòng Tài chính - Kế hoạch Ủy ban nhân dân cấp xã/phường nơi đặt địa điểm kinh doanh.
• Bước 3 - Thời hạn giải quyết: Hồ sơ sẽ được giải quyết trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Cuối năm – thời điểm chuẩn bị cho kỳ quyết toán – yêu cầu này càng trở nên quan trọng. Nếu không kịp thời khai báo điều chỉnh trước khi cơ quan thuế khóa dữ liệu năm tài chính, hộ kinh doanh có thể bị áp mức thuế khoán không chính xác, dẫn tới phải kê khai bổ sung hoặc bị truy thu.

1.4. Hạn hoàn thành số hóa chứng từ, lưu trữ sổ sách theo chuẩn mới

Theo các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về quản lý hóa đơn chứng từ, từ năm 2025, hộ kinh doanh phải đảm bảo số hóa đầy đủ chứng từ, lưu trữ sổ sách kế toán, hóa đơn điện tử đúng chuẩn định dạng và thời hạn. Hạn cuối để hoàn thành việc số hóa cho toàn bộ chứng từ phát sinh trong năm 2025 là ngày 31/12/2025.

Nếu chậm trễ, hộ kinh doanh có thể gặp rủi ro không đồng bộ dữ liệu khi bước sang năm tài chính mới, gây khó khăn cho việc lập báo cáo thuế, đối chiếu hóa đơn hoặc giải trình khi có kiểm tra.

2. Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì để không bị xử phạt cuối năm 2025?

Để không bị xử phạt cuối năm 2025, bạn cần thực hiện các việc sau:

2.1. Kiểm tra lại thông tin đăng ký thuế, ngành nghề, doanh thu

Một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến bị phạt cuối năm là thông tin thuế không trùng khớp với thực tế hoạt động. Hộ kinh doanh nên kiểm tra lại các nội dung sau:

• Ngành nghề kinh doanh hiện tại có đúng với ngành nghề đã đăng ký hay không?
• Doanh thu thực tế có cao hơn mức doanh thu đang kê khai?
• Có phát sinh mở rộng quy mô, tăng lượng hàng bán nhưng chưa cập nhật với cơ quan thuế?

Việc lệch số liệu doanh thu hoặc thay đổi ngành nghề mà không khai báo sẽ khiến cơ quan thuế xác định sai mức thuế khoán, dẫn tới nguy cơ bị truy thu, tính bổ sung thuế hoặc xử phạt kê khai không trung thực.

2.2. Đối chiếu hóa đơn – sổ sách – tờ khai

Cuối năm cũng là thời điểm cần rà soát dữ liệu giữa các hệ thống để tránh chênh lệch. Hộ kinh doanh nên thực hiện:

• Kiểm tra số lượng hóa đơn đã phát hành trong năm, bao gồm hóa đơn lập trên hệ thống và hóa đơn bị hủy, điều chỉnh.
• Khớp dữ liệu bán hàng với hóa đơn: doanh thu ghi nhận trên phần mềm bán hàng phải trùng khớp với doanh thu lập hóa đơn.
• Đối chiếu tờ khai thuế GTGT, TNCN (nếu kê khai) với thực tế sử dụng hóa đơn và báo cáo bán hàng.

Nếu phát hiện sai lệch sớm, hộ kinh doanh có thể điều chỉnh ngay trong tháng 12, tránh việc phải giải trình hoặc kê khai bổ sung vào đầu năm 2026 – thời điểm hồ sơ rất dễ bị soi kỹ.

2.3. Chủ động hoàn thành nghĩa vụ trước hạn 7–10 ngày

Một trong những kinh nghiệm quan trọng giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro nộp trễ hạn là không chờ đến ngày cuối cùng. Giai đoạn cuối tháng 12/2025 đến cuối tháng 01/2026 là thời điểm cao điểm khi hàng triệu hồ sơ thuế cùng lúc được gửi lên hệ thống, gây ra tình trạng:

• Hệ thống kê khai và nộp thuế bị quá tải, treo, gián đoạn.
• Mất nhiều giờ để gửi tờ khai, thậm chí bị trả lỗi.
• Khó liên hệ cơ quan thuế để hỗ trợ vì lượng yêu cầu quá lớn.

Do đó, hộ kinh doanh nên đặt mục tiêu hoàn tất các nghĩa vụ thuế trước hạn 7–10 ngày. Điều này giúp giảm áp lực, tránh phát sinh sai sót do vội vàng, đồng thời có thêm thời gian xử lý các vấn đề kỹ thuật nếu xảy ra lỗi hệ thống.

2.4. Chuẩn bị hồ sơ khi cơ quan thuế kiểm tra đột xuất cuối năm

Cuối năm là thời điểm cơ quan thuế tăng cường kiểm tra, đối chiếu đột xuất đối với các hộ kinh doanh có rủi ro cao hoặc có dấu hiệu lệch dữ liệu. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp quá trình làm việc diễn ra nhanh gọn, tránh bị đánh giá thiếu hợp tác hoặc sai phạm không đáng có.

Các loại hồ sơ hộ kinh doanh cần sẵn sàng:

• Hóa đơn điện tử: Đầy đủ các hóa đơn đã phát hành, hủy, điều chỉnh, kèm lý do và biên bản (nếu có).
• Hợp đồng mua bán: Hợp đồng với nhà cung cấp, khách hàng (nếu có), hóa đơn đầu vào kèm bằng chứng thanh toán.
• Sổ doanh thu: Thể hiện đầy đủ doanh thu từng ngày, từng tháng; khớp với dữ liệu bán hàng và hệ thống hóa đơn.
• Tờ khai thuế đã nộp các quý: GTGT, TNCN (nếu kê khai), báo cáo hóa đơn điện tử…

3. Tendoo - Giải pháp giúp hộ kinh doanh quản lý thuế cuối năm dễ dàng hơn

Tendoo là giải pháp quản lý kinh doanh – thuế – hóa đơn điện tử tích hợp, hỗ trợ hộ kinh doanh dễ dàng kiểm soát doanh thu, sổ sách, hạn nộp tờ khai và các thủ tục liên quan đến cơ quan thuế. Toàn bộ quy trình trước đây phải làm thủ công giờ được số hóa và tự động hóa ngay trên một nền tảng duy nhất. Một số tính năng tiện lợi của Tendoo gồm: 

Tự động nhắc hạn nộp thuế theo quy định Nghị định 126 & Thông tư 88

Tendoo dựa trên Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 88/2021/TT-BTC để tạo nhắc hẹn về các hạn nộp thuế quan trọng, giúp hộ kinh doanh luôn theo dõi sát sao các hạn nộp tờ khai và báo cáo thuế. Hệ thống tự động gửi thông báo trước hạn nhiều ngày, giúp chủ hộ không bỏ lỡ các deadline quan trọng như hạn nộp tờ khai quý, lệ phí môn bài, báo cáo hóa đơn điện tử hay hồ sơ thay đổi doanh thu/ngành nghề. Việc được nhắc hạn kịp thời giúp hộ kinh doanh chủ động hơn và tránh rủi ro bị phạt vì nộp chậm.

Tự động lập sổ sách, doanh thu và báo cáo thuế

Thay vì tự tổng hợp doanh thu bằng Excel hoặc ghi chép thủ công dễ sai sót, Tendoo tự động đồng bộ dữ liệu bán hàng để lập sổ doanh thu theo ngày, tháng và quý. Hệ thống cũng tự tạo các báo cáo thuế, báo cáo hóa đơn và bảng tổng hợp phục vụ đối chiếu khi quyết toán. Nhờ đó, hộ kinh doanh giảm đáng kể thời gian xử lý số liệu và đảm bảo tính chính xác của hồ sơ gửi cơ quan thuế.

Xuất hóa đơn điện tử chuẩn Thông tư 78

Tendoo hỗ trợ tạo và phát hành hóa đơn điện tử theo đúng chuẩn của Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123. Tất cả hóa đơn đều được lập, gửi và lưu trữ tự động trên hệ thống, đảm bảo tuân thủ quy định và dễ dàng tra cứu khi đối chiếu cuối năm. Việc chuẩn hóa quy trình hóa đơn cũng giúp hạn chế sai lệch số liệu, nhầm lẫn hoặc thất lạc chứng từ.

Giảm rủi ro sai sót, tránh bị phạt do kê khai trễ

Nhờ sự đồng bộ giữa doanh thu, hóa đơn và sổ sách, Tendoo giúp hộ kinh doanh hạn chế tối đa nguy cơ kê khai sai hoặc thiếu doanh thu. Các cảnh báo khi phát sinh chênh lệch dữ liệu giúp chủ hộ phát hiện và xử lý kịp thời trước khi nộp hồ sơ cho cơ quan thuế. Đồng thời, việc nhắc hạn tự động cũng giúp hộ kinh doanh không bị trễ hạn, từ đó tránh các mức phạt hành chính và rủi ro bị truy thu cuối năm.

Tendoo hiện triển khai các ưu đãi hỗ trợ hộ kinh doanh trong giai đoạn cao điểm chuẩn bị nghĩa vụ thuế cuối năm. Chủ hộ có thể đăng ký dùng thử miễn phí toàn bộ tính năng, nhận ưu đãi giảm giá khi mua gói năm, được tặng thêm dung lượng lưu trữ chứng từ và được hỗ trợ kỹ thuật 24/7 trong quá trình lập sổ sách, tạo hóa đơn hoặc nộp tờ khai. Những ưu đãi này giúp hộ kinh doanh tiếp cận công cụ quản lý hiện đại với chi phí tối ưu nhất.

Cuối năm 2025 là giai đoạn áp lực khi nhiều nghĩa vụ thuế cùng lúc đến hạn, đòi hỏi hộ kinh doanh phải theo dõi sát sao và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Việc nắm rõ deadline, đối chiếu sổ sách và xử lý kịp thời sai lệch sẽ giúp tránh rủi ro bị phạt hoặc truy thu. Nhờ ứng dụng công cụ số, hộ kinh doanh có thể giảm áp lực, nâng cao tính minh bạch và yên tâm bước qua mùa cao điểm thuế cuối năm.